Si vous envisagez de facturer l'assurance d'un client pour un rendez-vous de client, et avez besoin d'un moyen de marquer le rendez-vous comme 'payé' entre-temps, vous pouvez utiliser une méthode de paiement personnalisée.
Plus tard, lorsque vous envoyez la facture à l'assurance du client, le pdf listera la méthode de paiement personnalisée indiquée ci-dessus, (ou tout ce que vous avez choisi de nommer votre méthode de paiement personnalisée. Ex.. ‘À régler par l'assurance’, etc.). Ce statut payé apparaîtra également dans tous les rapports que vous consultez qui contiennent ce rendez-vous.
Comment dois-je configurer cela ?
Avant de commencer, assurez-vous d'avoir effectué les actions suivantes :
Attribuer des codes de prestataire de soins de santé
Ajoutez les informations d'assurance de votre client.
(Nous expliquerons comment faire les deux ci-dessous)
Pourquoi est-ce important ?
L'ajout de ces informations garantit que lorsque vous envoyez une facture, les informations de contact sont pré-remplies comme ceci.
Et que la facture que vous envoyez aura les bons codes de soins de santé attribués à chaque entité (comme votre client, votre entreprise, vos services individuels et vos enseignants individuels), comme ceci. Une compagnie d'assurance a généralement besoin de ceux-ci pour régler une facture.
Attribuer des codes de prestataire de soins de santé
Pour votre entreprise : cliquez sur Paramètres > Configuration générale > faites défiler vers le bas > Ajouter un code et, si nécessaire, les informations de votre compte bancaire pour que les compagnies d'assurance vous acheminent les paiements.
Pour le personnel : Cliquez sur Configuration du studio > Enseignants > cliquez sur le menu déroulant à côté de leur nom > cliquez sur Modifier > ajoutez des codes de prestataire de soins de santé > Ajouter un code.
Pour les services : Cliquez sur Rendez-vous > Services > choisissez le service > cliquez sur Modifier > faites défiler jusqu'aux paramètres supplémentaires > codes de prestataire de soins de santé > ajouter un code
Ajouter les informations d'assurance d'un client
Cliquez sur Clients > Liste des clients > sélectionnez le client > cliquez sur l'icône du crayon juste au-dessus de leur nom > cliquez sur Infos d'assurance > ajoutez les informations.
Ensuite, ajoutez une méthode de paiement personnalisée
Cliquez sur Paramètres > Méthodes de paiement personnalisées > Actions > Créer une nouvelle méthode de paiement personnalisée > Nommez-la quelque chose comme 'Facturé à l'assurance', 'à régler par l'assurance' ou quelque chose de similaire.
Nommez votre méthode de paiement personnalisée.
Cette méthode de paiement apparaîtra maintenant partout où vous prenez le paiement pour quelque chose sous Méthode de paiement > 'Autre'.
Marquez un rendez-vous comme étant payé par facture
Vous pouvez y accéder de deux manières : Ouvrir le POS ; ou naviguer vers le rendez-vous.
Du rendez-vous
Cliquez sur Rendez-vous > Horaire > localisez la réservation > cliquez dessus et choisissez Payer > choisissez 'Autre' > sélectionnez votre option nommée personnalisée et confirmez le paiement.
Depuis le POS
Sélectionnez le client > ajoutez le rendez-vous impayé au panier > sous 'Paiement', choisissez 'Autre' > sélectionnez la méthode de paiement personnalisée.
La réservation apparaîtra désormais comme payée (en vert) et, dans la facture à envoyer plus tard, la méthode de paiement personnalisée sélectionnée s'affichera. De plus, cette méthode de paiement sera affichée dans tous les rapports où vous consultez ce rendez-vous, de sorte que vous pouvez facilement suivre que le paiement a été effectué "hors système" via facture.
Envoyez la facture à l'assurance du client
Si vous avez marqué un rendez-vous comme devant être payé par facture (votre méthode personnalisée), vous pouvez maintenant générer et envoyer un pdf à l'assurance du client. Sous 'mode de paiement', il affichera ce qui suit :
Envoyer une facture à une compagnie d'assurance
Envoyer une facture à l'assurance peut se faire depuis plusieurs endroits :
a) Depuis la page de détails du rendez-vous.
b) Depuis Activité > Historique > localisez le rendez-vous et cliquez sur le menu déroulant.
Remarque : si le client a également payé des services avec un abonnement, une facture peut être envoyée pour ces achats via leur page de profil client. Cliquez sur le menu déroulant à droite de l'abonnement pour voir ce menu.
