Vue d'ensemble

L'intégration Momence + QuickBooks automatise la synchronisation des réservations, paiements et remboursements de Momence vers QuickBooks. Grâce à une catégorisation des revenus au niveau micro et à la correspondance des clients, les structures d'accueil peuvent maintenir une tenue des registres comptables précise tout en réduisant la saisie manuelle.

Principaux avantages

Tenue des registres comptables automatisée : Les transactions de Momence sont synchronisées directement avec QuickBooks, réduisant la saisie manuelle des données.
Correspondance des clients : Les membres Momence peuvent être liés aux clients QuickBooks par adresse e-mail, garantissant que les acomptes sont appliqués aux bons comptes.
Catégorisation au niveau micro : Les revenus peuvent être répartis en sous-catégories détaillées (par exemple, formules de cours collectifs, cours collectifs virtuels, cours collectifs en présentiel, adhésions récurrentes).
Cartographie financière précise : Les catégories de revenus peuvent être associées à des comptes ou des cours collectifs QuickBooks pour une tenue des registres comptables exacte.
Gain de temps & réduction des erreurs : Rationalisez les flux de travail comptables et minimisez les erreurs.

Processus de correspondance des clients

Téléchargez la liste des clients QuickBooks.
Associez les clients QuickBooks aux membres Momence par adresse e-mail.
Enregistrez les identifiants de clients QuickBooks dans la base de données Momence pour de futures transactions.
Si un membre Momence n’a pas de client QuickBooks correspondant, un nouveau client QuickBooks doit être créé avant que l’acompte ne soit téléversé.

Cela garantit que tous les paiements et revenus sont correctement associés au client approprié dans QuickBooks.

Comment les transactions sont synchronisées

Les transactions dans QuickBooks sont basées sur les acomptes Stripe et se synchronisent généralement quotidiennement, en fonction des délais de compensation.
Les acomptes sont envoyés à QuickBooks par lot, plutôt que par réservation individuelle, ce qui permet de rationaliser la comptabilité.
Certains types de comptes QuickBooks, tels que les comptes d’attente ou de passif (par exemple, « Paiements en transit »), ne peuvent pas être associés directement dans Momence. Ces types de comptes ne sont actuellement pas pris en charge dans l’intégration, ainsi les acomptes doivent être associés à des comptes de revenus ou d’actifs standards.
Une fois que les acomptes sont compensés et synchronisés, ils apparaîtront dans QuickBooks selon l'association que vous avez définie pour les catégories de revenus et les clients.

Configuration de l’intégration

Allez dans Applications & Intégrations › App Store dans Momence et activez l’application de tenue des registres comptables.
Accédez à Finances › Tenue des registres comptables › Connecter › QuickBooks.
Passez en revue vos catégories de revenus et sélectionnez des sous-catégories pour une catégorisation au niveau micro.
Associez chaque catégorie au compte ou au cours collectif QuickBooks approprié.
Enregistrez vos réglages. Les futurs acomptes de Momence seront automatiquement synchronisés selon ces associations.
Effectuez un test d’acompte pour confirmer que les transactions sont bien importées dans QuickBooks.

Assistance & bonnes pratiques

Le support Momence peut aider à associer les catégories et à résoudre les problèmes de l'intégration. La configuration complète de QuickBooks ou les conseils comptables ne sont pas fournis.
Assurez-vous que votre plan de comptes QuickBooks correspond aux catégories Momence que vous souhaitez associer.
Pensez à passer en revue régulièrement les acomptes synchronisés afin de vérifier la catégorisation correcte.
Mettez à jour les associations si vous ajoutez de nouveaux cours collectifs, types d’adhésions ou flux de revenus dans Momence.