Les rendez-vous sont généralement utilisés pour des services en tête-à-tête ou pour de petits groupes.

Si vous êtes une entreprise de petite ou grande taille, envisagez d'utiliser les cours collectifs, car cela peut rendre la planification, la réservation et les enregistrements plus fluides. Si vous proposez principalement des services individuels, les rendez-vous conviennent parfaitement pour cela.

Vous pouvez toujours répartir vos offres entre rendez-vous et cours collectifs selon le nombre de participants.

Les rendez-vous permettent à vos clients de réserver des services, membres du personnel et centres en autonomie. Ou vous pouvez effectuer la réservation pour eux si vous le souhaitez. Pour mettre en place rapidement un calendrier de rendez-vous, nous utilisons ce que nous appelons un tableau de bord de rendez-vous.

Un tableau de bord de rendez-vous nous permet d'attribuer des membres du personnel, des services et des centres réservables aux horaires de disponibilité de notre choix.

Pour en créer un, cliquez sur Rendez-vous > Tableau de bord > Créer un tableau de bord.

Les tableaux de bord possèdent de nombreux paramètres personnalisables. Utilisez ce guide pour vous aider à choisir quels paramètres vous conviennent. Après avoir créé un tableau de bord, nous attribuerons des services, membres du personnel et centres, puis définirons leurs disponibilités.

Les tableaux de bord sont l'endroit où vous personnalisez votre calendrier de rendez-vous. Voici une explication de chaque paramètre principal.

Cela détermine :

Les tableaux de bord privés (non publics) vous permettent de masquer le calendrier aux clients et de gérer tout l'emploi du temps vous-même. Vous pouvez modifier le paramètre de visibilité publique d'un tableau de bord à tout moment.

Les paramètres de votre tableau de bord refléteront, par défaut, vos « paramètres généraux de rendez-vous ».

Ci-dessous, pour illustrer comment chaque paramètre affecte votre calendrier, j'ai ouvert un onglet séparé avec une page de calendrier en présentation client.

Vous pouvez le faire en cliquant sur Rendez-vous > Calendrier > Validation (en utilisant cmd + clic ou ctrl + clic).

Remarque : les paramètres doivent être sauvegardés depuis la page « éditer le tableau de bord » avant d'apparaître dans le calendrier adjacent.

Ceci contrôle la fréquence à laquelle des rendez-vous peuvent commencer (par exemple, toutes les 15, 30 ou 60 minutes). Quel degré de précision souhaitez-vous pour l'affichage de vos horaires de disponibilité à vos clients ?

N'autorisez les clients à réserver des rendez-vous qu'à des heures précises au cours de l'heure. Par exemple, cet hôte propose uniquement des rendez-vous débutant à chaque et quart. Vous pouvez choisir plus d'une de ces options.

Les temps tampon vous permettent d'ajouter du temps au début ou à la fin des rendez-vous pour la préparation ou le nettoyage.

Les temps tampon peuvent être visualisés sur le calendrier côté membre du personnel en cliquant sur « options » en haut à droite.

Remarque :

Autoriser le chevauchement vous permet de contrôler si d'autres rendez-vous peuvent être réservés au début ou à la fin de rendez-vous existants. Ceci peut également être contrôlé au niveau individuel du service.

Ce paramètre permet à vos clients de réserver plusieurs services lors d'une seule validation.

Cela comporte certaines restrictions (comme la sélection aléatoire du membre du personnel), que vous pouvez découvrir ici.

Choisissez d'afficher les horaires disponibles à vos clients selon un format hebdomadaire ou journalier.

Voici une vue semaine.

Et une vue jour.

Jusqu'à combien de jours à l'avance souhaitez-vous permettre à vos clients d'effectuer une réservation ? Cela n'affecte que le moment où ils effectuent la réservation. Vous pouvez outrepasser cela lorsque vous effectuez une réservation pour eux. Pour un affichage infini des jours à l'avance, indiquez 0.

L'ordre dans lequel les clients choisissent un membre du personnel, un centre et une heure. Si vos clients préfèrent souvent un membre du personnel en particulier, commencez par le membre du personnel.

Activez la sélection aléatoire des membres du personnel pour répartir les réservations équitablement. Les options sont « non », « oui (facultatif) » ou « oui (obligatoire) ».

Ceci répartit également les réservations équitablement, mais entre les centres.

Il s'agit principalement d'un paramètre pratique pour vos membres du personnel. Si vous choisissez la valeur par défaut de 60 minutes indiquée ci-dessus, cela signifie que votre membre du personnel disposera d'au moins 60 minutes pour arriver au centre avant le début du rendez-vous.

Remarque : les professeurs reçoivent lick Studio Setup > Modèles transactionnels > SMS > envoyé aux professeurs > rechercher Réservation de rendez-vous.

Décidez si plusieurs membres du personnel peuvent être réservés en même temps dans un même centre.

