Establecer una "Política global"

Para elegir tu política de cancelación para todas las clases o todas las citas, haz clic en Configuración (abajo a la izquierda) > Política de cancelación.

(Nota: más adelante en el artículo explicaremos cómo anular las políticas de cancelación para ciertas clases y plantillas; utiliza la navegación lateral para acceder a esa sección).

Luego elige tu preferencia de política de cancelación tanto para clases como para citas. Luego, establece el 'límite de devolución de crédito por cancelación'.

Ejemplo:

En la foto de abajo,

la política de cancelación de Clases está configurada en 'créditos de regreso para todo'; y
El 'Período límite para devolución de crédito por cancelación' está establecido en 24 horas

Esto significa que:

Si un cliente realiza la compra de una clase con tarjeta de crédito,
luego cancela 25 horas antes de que comience la clase,
recibirá créditos de Momence de vuelta, manteniendo el ingreso en tu negocio.
Y, si realiza la compra usando un paquete de clases, recibirá el crédito de la clase de vuelta

Período de cancelación tardía y reglas de cobro automático

Luego, configura un 'período de cancelación tardía'. Esto te permite rastrear a los clientes que cancelan demasiado tarde (busca en tus reportes 'cancelaciones tardías'). También te permite añadir reglas que cobren automáticamente por cancelaciones tardías y ausencias.

Después de establecer el período de cancelación tardía (por ejemplo, 60 minutos), haz clic en 'Agregar nueva regla'.

A continuación, desglosaremos cada sección de este menú emergente y lo que significa.

Primero, elige para qué es la regla de penalización (ya sea una cancelación tardía o una ausencia).
Luego elige a qué membresía se aplica esta regla

Luego escoge cuándo se cobrará la penalización. Prueba pasar el cursor sobre el signo de interrogación para ver una explicación de cada opción.

Observa cómo cambia el texto de ayuda para cada opción ('Cada', 'Mínimo' y 'Exactamente') a medida que modificas el campo 'número de veces'.

Tip pro: Cambiar el número de 1 a 2 puede ayudar a que el resultado sea más claro. (Es decir, 'La penalización se cobrará cada 2ª ausencia' en lugar de 'La penalización se cobrará cada 1ª ausencia'). 'Cada 1 vez' simplemente significa 'cada ausencia'.)

Por último, elige si esta regla debe tener en cuenta una cantidad específica de días/meses, o...

... o elegir que solo se aplique durante un periodo específico de renovación de la membresía (por ejemplo, si la renovación es de un mes, la regla se aplicará solo a ese periodo y luego se reiniciará al inicio del siguiente).

Luego establece la penalización que se cobrará y haz clic en Crear regla.

Cómo gestionar pagos fallidos: usa reintentos automáticos para ausencias y tarifas por cancelación tardía

Hemos eliminado la necesidad de hacer seguimientos manuales e intentar cobrar nuevamente a los clientes cuyas tarjetas han fallado.

Si activas esta opción, Momence intentará automáticamente volver a cobrar la tarjeta del cliente hasta tres veces si su primer pago falla debido a una tarifa por ausencia o cancelación tardía.

Para activar esta configuración, navega a Configuración > Política de cancelación > Configuración > Habilitar reintentos de cobro automático. Desde allí, podrás ajustar el número de días entre pagos fallidos como prefieras. Ten en cuenta que esta configuración se puede activar tanto para las tarifas de clases como para citas.

Cómo configurar una política de cancelación tardía para una plantilla de clase específica

En otras palabras, ¿cómo aseguro que las clases programadas desde esta plantilla tengan una política de cancelación diferente a la política global que configuré desde Configuración > Política de cancelación?

Para editar la política de cancelación de una plantilla, haz clic en Clases > Plantillas de clase > localiza la plantilla y haz clic en el menú desplegable de la derecha > Editar.

Desplázate hasta abajo, haz clic en Política de cancelación > activa la opción Anular

Elige tus ajustes > Guardar.

Se te pedirá elegir si deseas aplicar este cambio a:

todas las futuras clases creadas desde esta plantilla, o
solo a las futuras clases creadas desde esta plantilla que estén programadas después de una fecha que elijas

Las políticas de cancelación "Anuladas" para clases y plantillas ahora incluyen acceso a Reglas

Las reglas que has creado en la página de política de cancelación "global" también están disponibles para clases y plantillas de clase, en caso de que necesites establecer una política diferente.

Para anular una política de cancelación para una clase o plantilla de clase, edita cualquiera de ellas y desplázate hasta la sección 'Política de cancelación'.

Recuerda que, al editar una plantilla, puedes propagar los cambios a todas las clases creadas a partir de esa plantilla.

Para anular una política de cancelación para una clase o plantilla, navega hasta la deseada > haz clic en el menú desplegable > haz clic en Editar y desplázate hasta el final.

Recuerda que, al editar una plantilla, puedes propagar los cambios a todas las clases creadas a partir de esa plantilla.

¿Cómo creo una nueva regla que solo esté activa en la Política de Cancelación Anulada?

Las nuevas reglas pueden crearse primero en la página de política de cancelación global (desde Configuración > Política de cancelación). Puedes dejar estas reglas activas o inactivas en la página de Cancelación global, y luego activarlas desde la página de Política de Cancelación Anulada.

Después de crear la regla en la página de Cancelación global, localiza la clase o plantilla > utiliza el menú desplegable para editar la clase > desplázate hasta abajo > haz clic en la flecha para política de cancelación.

Después de realizar cambios que anulen tu política de cancelación principal, aparecerá una marca de verificación verde para indicar que la política de esa clase o plantilla se ha anulado.

Terminología global vs. anulada: ¿cuál es la diferencia?

La política de cancelación se configura primero desde Configuración > Política de cancelación. Es tu política "global" que aplica a todas las clases -- a menos que decidas también establecer políticas de cancelación individuales a nivel de plantilla o clase (editando una clase o plantilla).

Dentro de cada clase o plantilla, si se establece una política de cancelación, ésta anula la política global.

Hasta ahora, las reglas -- ajustes que cobran por escenarios como "ausencias" o "cancelaciones tardías" -- solo estaban disponibles en la página de política de cancelación "global".

Ahora se están implementando en las páginas de Política de Cancelación Anulada, permitiéndote establecer circunstancias especiales para cada clase individual o todas las clases creadas a partir de una plantilla específica.

¿Cuánto tiempo puedo esperar después de una clase para registrar la asistencia de un cliente? ¿Cuándo se cobra la tarifa por ausencia?

24 horas después de que termina la clase. Si el cliente no ha sido registrado como asistente para entonces, será considerado una ausencia.

¿Puedo modificar este plazo de 24 horas?

No en este momento.

Configurar una política de cancelación tardía para una plantilla de clase específica

Es decir, cómo asegurar que las clases programadas a partir de esta plantilla tengan una política de cancelación diferente a la política global que configuré desde Configuración > Política de cancelación.