Pour ajouter du personnel, cliquez sur Paramètres > sous Gestion du personnel cliquez sur Comptes du personnel > créez un nouveau membre du personnel.

Notez que les explications des rôles listées à droite sont des aperçus généraux de ce que chaque rôle peut faire. Celles-ci peuvent être modifiées avec plus ou moins d'autorisations à partir de l'icône de roue d'engrenage au centre.

Une fois qu'un compte du personnel est créé, le membre du personnel recevra un email à l'adresse que vous avez saisie, l'invitant à définir son mot de passe.

Les permissions permettent au personnel d'effectuer certaines tâches comme vendre quelque chose gratuitement, ou créer un abonnement.

Les Rôles personnalisés vous permettent de créer un tout nouveau rôle avec ses propres autorisations personnalisées pour le personnel auquel il est attribué (ex. Réception Plus').

Vous pouvez également modifier les Rôles par défaut existants depuis la page des rôles du compte du personnel, en cliquant sur le menu déroulant à droite du rôle concerné, puis en cliquant sur Modifier.

Si vous optez pour un rôle personnalisé, pensez à démarrer d'un autre rôle, en utilisant « rôle de base », pour gagner du temps. Cela renseignera toutes les permissions dont ce rôle bénéficie. Vous pouvez ensuite les modifier ou ajouter de nouvelles autorisations selon vos besoins. Ensuite, assignez le personnel sur la page suivante.

Par la suite, vous pouvez attribuer les rôles en masse aux membres du personnel en vous rendant sur Paramètres > Gestion du personnel > Rôles.

Cet article explique comment ajouter des taux de rémunération pour les enseignants qui donnent des cours et des rendez-vous. Ces taux sont payés par cours ou par rendez-vous.

Pour définir des taux horaires — par exemple pour un poste de réception ou toute personne pointant ses heures, cliquez sur Paramètres > Comptes du personnel > modifiez un membre du personnel existant ou créez-en un nouveau.

Ces taux horaires peuvent être additionnés avec tous les autres tarifs dans le rapport de paie combinée, disponible dans Analyses > Rapports.

Les taux de rémunération pour ceux qui enseignent des cours ou ont des rendez-vous peuvent être créés de plusieurs façons, par exemple en utilisant des taux de base ou un partage en pourcentage. Pour commencer, cliquez sur Configuration du studio > Taux de rémunération > Ajouter un taux de rémunération.

Sur la page Ajouter un taux de rémunération, chaque section comprend un point d'interrogation sur lequel survoler. Ceci vous donnera une explication du fonctionnement de l'option de paiement.

Un taux de base est le montant que l'instructeur reçoit pour enseigner un cours, peu importe combien de clients s'inscrivent.

Paiement par client ajoute un montant supplémentaire pour chaque client présent. (remarque : vous pouvez choisir d'utiliser uniquement le paiement par client sans taux de base si vous préférez)

Un partage en pourcentage considère la recette totale du cours et vous permet de la partager avec l'enseignant, qui recevra le pourcentage que vous indiquez ici.

Cela pré-remplit le taux de rémunération des enseignants partout où vous les planifiez, quel que soit l'événement auquel ils sont assignés. Vous pouvez toujours modifier le taux de rémunération après qu'il ait été rempli automatiquement.

Pour définir cela, cliquez sur Configuration du studio > Enseignants > cliquez sur le menu déroulant à droite de l'enseignant > Modifier.

Cliquez sur Paramètres > sous Gestion du personnel > Gérer les heures du personnel > utilisez les menus déroulants à droite des entrées existantes pour apporter des modifications. Ou, utilisez le bouton « Ajouter une entrée de temps » pour en créer de nouvelles.

Définir un taux de rémunération par défaut universel pour chaque enseignant peut vous faire gagner du temps à la planification, mais définir des taux de rémunération par défaut pour certains types de cours et rendez-vous simplifie vraiment la planification.

Plus important encore, cela vous assure de ne pas avoir à vous souvenir quel taux appliquer à chaque fois — après avoir assigné un enseignant à un cours ou rendez-vous précis, le taux par défaut choisi s'appliquera automatiquement.

Avant de planifier vos cours et rendez-vous, vous pouvez contrôler quel taux de rémunération sera appliqué automatiquement à un enseignant lors de son affectation :

• un cours provenant d'un modèle spécifique

• tout service de rendez-vous programmé sur un tableau de rendez-vous spécifique

• un service spécifique programmé sur un tableau de rendez-vous

Chaque cas ci-dessus remplacera le taux par défaut que vous avez défini. Autrement dit, vous dites en gros « Hey Momence, prévois d'attribuer ce taux par défaut à ce professeur partout, sauf si :

(Par ex. Lorsque ce professeur est assigné à un cours créé à partir d'un modèle spécifique, ou réservé pour un service d'agenda spécifique, appliquez ce taux de rémunération spécifique à la place de son taux par défaut habituel).