(C'est-à-dire, si vous avez un centre assigné à ce tableau de bord appelé salle 1 et qu'il est trop petit pour plus d'un rendez-vous à la fois, il vaut mieux ne pas activer les rendez-vous en chevauchement.)

Si vous disposez d'une grande salle où plusieurs rendez-vous peuvent avoir lieu simultanément, alors permettre les rendez-vous en chevauchement par centre est probablement adapté.

Cliquez sur Rendez-vous > Tableaux de bord > sélectionnez votre tableau de bord > sélectionnez membre du personnel > Attribuer membre du personnel.

(Si des membres du personnel doivent être ajoutés, cliquez sur Paramètres > Comptes du personnel. Attribuez-leur un rôle si nécessaire, puis suivez les étapes ci-dessus.

Tous les membres du personnel auront par défaut leur disponibilité définie du lundi au vendredi de 9h à 17h. Vous pouvez modifier cela avec ce menu déroulant > heures de disponibilité.

Ensuite, choisissez centre > Attribuer centre. (Un centre est un emplacement).

Si vous devez ajouter un nouveau centre, cliquez sur « Gérer les centres » ou, dans le menu de gauche, cliquez sur Configuration du studio > Centres > Ajouter un centre.

Une fois créé, le nouveau centre sera disponible pour l'affectation aux tableaux de bord de rendez-vous et pour la planification des cours collectifs.

Sélectionnez services > Attribuer un service > sélectionnez vos services.

Si des services doivent être créés cliquez sur « Gérer les services ».

Les services comportent de nombreux paramètres personnalisables. Voici une explication de chacun et des captures d'écran montrant où cela affecte vos membres du personnel ou vos clients.

Pour afficher les paramètres d'un service, cliquez sur Rendez-vous > Services > modifiez un service via son menu déroulant.

Voici où le nom et la description seront visibles par les clients sur mobile (au centre) et sur ordinateur (à droite).

Si vous utilisez un agent IA, il pourra également lire ces descriptions pour les utiliser dans ses réponses aux clients. Sans description, il risque de ne pas pouvoir répondre aux questions concernant un service.

C'est la couleur que vous voyez sur le calendrier côté membre du personnel. Si vos couleurs ne correspondent pas à l'exemple ci-dessous, vous pouvez les ajuster dans les paramètres du tableau de bord.

Note : si vos rendez-vous sont entièrement rouges avec la couleur du service dans le coin supérieur gauche du rendez-vous, vous pouvez modifier ceci depuis votre page calendrier.

Cliquez sur Rendez-vous > Calendrier > Options > décochez « Inverser les couleurs du fond & du statut »).

Pendant que nous sommes ici, c'est aussi là que vous pouvez consulter vos temps de préparation et de fin, ou temps tampon que nous aborderons plus tard.

Vous pouvez affecter un service à un tableau de bord directement depuis la page « éditer/créer » du service. Si un service est affecté à un tableau de bord, il devient réservable par les clients.

Notez que, même s'il n'y a pas de coche à droite, ces services sont tout de même affectés à ce tableau de bord.

Le tarif s'affichera à côté du service (voir deux captures plus haut). La taxe sera affichée à la validation si le client n'a pas choisi d'utiliser une adhésion.

Les paramètres de rendez-vous contrôlent TOUS les tableaux de bord en même temps.

Ainsi, si vous avez plusieurs tableaux de bord et que vous remarquez une modification à appliquer partout, cliquez d'abord sur cette flèche de retour.

Ensuite, depuis la page liste des tableaux de bord, cliquez sur Actions > Paramètres de rendez-vous.

La page des paramètres de rendez-vous contient principalement les mêmes paramètres qu'une page de paramètres individuels de tableau de bord. Pour obtenir une explication du fonctionnement de chaque paramètre, référez-vous à la section « Paramètres du tableau de bord expliqués ».

N'oubliez pas : les modifications effectuées ici seront appliquées à tous les tableaux de bord. Vous pouvez toujours remplacer ces modifications au niveau individuel du tableau de bord plus tard.

La différence sur cette page se trouve en bas — la section des paramètres généraux que nous allons aborder ci-dessous.

Lorsque vous cliquez sur Rendez-vous > Calendrier, quel calendrier souhaitez-vous voir ? Remarque : vous avez tout de même accès aux autres calendriers de tableaux de bord via ce menu déroulant.

C'est la couleur de vos rendez-vous qui s'affichera sur les calendriers côté membre du personnel – excepté si vous avez personnalisé la couleur d'un service précis (modifiez le service pour cela).

Nous avons modifié ici les 7 premiers services individuels. Les autres auront la couleur par défaut.

Cela vous permet de contrôler ce que voient vos clients lors du processus de validation.

À droite, vous trouverez une capture d'écran de ce que les clients voient lorsque vous sélectionnez « tout afficher, le prix en devise comme principal ».
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Activez cette option si vous souhaitez qu'un email soit envoyé à l'adresse email de votre studio. Vous pouvez mettre à jour cet email via Paramètres > Configuration générale.