Was sind SOAP-Notizen?
Es gibt zwei Arten von Notizen, die berücksichtigt werden müssen. Reguläre Notizen und SOAP-Notizen. Beide sind privat, um sicherzustellen, dass Kunden sie nicht einsehen können. SOAP-Notizen ermöglichen es Ihnen, wichtige Kundeninformationen zu verfolgen, ohne die Privatsphäre zu beeinträchtigen.
Dieses Video zeigt, wie Sie mit SOAP-Notizen:
Anhänge hochladen
Das Annotations-Tool verwenden
Eine Notiz sperren
Eine Vorlage verwenden
Eine Notiz duplizieren
SOAP-Notizen nicht als Nutzungsoption sichtbar?
Vergewissern Sie sich, dass Sie als Benutzer angemeldet sind, der über die Berechtigung für SOAP-Notizen verfügt. Dann sollte die Option sichtbar sein.
Rollen können unter Einstellungen > Mitarbeiterverwaltung > Rollen > Berechtigungen > zu SOAP-Notizen scrollen und 'ansehen' und 'verwalten' aktivieren aktualisiert werden.
Was ist der Unterschied?
Reguläre Notizen sind allgemeine Notizen, um kundenbezogene Informationen aufzunehmen, wie beispielsweise Vorlieben, Rückmeldungen oder Informationen über frühere Interaktionen.
SOAP-Notizen sind strukturierte Notizen zur Dokumentation von Kundeninteraktionen oder Sitzungen mit dem SOAP-Rahmenwerk (Subjektiv, Objektiv, Einschätzung, Plan). Dieses Rahmenwerk kategorisiert Beobachtungen, Bewertungen und geplante Maßnahmen. SOAP-Notizen werden häufig verwendet, um medizinische Aufzeichnungen für Physiotherapie oder andere gesundheitsbezogene Dienstleistungen zu führen.
Jede Notiz kann mit einer spezifischen kundenbezogenen Einheit verknüpft werden, wie:
Kurse
Terminreservierungen
Andere verwandte Entitäten (Einzelheiten werden in späteren Abschnitten bereitgestellt)
Greifen Sie auf Ihre Notizen zu und verwalten Sie sie
Notizen, die sich auf bestimmte Kunden beziehen, können auf der Kundendetailseite abgerufen und verwaltet werden (klicken Sie dazu auf Kunden > Kundenliste > wählen Sie einen Kunden aus). Sie können alle Notizen anzeigen, die einem bestimmten Kunden zugeordnet sind, neue Notizen hinzufügen und bestehende verwalten, einschließlich Aktionen wie Bearbeiten und Löschen.
Reguläre Notizen
Reguläre Notizen dienen allgemeinen Information über Kunden. Sie bieten Flexibilität bei der Dokumentation von Details, die möglicherweise direkt oder nicht mit einer kundenbezogenen Entität verbunden sind.
Reguläre Notizen können ohne jede Kunden-Entitätsbeziehung existieren oder können mit den folgenden Entitäten assoziiert werden:
Termine: Zur Aufzeichnung von Notizen über bestimmte Termine.
Kurse: Zur Dokumentation kursbezogener Informationen.
Mitgliedschaften: Zur Aufrechterhaltung mitgliedschaftsspezifischer Details.
Produkte: Zur Erfassung produktbezogener Kundennotizen.
SOAP-Notizen
SOAP-Notizen sind konzipiert, um strukturierte Informationen zu medizinischen oder gesundheitsbezogenen Kundenakten zu dokumentieren. Diese Notizen sind immer mit einer bestimmten kundenbezogenen Entität verknüpft und können nicht unabhängig existieren.
SOAP-Notizen müssen mit einer der folgenden Entitäten verknüpft sein:
Termine: Zur Verfolgung gesundheitsbezogener Details während spezifischer Termine.
Kurse: Zur Dokumentation von Informationen, die für die Kursteilnahme relevant sind, wie bei Fitness- oder Therapiesitzungen.
Jede kundenbezogene Entität kann nur eine SOAP-Notiz zugeordnet haben. Diese Einschränkung stellt sicher, dass alle relevanten Informationen für eine bestimmte Entität, wie einen Termin oder Kurs, in einer einzigen Notiz konsolidiert werden.