Avant de commencer, vous devez d'abord vérifier que l'enseignant a bien un taux de rémunération par défaut attribué. Vous pouvez le vérifier dans Configuration du studio > enseignants. Un taux par défaut s'affichera. Pour en attribuer un, cliquez sur le menu déroulant puis cliquez sur modifier.

Il est maintenant temps d'attribuer les cas d'exception : cliquez sur le menu déroulant à droite d'un enseignant > cliquez sur Détails.

Cliquez sur le menu déroulant « Taux de rémunération par défaut selon les modèles de cours » > localisez le modèle à modifier > cliquez sur le menu déroulant à droite > cliquez sur Modifier le taux > sélectionnez le taux et validez.

Sous cela, vous trouverez une section pour les tableaux de rendez-vous, services et ajouts, où vous pouvez attribuer des taux de rémunération pour toute exception nécessaire.

Pour lancer la paie, cliquez sur Taux de rémunération > puis sur le bouton Exécuter la paie en haut à droite. Cela vous demandera de choisir si vous souhaitez voir le rapport de paie pour les cours ou les rendez-vous. Vous aurez ensuite la possibilité de définir les paramètres de dates avant de télécharger le rapport.

Si vous souhaitez un rapport incluant cours, rendez-vous, salaires horaires et pourboires, utilisez le rapport de paie combinée disponible dans Analyses > Rapports.

Une fois le taux de rémunération par défaut d'un enseignant défini, il s'appliquera automatiquement lorsque vous le planifierez sur un cours ou un rendez-vous. Vous aurez toujours la possibilité de le modifier dans les cas d'exception, mais avoir un taux de rémunération par défaut vous fait gagner du temps au moment de la planification.

Pour ajouter ou mettre à jour un taux de rémunération, cliquez sur Studio > Enseignants > cliquez sur le menu déroulant à droite > Modifier

Les administrateurs peuvent autoriser les instructeurs (enseignants) à visualiser leurs rapports de paie. Bien qu'il ne s'agisse pas d'un bulletin de salaire officiel, cela peut fournir des informations utiles sur les versements pour ceux qui souhaitent y accéder.

À savoir avant d'activer cette fonction :

Cliquez sur Paramètres > Rôles > Modifiez le rôle Instructeur/Enseignant via le menu déroulant > Descendez jusqu'à Rapports > cochez la case « Rapports : paie combinée ».

Depuis leur compte instructeur/enseignant, ils cliqueront sur : Analyses > Rapports > Paie combinée.

Ils verront initialement une page avec un récapitulatif pour Paiement, Cours et Rendez-vous. S'ils cliquent sur leur nom, ils verront plus de détails. Ces détails incluent une section pour les paiements par cours, des options pour définir les dates et des boutons pour télécharger les détails ou un résumé.

Plus bas sur la page, ils trouveront des sections détaillant les Rendez-vous, Pointages et Pourboires.

Si en vérifiant votre rapport de paie, vous constatez qu'un ancien cours nécessite un taux de rémunération différent, cliquez sur le cours > Actions > Modifier ce cours > Modifier le cours passé > Mettez à jour le taux dans la fenêtre.

Si vous souhaitez supprimer la tâche courante et chronophage de demander manuellement un remplaçant, la fonction de remplacement automatique peut s'en charger immédiatement.

En un clic, cela permet à vos enseignants de contacter immédiatement tous les enseignants éligibles par SMS, et de remplacer automatiquement par le premier enseignant qui répond. Cela gère aussi la notification à tous les enseignants lorsqu'un cours a été pourvu. Tout cela sans votre intervention.

Lorsqu'un enseignant demande un remplaçant,

Pour activer les remplacements automatiques, dans le menu de gauche, cliquez sur Applications & Intégrations > Boutique d'applications. Voici ce que voit un enseignant à la réception d'une demande de remplacement SMS.

Dans Mes pages, ils trouveront les demandes en cours. Chaque demande non acceptée apparaîtra ici et peut être acceptée via le menu déroulant à droite.

Cela se trouve dans Cours > Demandes de remplacement

Vous pouvez le faire dans : Configuration du studio > Modèles transactionnels > recherchez « Rappel aux enseignants remplaçants ».

En modifiant ce modèle, vous pouvez ajouter des exigences spécifiques ou des détails utiles aux remplaçants.

Ajoutez votre contenu mis à jour et toute variable que vous utiliserez. Puis cliquez sur Appliquer les modifications.

Pour remplacer un enseignant sur un cours passé, cliquez sur Cours > Planning > Passé > retrouvez le cours (en utilisant la flèche déroulante à gauche si besoin) > cliquez sur le menu déroulant à droite > Modifier ce cours > puis cliquez sur « Modifier cours passé ».

Choisissez le nouvel enseignant / taux > cliquez sur Valider

Vous pouvez rendre vos enseignants éligibles pour remplacer certains (ou tous) cours depuis leur profil enseignant. Cliquez sur Configuration du studio > Enseignants > cliquez sur un enseignant.

Cliquez sur « Éligibilité Auto-remplacement ».

