Bien démarrer avec votre agent d’assistance
L’agent d’assistance Momence automatise la communication avec les clients, gère les demandes courantes et facilite les tâches opérationnelles. Une fois configuré, il peut gérer les réservations, les annulations, les modifications d’adhésions, et plus encore — tout en transmettant les cas complexes à votre équipe si nécessaire.
Pour garantir la précision, l’agent d’assistance s’appuie sur les paramètres de votre studio. Cet article vous guide lors de la configuration et explique comment le système évalue votre niveau de préparation grâce à un indicateur de précision basé sur la configuration.
Fonctionnalités de l’agent d’assistance
L’agent d’assistance est conçu pour répondre aux besoins quotidiens des clients, par exemple :
Réserver des séances, rendez-vous, et listes d’attente
Annuler des cours collectifs, des rendez-vous et des adhésions
Traiter les paiements et effectuer les remboursements
Gérer les gels, dégels et modifications de forfaits
Gérer les renouvellements et questions de facturation
Mettre à jour les informations des Leads et accompagner leur conversion
Gérer les parcours clients
Transmettre les cas à un membre du personnel si nécessaire
Grâce à cette automatisation, vos clients bénéficient d’une assistance plus rapide et votre équipe gagne du temps.
Configurer votre agent d’assistance
Toutes les options de configuration sont disponibles ici :
Boîte de réception → Paramètres → Personnalisation IA
Définissez ici vos préférences de communication, sélectionnez les tâches que l’IA peut gérer, et consultez l’état de préparation de votre configuration.
Précision liée à la configuration : fonctionnement
Pour fournir des réponses correctes, l’IA a besoin d’informations complètes et précises sur votre studio. Momence propose un indicateur de précision basé sur la configuration, indiquant si votre compte est prêt pour une assistance automatisée par l’IA.
Précision élevée basée sur la configuration
Les paramètres essentiels de votre établissement sont complets. L’agent d’assistance peut alors répondre à davantage de questions et effectuer plus d’actions.
Précision faible basée sur la configuration
Si la configuration est incomplète ou comporte des informations essentielles manquantes, le système vous en informe directement et précise ce qu’il faut mettre à jour.
Par exemple :
Une adhésion sans description
Un cours collectif sans description
Un rendez-vous sans tarif ni horaire précisé
Aucune politique d’annulation définie
Paramètres de gel non renseignés
Informations sur le centre ou la salle non définies
Lorsque la précision est faible, l’agent d’assistance transmettra plus souvent les demandes à votre équipe afin d’éviter toute erreur d’information.
Ce que vous verrez en cas de précision faible
Si votre attention est requise, le système :
Affiche un indicateur de précision faible
Met en avant les éléments incomplets
Fournit un lien direct vers l’espace à mettre à jour
Empêche l’IA de répondre aux demandes auxquelles elle ne peut pas répondre de façon fiable
Cela garantit que l’IA ne répond que lorsqu’elle dispose de données fiables et complètes.
Étapes de configuration influençant la précision
Pour atteindre une précision optimale, complétez les éléments suivants :
Configuration générale de l’établissement
Descriptions des cours collectifs
Noms et descriptions des adhésions
Détails des services de rendez-vous (horaire, tarif, description)
Politique d’annulation
Politique de gel
Descriptions des centres et des salles
Chaque élément renseigné améliore la précision de l’agent d’assistance et élargit son champ d’action.
Personnaliser la communication de votre agent d’assistance
Voix et ton de la marque
Choisissez le ton adapté à votre studio : direct, convivial, ludique ou professionnel.
Nom de l’assistance
Attribuez à votre agent d’assistance un nom personnalisé pour un contact plus humain.
Style de réponse
Définissez les pronoms utilisés, le niveau de positivité, l’usage d’emojis et vos préférences de formulation.
Que peut gérer l’agent d’assistance selon vos paramètres
Adhésions
Inscriptions et activations
Mises en pause et réactivations
Montées, baisses de gamme et modifications de forfaits
Annulations
Questions liées au renouvellement et à la facturation
Cours collectifs
Réservations
Annulations
Présences
Rendez-vous
Réservation
Annulations
Présences
Mises à jour pour les rendez-vous créés avec les options « payer plus tard »
Questions fréquentes
Ici, vous pouvez ajouter des questions fréquentes personnalisées pour permettre à l’IA de fournir des réponses rapides et cohérentes aux questions courantes concernant les rendez-vous, les adhésions, la tenue vestimentaire, le stationnement, les limites d’âge ou les informations sur le centre. Vous pouvez localiser et personnaliser votre section FAQ dans Paramètres > Centres > Modifier à côté du centre concerné.
Horaires d’ouverture
La section Horaires d’ouverture dans Paramètres → Centre permet de définir les horaires généraux d’ouverture de votre studio. Cette information sert de référence à l’agent de l’équipe d’assistance pour mieux comprendre la disponibilité habituelle de votre studio.
Utilité des horaires d’ouverture
Les horaires d’ouverture aident l’agent de l’équipe d’assistance :
Comprendre le planning général de fonctionnement de votre studio
Répondre aux questions relatives aux heures d’ouverture de votre studio
Fournir un meilleur contexte lors des échanges avec l’équipe d’assistance
Note importante
Les horaires d’ouverture sont totalement distincts de la configuration de vos réservations.
Ils n’influencent pas et ne contrôlent pas :
Plannings des cours collectifs
Disponibilités des rendez-vous
Configurations des centres
Règles ou restrictions de réservation
Ces systèmes sont gérés séparément dans leurs propres paramètres.
Pourquoi finaliser la configuration est important
Un agent d’assistance entièrement configuré permet à votre studio de :
Fournir un service client plus rapide
Réduire la charge de travail manuelle
Éviter les erreurs d’information
Assurer une communication homogène
Réduire les transmissions de demandes au personnel
Améliorer l’expérience des invités
Avec une précision élevée liée à la configuration, l’agent d’assistance devient une extension fiable de votre équipe.