Ceci est défini lors de la création d’un service (Rendez-vous individuel > Service > Nouveau service).

Cela peut être effectué depuis Rendez-vous individuel > Services > cliquez directement sur le service > à côté du membre du personnel, cliquez sur le menu déroulant à droite > modifier le prix professeur. Cela contrôle le prix du service lorsque réservé avec ce professeur.

Les Niveaux de prix étendent la logique expliquée ci-dessus : ils vous permettent de facturer différents tarifs aux clients selon le niveau d’expertise de votre personnel pour ce service spécifique. Voici comment les configurer.

Accédez à Rendez-vous individuel > Services > Niveaux de prix. (Par ex. senior, junior, stagiaire).

Modifiez un service > descendez à Tarification & Clients > activez l’option « Préciser les prix par niveau ». Définissez vos prix par niveau pour ce service.

En enregistrant, vous arriverez sur la page de détail du service, où vous verrez la liste des membres du personnel assignés à ce service. Cliquez sur le nom d’un membre du personnel. Cliquez sur le bouton Actions (en haut à droite) > modifier « Niveau de prix du rendez-vous individuel » > Enregistrez les modifications.

La validation affichera désormais vos niveaux de prix aux clients selon ce qui a été attribué pour chaque professeur.

Note : vous pouvez toujours remplacer le tarif d’un niveau spécifique à partir de la page de détails du service. Modifiez simplement le taux de rémunération du professeur (utilisez le menu déroulant à droite de son nom) et modifiez la rémunération. Ceci peut être effectué si vous avez un professeur spécifique qui dépasse même votre niveau de prix le plus élevé et que vous souhaitez faire une exception unique.

Cliquez sur Rendez-vous individuel > Services > Niveaux de prix > Gestion groupée des prix.

Les clients peuvent payer :

Vous pouvez également les encaisser via :

Cliquez sur Adhésions > Abonnements/Formules > Créer. Nommez-le, indiquez son prix et choisissez le nombre de crédits que le client recevra.

Sous « pour quoi il peut être utilisé », sélectionnez les services de rendez-vous individuel. Décochez les cours collectifs à exclure.

Enregistrez les modifications > Pour le rendre visible publiquement, retournez à l’index des abonnements et formules et activez « Mis en avant à la validation ».

Tout client qui planifie lui-même un service inclus dans cette adhésion verra l’option d’acheter l’adhésion lors de la validation.

Cliquez sur Rendez-vous individuel > Services > modifiez un service via son menu déroulant > faites défiler jusqu’à Tarification & Clients et mettez à jour le coût « Prix en crédits rendez-vous individuel ».

Depuis Paramètres > Offres > Paramètres de rendez-vous individuel, vous trouverez des options pour afficher la tarification en devise, en crédits, les deux, ou aucune.

Votre choix s’affichera à la fois sur l’application mobile et sur le web pour vos clients utilisant l’auto-planification.

Avec chaque service de rendez-vous individuel, vous pouvez décider si les clients devront :

Pour ajouter une option de paiement à la validation à un service, cliquez sur Rendez-vous individuel > Services > modifiez un service et faites défiler jusqu'à Options de paiement à la validation (juste sous le Prix).

Ces paramètres seront-ils appliqués à la fois au personnel et aux clients ?

Ces paramètres ne s’appliquent que lorsque les clients réservent par eux-mêmes. Par exemple, le personnel n’aura pas à enregistrer une carte pour réserver un rendez-vous individuel.

Cliquez sur Rendez-vous individuel > Calendrier > Validation > sélectionnez l’élément que vous venez de modifier.

Ouvrez le point de vente (Accueil > Point de vente) > sélectionnez le client > sélectionnez les rendez-vous individuels. Tous les rendez-vous individuels non payés seront affichés dans le menu déroulant et pourront être ajoutés au panier.

Oui. Et, vous pouvez contrôler si cela est possible.

Note : l'option par défaut pour tous les services de rendez-vous individuel est que les clients utilisant la réservation autonome doivent payer le prix total pour réserver le service.

Vous pouvez retirer cette obligation depuis : Rendez-vous individuel > Services > modifier un service > faites défiler jusqu'à « Options de paiement à la validation » > choisissez « Payer plus tard ».