Diese Notizen nutzen das SOAP-Rahmenwerk, das die Informationen in die folgenden Kategorien organisiert:
Subjektiv: Vom Kunden gemeldete Details, wie Symptome oder Bedenken.
Objektiv: Beobachtbare Daten, wie Messungen oder Bewertungen, die während der Sitzung durchgeführt wurden.
Einschätzung: Analyse oder Bewertung basierend auf den subjektiven und objektiven Daten.
Plan: Empfehlungen oder Maßnahmen, die als Nachfolgeschritte ergriffen werden sollen.
SOAP-Notizen werden als zusätzliche App implementiert, die zuerst in den Einstellungen aktiviert werden muss. Zusätzlich können nur hostende Mitarbeiter mit bestimmten Privilegien SOAP-Notizen einsehen oder verwalten. Dies stellt sicher, dass sensible medizinische Aufzeichnungen sicher und nur von autorisiertem Personal gehandhabt werden.
Sie können kontrollieren, welche Ihrer Mitarbeiterrollen Zugriff auf SOAP-Notizen haben, unter Einstellungen > Mitarbeiterverwaltung > Rollen > wählen Sie die zu ändernde Rolle > suchen Sie nach 'soap'.
SOAP-Notizanhänge
Sie können sogar Bilder hochladen und Anmerkungen hinzufügen (siehe Video oben), wobei spezifische Bereiche mit Zeichnungen und Text hervorgehoben werden.
Wichtig: Sowohl der Text der SOAP-Notiz als auch die Bildannotationen werden verschlüsselt, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Die Bilder selbst sind jedoch NICHT verschlüsselt. Deshalb sollten hochgeladene Bilder keine sensiblen Daten enthalten. Es wird empfohlen, nur allgemeine Diagramme hochzuladen, beispielsweise Diagramme des menschlichen Körpers.
Eine SOAP-Notiz sperren
SOAP-Notizen können gesperrt werden, um weitere Änderungen zu verhindern. Eine gesperrte SOAP-Notiz kann nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden, um die Integrität der aufgezeichneten Informationen zu gewährleisten.
Kann ich eine gesperrte Notiz entsperren?
Derzeit gibt es keine Möglichkeit, eine gesperrte SOAP-Notiz zu entsperren, sobald sie gesperrt wurde. Diese Funktion ist besonders nützlich zur Erhaltung abgeschlossener Aufzeichnungen, wie medizinische Dokumentationen oder Sitzungszusammenfassungen, bei denen Änderungen die Genauigkeit oder Gültigkeit beeinträchtigen könnten.
Verwenden Sie eine Vorlage, um Zeit zu sparen
Optimieren Sie die Erstellung von SOAP-Notizen, indem Sie Vorlagen verwenden. Vorlagen ermöglichen es Ihnen, die Struktur und den Inhalt einer SOAP-Notiz im Voraus zu definieren, um schnell neue Notizen mit einheitlicher Formatierung und Informationen zu erstellen. Vorlagen können über die Einstellungen aufgerufen werden. Sie können auch direkt im Dialogfeld zur Erstellung von SOAP-Notizen aufgerufen werden.
Eine SOAP-Notizvorlage kann enthalten:
Notizkörper: Vorgefüllter Text für die Abschnitte Subjektiv, Objektiv, Einschätzung und Plan.
Hochgeladene Bilder: Allgemeine Diagramme oder Bilder (ohne Anmerkungen), die in mehreren Notizen wiederverwendet werden können.
Eine vorhandene SOAP-Notiz duplizieren
Bei der Erstellung einer neuen SOAP-Notiz können Sie eine vorhandene SOAP-Notiz als Vorlage auswählen. Die ausgewählte Notiz wird dupliziert, um die neue Notiz vorzufüllen, einschließlich ihres Notizzentraltextes und aller hochgeladenen Bilder (mit vorhandenen Anmerkungen). Diese Funktionalität erlaubt es Hosts, ähnliche SOAP-Notizen für wiederkehrende Sitzungen oder Fälle effizient zu erstellen, wodurch Zeit gespart und Konsistenz in der Dokumentation gewährleistet wird.