Cet article explique comment gérer l'intégration de votre entreprise sur Momence. Pour assurer une intégration fluide, nous recommandons de suivre ces étapes dans l'ordre.

Par exemple :

Stripe est un processeur de paiement tiers qui s'intègre à Momence pour recevoir les paiements de vos clients. Il leur donne la possibilité d'enregistrer leur carte et envoie les règlements vers votre compte Stripe.

Important :

Vous pouvez en savoir plus sur cette limitation ici : https://help.momence.com/en/articles/9167318-why-do-i-need-to-create-a-new-stripe-account-to-get-paid-by-momence

Si votre ancienne plateforme utilisait Stripe et que vous devez désormais révoquer son accès à Stripe,

connectez-vous à votre compte Stripe > cliquez sur Paramètres (en haut à droite) > puis, sous Paramètres de l'entreprise, sous Équipe et sécurité, cliquez sur Applications autorisées, recherchez l'ancienne plateforme puis cliquez sur Révoquer.

Vous pouvez choisir si ces frais sont pris en charge ou non par le client.

Pour modifier ce paramètre, cliquez sur Paramètres > sous Compte de la structure d'accueil, cliquez sur Infos. Activez ou désactivez ensuite les paramètres de frais.

Étape 1 : Connecter Zoom

Pour connecter Zoom, dans Momence, cliquez sur Apps & Intégrations > Intégrations > Zoom > cliquez sur Connecter Zoom > saisissez vos identifiants Zoom.

Étape 2 : Désactiver le paramètre PMI dans zoom.us

Puis, connectez-vous à zoom.us > cliquez sur Paramètres > désactivez le paramètre pour Utiliser le N° personnel de réunion lors de la planification d’une réunion »

Étape 3 (facultatif) : dans Momence, passer en revue les autres paramètres pour les cours en ligne

De retour dans Momence, choisissez si vous souhaitez activer les enregistrements automatiques de présence. Si cette option est activée, elle vérifie si une personne inscrite est bien présente à l'appel et la marque automatiquement comme présente, vous épargnant cette étape supplémentaire.

Vous pouvez également activer l'envoi automatique des enregistrements aux participants. Remarque : ce paramètre nécessite que vous enregistriez dans Zoom chaque cours que vous souhaitez envoyer ensuite à vos clients. Donc : lorsque vous commencez un cours sur Zoom, cliquez sur le bouton d'enregistrement et il sera envoyé à tous les participants par la suite.

Les centres peuvent être créés depuis la Configuration du studio > Centres et salles.

Et vous pouvez choisir le compte Stripe à associer à ce centre.

Lorsque vous créez une salle ou un espace dans un centre, il vous est demandé de sélectionner un centre « parent ».

L'encadré de texte en bleu ci-dessus à propos de Zoom indique ceci : après avoir connecté votre compte Zoom via Apps & Intégrations > Intégrations tierces > Zoom, lorsque vous créerez de nouvelles salles, vous verrez une option comme celle-ci. Aucune salle requise.

Pour ajouter une bio et un logo, cliquez sur Paramètres > Infos.

Téléchargez les deux puis sauvegardez en bas de page.

Pour prévisualiser l'apparence après téléchargement, ouvrez l'application mobile côté client ou cliquez sur votre logo en haut à gauche > puis « votre page ».

Astuce : dans l'application mobile, votre logo sera « encadré » dans un cercle, donc il est préférable d'utiliser des images carrées ou circulaires.

Pour ajouter une décharge, cliquez sur Paramètres > Décharges & Conditions

Momence vous propose des options de décharge standard parmi lesquelles choisir. Sélectionnez le type de décharge > ajoutez le contenu et sauvegardez.

Vous pouvez également créer un type de décharge personnalisée en cliquant sur « Nouvelle décharge ».

Où les clients peuvent-ils accepter les décharges ?

Trois options s'offrent à eux.

Sur le PDV, vous pouvez :

Pour les décharges concernant les enfants, si vous enregistrez le parent au PDV et qu'il réserve pour son enfant, le bouton de décharge à côté du nom de l'enfant affichera la décharge enfant à signer.

Cliquez dessus et vous verrez l'option pour faire signer le parent en personne.

Lorsque les clients sont en libre-service

Si le client passe par sa propre page de validation pour effectuer un achat, il devra accepter via une case à cocher. La décharge qu'il verra dépendra de ce qu'il achète.

Les décharges concernant les adhésions s'affichent à l'achat d'une adhésion.

Les décharges clients s'affichent pour les clients qui s'inscrivent à un cours.

