Establecer una "Política general"
Para elegir tu política de cancelación para todas las clases o todas las citas, haz clic en Ajustes (abajo a la izquierda) > Política de cancelación.
(Nota: más adelante cubriremos cómo anular políticas de cancelación para ciertas clases y plantillas en este artículo; usa la navegación lateral para llegar).
Luego, escoge la política de cancelación que quieras para las clases y citas. A continuación, configura el «Límite de créditos por cancelación».
Ejemplo:
En la siguiente foto,
la política de cancelación de Clases está configurada en '«Devolver créditos por todo»; y
el «Periodo límite de crédito por cancelación» se ha establecido en 24 horas.
Esto significa que:
Si un cliente realiza por primera vez una compra de clase con tarjeta de crédito,
pero luego cancela 25 horas antes de que comience la clase,
se le reembolsarán créditos de Momence, manteniendo los ingresos de tu empresa.
Si hizo la compra con un paquete de clases, se le reembolsará el crédito de la clase.
Periodo de cancelación tardía y normas de autocobro
A continuación, establece un «Periodo de cancelación tardía». Esto te permite hacer un seguimiento de los clientes que cancelan muy tarde (busca en tus informes «Cancelaciones tardías»). También te permite añadir reglas que cobran automáticamente por Cancelaciones tardías y No asistencia.
Después de establecer el periodo de cancelación tardía (por ejemplo, 60 minutos), haz clic en «Añadir nueva regla».
A continuación, desglosaremos cada sección de este menú emergente y explicaremos qué significa.
Primero, elige para qué es la regla de penalización (puede ser para una cancelación tardía o una no asistencia).
Después, elige a qué suscripción se aplica esta regla.
A continuación, elige cuándo se cobrará la penalización. Intenta pasar el ratón sobre el signo de interrogación para obtener una explicación de cada opción.
Observa cómo cambia el texto emergente para cada opción («Cada», «Mínimo» y «Exactamente») al cambiar el campo «número de veces».
Consejo profesional: Cambiar el número de 1 a 2 puede ayudar a que el resultado sea más claro. (Es decir, «La penalización se cobrará cada segunda no asistencia» en lugar de «La penalización se cobrará cada primera no asistencia». «Cada 1 vez» simplemente significa «cada no asistencia».
Por último, elige si quieres que esta regla tenga una retroactividad de x días/meses o...
elige solo tener en cuenta un período específico de renovación de la suscripción (por ejemplo, si se trata de una renovación de un mes, la regla se aplicará solo a ese período y se reiniciará al comienzo de la próxima renovación).
Luego, configura la penalización que se cobrará y haz clic en Crear regla.
Cómo gestionar los pagos fallidos: usa Reintentos automáticos para tarifas de No asistencia y Cancelación tardía
Hemos eliminado la necesidad de hacer seguimientos manuales y volver a intentar cobros para clientes cuyas tarjetas han fallado al cobrar.
Si activas esta opción, Momence intentará automáticamente volver a cobrar la tarjeta del cliente hasta tres veces si su primer pago falla por una tarifa de no asistencia o cancelación tardía.
Para activar esta configuración, navega a Ajustes > Política de cancelación > Ajustes > Habilitar reintentos de cobro automático. Desde ahí, podrás ajustar el número de días entre pagos fallidos como prefieras. Ten en cuenta que esta configuración se puede activar tanto para tarifas de clases como de citas.
Cómo configurar una política de cancelación tardía para una plantilla de clase específica
En otras palabras, ¿cómo puedo asegurarme de que las clases programadas desde esta plantilla tengan una política de cancelación diferente a la política general que configuré desde Ajustes > Política de cancelación?
Para editar la política de cancelación de plantillas, haz clic en Clases > Plantillas de clase > localiza la plantilla y haz clic en el menú desplegable a la derecha > Editar.
Desplázate hacia abajo, haz clic en Política de cancelación > activa Anular
Elige tu configuración > Guardar.
Se te pedirá que elijas si deseas aplicar este cambio a:
todas las futuras clases creadas a partir de esta plantilla, o
solo a clases futuras creadas a partir de esta plantilla que estén programadas después de una fecha determinada que elijas
Las páginas de Política de cancelación «Anular» para Clases y Plantillas ahora contienen acceso a Reglas
Las reglas que has creado en la página de política de cancelación "general" también están disponibles para las clases y plantillas de clase — por si necesitas definir una política diferente.
Para anular una política de cancelación para una clase o plantilla de clase, edita cualquiera de ellas y desplázate a la sección 'Política de cancelación'.
Recuerda que al editar una plantilla, puedes propagar los cambios a todas las clases creadas a partir de esa plantilla.
¿Cómo creo una nueva Regla que solo esté activa en la Política de cancelación Anulada?
Las nuevas reglas pueden primero crearse en la página de política de cancelación general (desde Ajustes > Política de cancelación). Puedes dejar estas reglas desactivadas o activadas desde la página de Cancelación general, luego activarlas desde la página de Política de cancelación Anulada.
Después de crear la regla en la página de Cancelación General, localiza la clase o la plantilla > usa el menú desplegable para editar la clase > desplázate hacia abajo > haz clic en la flecha para política de cancelación.
Después de hacer cambios que anulan tu política de cancelación principal, aparecerá una marca de verificación verde para indicar que la política de esta clase o plantilla está anulada.
Terminología de General vs. Anular: ¿cuál es la diferencia?
Una Política de cancelación se configura primero desde Ajustes > Política de cancelación. Es tu política "general" que aplica a todas las clases — a menos que también elijas configurar políticas de cancelación individuales a nivel de plantilla de clase o clase (editando una clase o plantilla).
Dentro de cada clase o plantilla, si se define una política de cancelación, ésta anula la política general.
Hasta ahora, las Reglas — configuraciones que cobran en casos como «no asistencia» o «cancelaciones tardías» — solo estaban disponibles en la página de Política de cancelación "general".
Ahora están implementándose en las páginas de Política de cancelación «Anular», lo que permite establecer circunstancias especiales para clases individuales o todas las clases creadas a partir de una plantilla específica.