Les temps de préparation et de finition du rendez-vous vous permettent de déterminer combien de temps le membre du personnel doit être présent au début et à la fin d'un rendez-vous.

Supposons que vous avez des paramètres de tableau de bord qui n'autorisent pas le chevauchement des rendez-vous.

Mais vous souhaitez faire une exception pour un certain service, comme l'acupuncture. Il y a beaucoup de temps mort au milieu pour le professeur. Ce temps mort peut être utilisé pour commencer un nouveau rendez-vous ou finir un autre.

Les sections plus claires indiquent quand le membre du personnel n'a pas besoin d'être présent. Si le membre du personnel n'a pas besoin d'être présent au milieu du rendez-vous, cela vous permet d'empiler vos rendez-vous les uns sur les autres.

Modifiez un service (cliquez sur rendez-vous > services > modifier > faites défiler jusqu'à Timing > à gauche, sous temps tampon/chevauchement, choisissez un paramètre pour "début" et "fin" qui permet d'éditer la présence du membre du personnel.

Ce tableau de bord n'autorise pas le chevauchement des rendez-vous, donc, au lieu de choisir « suivre le tableau de bord », j'ai choisi « Aucun » pour les deux. Remarquez comment je peux maintenant personnaliser la présence du membre du personnel à droite.

Le « temps tampon », qui ajoute du temps entre les rendez-vous permet également de personnaliser la présence du membre du personnel. Le « chevauchement », qui permet aux rendez-vous de se chevaucher, ne vous permettra pas de personnaliser la présence du membre du personnel.

Pour reprendre l'exemple de l'acupuncture, à droite, nous affichons comment ces changements seront visibles sur votre calendrier, en utilisant le menu « Options » > « afficher les parties de préparation & finition de la réservation ».

Les parties plus claires représentent le temps où le membre du personnel n'a pas besoin d'être présent et peut commencer (ou terminer) un autre rendez-vous dans une salle adjacente.

Note : Dans cet exemple, nous utilisons des rendez-vous d'une heure avec des réglages « membre du personnel présent uniquement » pendant 15 minutes au début et à la fin.

Vous pouvez utiliser les réglages de temps de votre choix, mais assurez-vous que les parties claires ne se chevauchent pas avec les foncées, afin que le membre du personnel sache où il doit être et quand.

Les changements enregistrés ne s'afficheront que pour les nouveaux rendez-vous réservés après l'enregistrement des changements — et seulement pour le service mis à jour. Les rendez-vous existants ne seront pas affectés.

Les mêmes personnalisations faites avec la présence du membre du personnel peuvent également être faites avec un centre. C.-à-d. si vous avez un service où une salle sera disponible au milieu du rendez-vous, vous pouvez ajouter du temps au début et à la fin pour « Centre occupé ». Cela permet le même décalage des rendez-vous pour ce service particulier.

Par exemple, vous pouvez avoir un professeur qui entraîne. Ils rencontrent leur élève dans une salle pendant les 15 premières minutes, puis partent pendant les 30 suivantes, rendant la salle disponible. Ils reviennent pour les 15 dernières minutes.

Ajouter une exception d'occupation du centre peut rendre cette salle réservable pour un autre coach faisant le même service, ce qui entraîne des rendez-vous décalés et un chiffre d'affaires plus élevé par heure, en utilisant une seule salle.

Remarquez ici comment nous visualisons le lieu (salle 1) au lieu du calendrier d'un membre du personnel. En 3,5 heures, nous avons inséré 6 rendez-vous d'une heure dans une seule salle, répartis entre seulement 2 professeurs, en alternance : Anna et Jen.

En utilisant Options > Afficher les parties Préparation et Finition de la réservation, nous pouvons voir les zones plus claires qui indiquent que l'espace est libre.

Modifiez un service (cliquez sur rendez-vous > services > modifier > faites défiler jusqu'à Timing > à gauche, sous temps tampon/chevauchement, choisissez un paramètre de temps tampon pour "début" et "fin" permettant d'éditer la présence du membre du personnel. Si vous n'utilisez pas de réglages de temps tampon pour ce service, sélectionnez « aucun ».

Ensuite, sélectionnez à quels moments le centre sera occupé pendant le service pour le rendre disponible pour d'autres rendez-vous. C.-à-d. que le centre d'un rendez-vous programmé avec ce service sera disponible pendant le temps « libre » indiqué.