Les clients peuvent voir (et payer) leurs propres rendez-vous individuels non payés depuis leur tableau de bord client (en cliquant sur Rendez-vous individuel).

Vous pouvez aussi voir leurs rendez-vous individuels non payés (et les encaisser pour eux) à partir d’Accueil > Point de vente > sélectionnez le client > sélectionnez Rendez-vous individuel.

Ceci peut arriver lorsqu’un service n’a pas activé le paramètre « Prix par client ».

Par exemple, si ce paramètre est désactivé, et que le service coûte 1 crédit, et que 2 clients sont réservés pour un même rendez-vous individuel, chacun paiera 0,5 crédit.

Vous trouverez ce paramètre sous Rendez-vous individuel > Services > modifiez le service > faites défiler jusqu'à Tarification & Clients.

Notez que cette modification ne s’appliquera qu’aux rendez-vous individuels réservés après la modification. Elle ne s'appliquera pas aux rendez-vous déjà réservés. Les rendez-vous individuels existants peuvent être annulés, remboursés et replanifiés avec la nouvelle tarification si besoin.

Lors de l'auto-service, les clients verront d’abord le prix du service. Ensuite, en bas de la page de validation, l’obligation de verser un acompte leur sera présentée.

Cliquez sur Rendez-vous individuel > Services > sélectionnez un service puis cliquez sur Modifier > sous Tarification & Clients > Options de paiement à la validation > sélectionnez Verser un acompte > puis choisissez soit Pourcentage du prix du service soit Prix fixe.

Choisissez ensuite si l’acompte doit être exigé à la validation.

Le personnel qui réserve des rendez-vous individuels depuis la page de calendrier verra une option « réserver & payer ».

S’ils ont sélectionné un service nécessitant un acompte, et qu’ils cliquent sur « réserver & payer », une vente rapide leur sera proposée pour encaisser l’acompte. Un acompte payé met à jour le rendez-vous individuel pour l’afficher en orange.

Cliquez sur le rendez-vous individuel > à droite du nom du client, cliquez sur le menu déroulant > choisissez Payer maintenant.

L’option pourboire s’affichera dans le point de vente (Accueil > Point de vente) lorsqu’un service a été ajouté au panier.

Elle s’affichera également quand un membre du personnel encaisse un client depuis le calendrier des rendez-vous individuels, en cliquant sur le rendez-vous puis sur Payer. L’option pourboire s’affichera à côté du service dans le panier.

Dans les deux cas, après avoir cliqué sur « Pourboire », des montants prédéfinis s’affichent. Vous pouvez alors retourner l’écran vers le client pour qu’il fasse son choix avant de finaliser la vente.

Cliquez sur Paramètres > Configuration générale > descendez tout en bas où vous trouverez Pourboires. Enregistrez les modifications une fois terminé.

Cliquez sur Analyses > Synthèses > Synthèse de paie combinée. En bas de la synthèse d’un professeur, vous trouverez une section dédiée aux pourboires.

Si vous prévoyez de facturer l’assurance d’un client pour un rendez-vous individuel et avez besoin d’un moyen d’indiquer que le rendez-vous individuel est « à payer » en attendant, vous pouvez utiliser un mode de paiement personnalisé.

Plus tard, lorsque vous adresserez la facture à l’assurance du client, le pdf indiquera le mode de paiement personnalisé que vous avez créé. (Par ex.. « À payer par l’assurance », etc). Ce statut de paiement apparaîtra également dans tout rapport consulté contenant ce rendez-vous individuel.

Avant de commencer, assurez-vous d’avoir effectué les opérations suivantes :

Nous expliquons la procédure pour les deux ci-dessous.

Pour votre entreprise : cliquez sur Paramètres > Configuration générale > allez tout en bas > Ajouter un code et, si nécessaire, votre RIB pour que les compagnies d’assurance puissent vous verser les paiements.

Pour le personnel : Cliquez sur Configuration du studio > Professeurs > cliquez sur le menu déroulant à côté de leur nom > cliquez sur Modifier > ajoutez les codes prestataire de soins > Ajouter un code.

Pour les services : Cliquez sur Rendez-vous individuel > Services > choisissez le service > cliquez sur Modifier > allez dans paramètres supplémentaires > codes prestataires de soins > ajoutez un code.