Les décharges concernant les enfants apparaîtront au parent qui réserve pour ses enfants ainsi. Dans cet exemple, Julie réserve pour son fils, Ben.

Les décharges personnalisées peuvent être signées en allant sur le profil du client et, sous son nom, en cliquant sur Décharges personnalisées. Vous pouvez alors faire signer le parent en personne ou lui envoyer le lien de la décharge par e-mail.

Ensuite, vous pouvez revenir à cette section où vous verrez un lien indiquant que le parent a signé. Si vous cliquez dessus, vous verrez ce à quoi il a consenti et la date/heure de la signature.

Pour choisir votre politique d'annulation, cliquez sur Paramètres (en bas à gauche) > Politique d'annulation

Pour passer directement à la création de règles de prélèvement automatique, cliquez ici.

Choisissez ensuite vos préférences de politique d'annulation pour les cours et pour les rendez-vous. Puis définissez votre « limite de crédit d'annulation ».

Exemple :

Dans la capture ci-dessous,

Cela signifie que :

Ensuite, définissez une « période d'annulation tardive ». Cela vous permet de suivre les clients qui annulent très tard (recherchez dans vos rapports les « annulations tardives »). Cela vous permet aussi d'ajouter des règles qui prélèvent automatiquement pour les annulations tardives et les absences.

Après avoir défini la période d'annulation tardive (par exemple, 60 minutes), cliquez sur « Ajouter une nouvelle règle ».

Ensuite, nous passerons en revue chaque section de ce menu contextuel et ce qu'elle signifie.

Ensuite, choisissez quand la pénalité sera appliquée. Passez la souris sur le point d’interrogation pour avoir une description de chaque option.

Vous remarquerez que le texte d’explication évolue lorsque vous changez la valeur de « nombre de fois » (« Chaque », « Minimum » et « Exactement »).

Enfin, choisissez si cette règle doit regarder en arrière sur x jours/mois, ou…

... choisissez de ne regarder que pendant une période de renouvellement d'adhésion spécifique (ex : si c'est un renouvellement d'un mois, la règle s'appliquera à cette période uniquement, puis recommencera au prochain renouvellement).

Ensuite, définissez la pénalité à appliquer et cliquez sur Créer la règle.

Sur la page des comptes du personnel (cliquez sur Paramètres > Gestion du personnel > Comptes du personnel), vous pouvez :

Sur la page des Professeurs/Instructeurs (cliquez sur Configuration du studio > Professeurs / Instructeurs), vous pouvez :

La vidéo ci-dessous couvre tout cela, et explique comment :

Cette section explique comment ajouter des tarifs horaires pour les professeurs donnant des cours et animant des rendez-vous. Ces tarifs sont payés par cours ou par rendez-vous.

Pour définir des tarifs horaires — par exemple pour un poste à la réception ou toute personne qui pointe, cliquez sur Paramètres > Comptes du personnel. Ces tarifs horaires peuvent être cumulés avec les autres dans le Rapport de paie combiné.

Les tarifs de rémunération pour ceux qui animent des cours ou rendez-vous peuvent être créés de différentes manières, par exemple en appliquant des tarifs de base ou des répartitions en pourcentage.

Pour commencer, cliquez sur Configuration du studio > Tarifs de rémunération > Ajouter un tarif de rémunération.

Chaque section de la page Ajouter un tarif de rémunération comporte un point d'interrogation que vous pouvez survoler. Ceci vous donne une explication du fonctionnement de l'option de paiement.

Le tarif de base est le montant que l'instructeur perçoit pour dispenser le cours, quel que soit le nombre de clients inscrits.

Le paiement par client ajoute un montant supplémentaire pour chaque client présent. (note : vous pouvez choisir d'utiliser seulement le Paiement par client, sans Tarif de base si vous le souhaitez)

Une répartition en pourcentage prend en compte le chiffre d'affaires total du cours et permet de le partager avec le professeur, selon le pourcentage défini ici.

Pour une présentation plus détaillée de chaque option, suivez la vidéo ci-dessous.

Cette approche permet de préremplir le tarif de rémunération du professeur quel que soit le cours auquel il est affecté. Vous pouvez toujours modifier le tarif de rémunération après ce remplissage automatique.

Pour cela, cliquez sur Configuration du studio > Professeurs > cliquez sur le menu déroulant à droite du professeur concerné > Modifier.

Si la définition d'un tarif de rémunération par défaut universel par professeur permet de gagner du temps dans la planification, définir des tarifs par défaut pour certains types de cours/rendez-vous facilite grandement cette gestion.

Et surtout, cela vous évite de devoir mémoriser qui perçoit quel tarif : chaque fois que vous affectez un professeur à un cours ou rendez-vous spécifique, le tarif par défaut que vous avez choisi au préalable pour ce cas est automatiquement affecté.

