Vue d'ensemble

L'intégration Momence + QuickBooks automatise la synchronisation des réservations, paiements et remboursements de Momence vers QuickBooks. Grâce à la catégorisation des revenus au niveau micro et au rattachement des clients, les structures d'accueil peuvent maintenir une tenue des registres comptables précise tout en réduisant la saisie manuelle.

Avantages clés

Tenue des registres comptables automatisée : les transactions de Momence sont synchronisées directement avec QuickBooks, ce qui réduit la saisie manuelle des données.
Rattachement client : les membres Momence peuvent être liés aux clients QuickBooks par email, garantissant que les acomptes sont appliqués aux bons comptes.
Catégorisation au niveau micro : les revenus peuvent être répartis en sous-catégories détaillées (par exemple, formules de cours collectif, cours collectifs virtuels, cours collectifs en présentiel, adhésions récurrentes).
Rattachement financier précis : les catégories de revenus peuvent être rattachées aux comptes ou cours collectifs QuickBooks pour une tenue des registres comptables précise.
Gain de temps et réduction des erreurs : rationalisez les flux de travail comptables et minimisez les erreurs.

Processus de rattachement client

Téléchargez la liste des clients QuickBooks.
Rattachez les clients QuickBooks aux membres Momence à l'aide de l'adresse email.
Enregistrez les identifiants clients QuickBooks dans la base de données Momence pour les futures transactions.
Si un membre Momence n'a pas de client QuickBooks correspondant, un nouveau client QuickBooks doit être créé avant que l'acompte soit téléchargé.

Cela garantit que tous les paiements et revenus sont correctement rattachés au bon client dans QuickBooks.

Synchronisation des transactions

Les transactions dans QuickBooks sont basées sur les acomptes Stripe et se synchronisent généralement quotidiennement, en fonction des délais de compensation.
Les acomptes sont envoyés à QuickBooks par lot, plutôt que par réservation individuelle, ce qui aide à rationaliser la comptabilité.
Certains types de comptes QuickBooks, tels que les comptes de transit ou de dettes (par exemple, « Paiements en transit »), ne peuvent pas être rattachés directement dans Momence. Ces types de comptes ne sont actuellement pas pris en charge dans l'intégration, ainsi les acomptes doivent être rattachés à des comptes de revenus ou d'actifs standards.
Une fois les acomptes validés et synchronisés, ils apparaîtront dans QuickBooks selon les rattachements que vous avez définis pour les catégories de revenus et les clients.

Configuration de l'intégration

Allez dans Applications & Intégrations › App Store dans Momence et activez l'application de tenue des registres comptables.
Naviguez vers Finances › Tenue des registres comptables › Connecter › QuickBooks.
Passez en revue vos catégories de revenus et sélectionnez les sous-catégories pour une catégorisation micro-niveau.
Rattachez chaque catégorie au compte ou au cours collectif QuickBooks approprié.
Enregistrez vos paramètres. Les acomptes futurs de Momence seront automatiquement synchronisés selon ces rattachements.
Effectuez un acompte test pour vérifier que les transactions s'intègrent correctement dans QuickBooks.

Assistance & bonnes pratiques

L'assistance Momence peut vous aider pour le rattachement des catégories et le dépannage de l'intégration. La configuration complète de QuickBooks ou les conseils comptables ne sont pas fournis.
Assurez-vous que votre plan comptable QuickBooks correspond aux catégories Momence que vous prévoyez de rattacher.
Examinez régulièrement les acomptes synchronisés pour confirmer la catégorisation.
Mettez à jour les rattachements si vous ajoutez de nouveaux cours collectifs, types d'adhésions ou sources de revenus dans Momence.