Cliquez sur Clients > Liste des clients > sélectionnez le client > cliquez sur l’icône crayon à côté de son nom > cliquez sur Infos assurance > ajoutez les infos.

Cliquez sur Paramètres > Modes de paiement personnalisés > Actions > Créer un nouveau mode de paiement personnalisé > Nommez-le, par exemple « Facturé à l’assurance », « à payer par l’assurance » ou similaire.

Ce mode de paiement apparaîtra dorénavant partout où vous encaisserez un paiement via Mode de paiement > « Autre ».

Vous avez deux options : ouvrir le point de vente, ou accéder directement au rendez-vous individuel.
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​Depuis le rendez-vous

Cliquez sur Rendez-vous individuel > Calendrier > trouvez la réservation > cliquez dessus puis choisissez Payer > choisissez « Autre » > sélectionnez l’option personnalisée et confirmez le paiement.

Depuis le point de vente

Sélectionnez le client > ajoutez le rendez-vous individuel non payé au panier > sous « Paiement », choisissez « Autre » > sélectionnez le mode de paiement personnalisé.

La réservation dans la page calendrier s'affichera désormais comme payée (en vert) et sur la facture que vous enverrez plus tard, le mode de paiement personnalisé sélectionné sera affiché.

En outre, ce mode de paiement sera mentionné dans toute synthèse où vous consultez ce rendez-vous individuel, ce qui permet de suivre facilement les paiements « hors système » par facture.
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Si vous avez marqué un rendez-vous individuel comme devant être payé par facture (mode personnalisé), vous pouvez alors générer et envoyer un pdf à l’assurance du client.

Depuis la page de détail du rendez-vous individuel, cliquez sur le menu déroulant à côté du nom du client > Générer une facture prestataire de soins.

Cela peut aussi être fait depuis le profil du client. Cliquez simplement sur Activité > Historique > trouvez le rendez-vous et cliquez sur le menu déroulant > Générer une facture prestataire de soins.

Dans ce cas, il est possible d’envoyer une facture pour ces achats via la page de profil du client. Sous Abonnements actifs > cliquez sur le menu déroulant à droite de l’abonnement > Générer une facture prestataire de soins.

Nous le sommes. Nous savons que de nombreuses entreprises travaillent en lien avec le secteur de la santé, et il est essentiel de garantir la confidentialité et la protection des données de vos clients.

Nous avons travaillé activement sur l’arrière-plan pour que nos systèmes soient en conformité avec HIPAA, afin que vous n’ayez jamais à vous en préoccuper.

Cliquez sur Rendez-vous individuel > Tableaux de bord > dans l’onglet du personnel, utilisez les cases à cocher à côté des membres du personnel pour sélectionner ceux dont vous souhaitez modifier le taux de rémunération > puis sélectionnez « modifier taux de rémunération ».

Vous avez peut-être déjà défini un taux de rémunération par défaut pour un professeur lorsqu’il enseigne tous les cours collectifs ou rendez-vous individuels. Mais pour certains services de rendez-vous individuel, vous voudrez peut-être qu’un taux de rémunération par défaut différent soit automatiquement appliqué à ce professeur.

Vous pouvez définir cette exception en cliquant sur Rendez-vous individuel > Services > puis sur le service (sans le modifier).

Vous ouvrez alors une page où voir le taux de rémunération par défaut affecté à chaque professeur. Pour modifier le taux de rémunération par défaut pour ce service et ce professeur :

Cliquez sur le menu déroulant à droite du nom du professeur > puis Modifier le taux de rémunération.

Ensuite, quand vous :

ce taux de rémunération s’appliquera automatiquement par défaut.

Vérifiez que ce rendez-vous individuel dispose d’un taux de rémunération attribué. Attribuez-en un si nécessaire, puis vérifiez que la modification apparaisse dans la prochaine synthèse de paie.

Dans la synthèse de paie, utilisez le bouton « Appliquer les filtres » pour mettre à jour la synthèse. Actualiser la page n’actualisera pas les données.

Si cela résout le problème, pensez à attribuer des taux par défaut à chaque service et chaque professeur afin de ne pas avoir à y penser à chaque planification de rendez-vous individuel. Pour cela, cliquez sur Rendez-vous individuel > Services > cliquez sur le service.

Si vous constatez toujours des comportements inattendus, contactez notre support : [email protected].