Avant de planifier vos cours et rendez-vous, vous pouvez contrôler le tarif de rémunération qui sera automatiquement rempli selon le cas :

• un cours provenant d'un modèle spécifique

• tout service de rendez-vous programmé sur un tableau de bord de rendez-vous spécifique

• un service spécifique programmé sur un tableau de bord de rendez-vous

Chacun des cas ci-dessus entraînera le remplacement du tarif défini par défaut. En d'autres termes, vous dites à Momence : « Prévois d'attribuer ce tarif par défaut pour ce professeur chaque fois que je le planifie, sauf si :

(par ex. si ce professeur est programmé sur un cours créé à partir d'un modèle spécifique, attribuer ce tarif de rémunération)

Cliquez sur Configuration du studio > cliquez sur le menu déroulant à droite > Détail.

Dans le menu des tarifs de rémunération par défaut des modèles de cours, cliquez sur le menu déroulant sur la droite, puis sur Modifier le tarif.

Pour définir un tarif par défaut pour un professeur, cliquez sur Configuration du studio > Professeurs > modifiez le professeur.

(Où tous les rendez-vous assignés à ce professeur sur le calendrier du tableau de bord utiliseront automatiquement ce tarif de rémunération, sauf si un tarif par défaut pour ce professeur a été affecté à ce service spécifique)

Pour définir un tarif par défaut pour un tableau de bord de rendez-vous spécifique, cliquez sur Rendez-vous > Tableaux de bord > cliquez sur le tableau de bord

Puis modifiez le taux de rémunération par défaut du professeur.

Pour définir un tarif par défaut pour un service de rendez-vous spécifique, cliquez sur Rendez-vous > Services > cliquez sur le menu déroulant à droite du service > cliquez sur Détail du service.

Modifiez ensuite le taux de rémunération du professeur ainsi.

Pour traiter la paie, cliquez sur Configuration du studio > Tarifs de rémunération > cliquez sur le bouton Traiter la paie en haut à droite.

Ceci vous invitera à choisir si vous souhaitez voir le rapport de paie pour les cours ou les rendez-vous. Vous aurez ensuite la possibilité de définir les paramètres de date avant de télécharger le rapport.

Si vous souhaitez un rapport qui inclut les cours, les rendez-vous, les salaires horaires et les pourboires, utilisez le rapport de paie combiné, qui se trouve dans Analyses > Rapports > Paie du personnel.

***Important : Si vous prévoyez de créer des cours en ligne, assurez-vous d’avoir d’abord connecté Zoom. Vous retrouverez les étapes à suivre au début de cet article.

Les modèles de cours vous permettent de :

Pour créer un modèle, ainsi qu’une série récurrente à partir de ce modèle,

cliquez sur Cours > Calendrier > Nouveau cours > Série récurrente > Nouveau modèle (bouton +).

Dans cette vidéo, nous allons créer un abonnement qui :

Pour commencer, cliquez sur Adhésions > Abonnements/Formules > Abonnements

Donnez-lui un nom > fixez le prix (pour le montant mensuel) > dans les Paramètres de durée, choisissez « intervalle absolu » pour les abonnements avec renouvellement > choisissez un mois. Remarque : « intervalle spécifique » est destiné aux dates de début et de fin fixes. Par ex. 1er janvier - 31 mars.

Activez ce paramètre de renouvellement automatique.

En bas de la page, choisissez à quoi cet abonnement peut servir.

Cliquez sur Créer, puis choisissez de le rendre public en cliquant sur Abonnements/Formules > puis en activant le bouton « Présenté la validation ».

Cliquez sur Configuration du studio > Produits de détail > Créer un nouveau produit

Cliquez sur Configuration du studio > Modèles transactionnels > sélectionnez le modèle concerné.

Pour personnaliser davantage vos modèles transactionnels, cliquez sur Glisser-déposer > Ajouter du contenu

Puis commencez à faire glisser le contenu.

Cliquez sur Paramètres > Offres > Branding.

En bas de la page de validation, vous trouverez des champs pour modifier la police et le texte.

La borne d’auto-enregistrement permet d’éviter d'avoir à pointer les clients lorsqu'ils arrivent en cours. Elle affiche tous les cours du jour, permettant ainsi à vos clients de faire leur sélection. Une fois qu’ils auront sélectionné le cours pour lequel ils se sont inscrits, ils verront un bouton à bascule à côté de leur nom.

Pour commencer, cliquez sur Apps et Intégrations > App Store > activez la borne d’auto-enregistrement