Si le cours est listé ici, l'enseignant est éligible. Attribuez toute autre classe pour laquelle ils doivent être éligibles. Utilisez les cases à cocher pour retirer des cours.

Pour envoyer un message groupé à vos instructeurs / enseignants par email ou SMS, cliquez sur :

Configuration du studio > Instructeurs > Contacter les instructeurs > Choisissez Email ou SMS.

Notez que seuls les membres ayant un numéro de téléphone recevront les SMS.

La boîte de réception vous permet de communiquer plus facilement avec vos clients par email, sms ou messages intégrés — tout depuis un seul endroit.

Vous souhaitez peut-être qu'un certain rôle du personnel soit notifié lorsqu'un nouveau message client arrive.

Pour configurer ceci, cliquez sur Accueil > Boîte de réception > Paramètres (la roue à droite) > Choisissez les rôles à notifier > cliquez sur Valider.

Comme votre CRM, les pages de détails de cours et les pages d'abonnements.

Le moyen le plus rapide est de leur donner les autorisations Réception via Paramètres > Rôles > Gérer le personnel > Modifier le rôle d'un membre du personnel.

Cependant, si vous souhaitez modifier leur rôle enseignant pour qu'ils aient accès à la messagerie, retournez à la page des rôles du compte du personnel et modifiez le rôle enseignant. (Notez que cela apportera ces permissions à tous les enseignants).

Ensuite, sous Accueil, vous trouverez « Boîte de réception : Voir et écrire à toutes les conversations ». Cochez cette case et sauvegardez.

Les enseignants peuvent maintenant échanger avec les clients depuis votre boîte de réception, CRM, page de détail de cours ou d'abonnement.

Les tâches vous permettent de :

Pour commencer à créer des tâches pour votre équipe, cliquez sur Paramètres > Tâches du personnel

Cliquez sur Ajouter une tâche > Donnez-lui un titre > Décrivez-la > Attribuez-la à un membre du personnel > décidez si un rappel doit être envoyé et si des liens vers une classe ou un client spécifique doivent être inclus

La tâche s'affichera après sa création et le membre du personnel recevra un email comme suit : « Salut [nom], une nouvelle tâche vous a été assignée ! Pour plus de détails, merci de consulter la tâche dans votre tableau de bord [lien] ».

En cliquant sur le lien, ils accéderont à leur page de tâches du personnel. Cette page est également accessible en bas à gauche de leur tableau de bord.

Parfois, il est nécessaire d'attribuer une tâche à plusieurs personnes, permettant à ceux disponibles d'avancer sur la liste. Une fois complétée par un employé, la tâche apparaîtra comme terminée pour tous les autres.

Pour attribuer une tâche à plusieurs personnes, cliquez sur Tâches du personnel > Mes tâches (si vous êtes admin, cliquez sur Paramètres > Tâches du personnel) > ajoutez une nouvelle tâche ou modifiez-en une existante. Sélectionnez plusieurs personnes avant d'enregistrer.

Pour savoir quels membres vont au-delà de leurs tâches, cliquez sur Paramètres > Tâches du personnel > Filtrez (bouton bleu) > Basculez « Afficher terminées » sur Oui.

Lorsque de nouveaux cours sont créés et qu'un enseignant est attribué, une notification lui est envoyée par défaut. Si vous créez un nouveau studio avec beaucoup de nouveaux cours, cela peut générer de nombreuses notifications.

Pour désactiver cette notification particulière, suivez ces instructions. Cliquez sur Configuration du studio > Modèles transactionnels > recherchez « enseignant » > cliquez sur « Notification enseignant nouveau cours »

Désactivez le modèle via l'interrupteur sous la liste des variables. Enregistrez les modifications en bas de page.

Si un enseignant n'apparaît pas comme option pour l'assignation à un cours, vérifiez que les bons rôles lui sont attribués.

Vérifiez ses rôles actuels dans Paramètres > Comptes du personnel > Vérifiez que la colonne « Rôles » indique Enseignant. Si ce n'est pas le cas, modifiez ses rôles via le menu déroulant à droite > modifier les rôles du personnel.

Lorsqu'un membre du personnel est supprimé, toutes les données de ventes passées dans les rapports restent inchangées. Le nom de la personne figurera toujours dans tous les cours et rendez-vous passés également.
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Avant de supprimer un membre du personnel, nous recommandons de réaffecter ses cours et rendez-vous. Avant suppression, vous pourrez encore filtrer par ce membre et consulter tous ses cours et rendez-vous.

Astuce : Utilisez le planning hybride, disponible en haut à droite de votre tableau de bord, pour voir à la fois les rendez-vous et les cours, et filtrer par personnel.

​Si vous avez déjà supprimé le membre du personnel, vous pouvez consulter le planning par lieu et repérer les rendez-vous associés à ce personnel, puis les réaffecter.

Pour supprimer un membre du personnel cliquez sur Paramètres > Comptes du personnel > utilisez le menu déroulant à droite du membre du personnel.