Astuces professionnelles : Nous recommandons de mettre l’article de côté comme ceci pendant que vous configurez votre tableau de bord Momence.

Si vous lisez ceci dans une fenêtre contextuelle depuis votre tableau de bord Momence, cliquez sur ce lien pour ouvrir l’article dans un nouvel onglet.

Les rendez-vous sont généralement utilisés pour les services en tête-à-tête ou pour les petits groupes.

Si vous êtes une entreprise ayant de petits ou grands groupes, envisagez d’utiliser les cours collectifs car cela peut faciliter la planification, la réservation et les émargements. Si vous proposez généralement des services en tête-à-tête, les rendez-vous sont parfaitement adaptés.

Vous pouvez toujours répartir vos offres entre les rendez-vous et les cours collectifs selon la taille.

Les rendez-vous permettent à vos clients de réserver des services, des membres du personnel et des centres par eux-mêmes. Ou vous pouvez effectuer la réservation pour eux si vous le préférez. Pour mettre en place un calendrier de rendez-vous, nous utilisons ce que l’on appelle un tableau de bord de rendez-vous.

Si vous rendez un tableau de bord public, les clients verront le calendrier sur :

Un tableau de bord de rendez-vous nous permet d’assigner des membres du personnel, des services et des centres à réserver selon les plages horaires que nous définissons.

Pour en créer un, cliquez sur Rendez-vous > Tableau de bord > Créer un tableau de bord > choisissez vos paramètres > puis assignez des membres du personnel, des centres et des services.

Pour les explications des paramètres, reportez-vous à la table des matières (sur la droite si vous avez ouvert cet article dans son propre onglet).

Cliquez sur Rendez-vous > Tableaux de bord > sélectionnez votre tableau de bord > sélectionnez le personnel > Assigner un membre du personnel.

(Si un membre du personnel doit être ajouté, cliquez sur Paramètres > Comptes du personnel. Attribuez-leur un rôle selon les besoins, puis suivez les étapes mentionnées ci-dessus.

Tous les membres du personnel auront par défaut leur disponibilité de lundi à vendredi de 9h à 17h. Vous pouvez modifier cela via ce menu déroulant > plages de disponibilité.

Ensuite, choisissez centre > Assigner le centre. (Un centre est un centre).

Si vous devez ajouter un nouveau centre, cliquez sur « Gérer les centres » ou, dans la navigation à gauche, cliquez sur Configuration du studio > Centres > Ajouter un centre.

Une fois créé, le nouveau centre sera disponible pour l’assignation aux tableaux de bord de rendez-vous et lors de la planification des cours collectifs.

Sélectionnez services > Assigner un service > sélectionnez vos services.

Si des services doivent être créés, cliquez sur « Gérer les services ».

Pour configurer votre politique d’annulation et les frais automatiques pour les rendez-vous, allez dans Paramètres > Politique d’annulation > Rendez-vous.

Cliquez sur Rendez-vous > Calendrier > Validation.

Les tableaux de bord sont l’endroit où vous personnalisez votre calendrier de rendez-vous. Voici une explication de chaque paramètre majeur.

Cela détermine :

Les tableaux de bord privés (non publics) vous permettent de masquer le calendrier aux clients et de gérer vous-même toute la planification. Vous pouvez modifier à tout moment le paramètre public d’un tableau de bord.

Les paramètres de votre tableau de bord reflèteront par défaut vos « paramètres généraux des rendez-vous ».

Ci-dessous, pour illustrer comment chaque paramètre affecte votre calendrier, j’ai ouvert un onglet séparé avec une page de calendrier destinée aux clients.

Vous pouvez faire cela en cliquant sur Rendez-vous > Calendrier > Validation (en utilisant cmd + clic ou ctrl + clic).

Note : Les paramètres doivent être enregistrés depuis votre page « modifier le tableau de bord » avant qu’ils n’apparaissent dans le calendrier adjacent.

Cela contrôle la fréquence à laquelle les rendez-vous peuvent commencer (par exemple, toutes les 15, 30 ou 60 minutes). À quel point souhaitez-vous que vos heures de début disponibles soient précises pour vos clients ?

N’autorisez les clients à réserver des rendez-vous qu’à des heures précises dans l’heure. Par exemple, ce centre n’a des rendez-vous disponibles qu’à chaque quart d’heure. Vous pouvez choisir plusieurs de ces options.

Les temps tampon vous permettent d’ajouter du temps en début ou fin de rendez-vous pour la préparation ou le nettoyage.

Les temps tampon peuvent être consultés dans votre calendrier accessible au personnel en cliquant sur « options » en haut à droite.

Notez que :

Autoriser les chevauchements vous permet de contrôler si d’autres rendez-vous peuvent être réservés au début ou à la fin de rendez-vous existants. Cela peut également être contrôlé au niveau de chaque service.

Ce paramètre vous permet de donner aux clients la possibilité de réserver plusieurs services lors d’une seule validation.

Cela implique certaines restrictions (comme la sélection aléatoire du personnel) dont vous pouvez en savoir plus ici.

Choisissez d’afficher les créneaux disponibles au format hebdomadaire ou quotidien pour les clients.

Voici une vue semaine.

Et une vue jour.

Jusqu’à combien de jours à l’avance souhaitez-vous permettre à vos clients de réserver ? Cela affecte uniquement la période de réservation du client. Vous pouvez outrepasser cela lorsque vous effectuez la réservation pour eux. Pour un affichage de jours illimité à l’avance, entrez 0.

L’ordre dans lequel les clients sélectionnent membre du personnel, centre et heure. Si vos clients préfèrent généralement des membres du personnel spécifiques, commencez par le personnel.

Activez la sélection aléatoire des membres du personnel pour répartir les réservations de façon équilibrée. Les options sont « non », « oui (facultatif) » ou « oui (obligatoire) ».

Cela répartit également les réservations, mais entre les centres.

Ceci est essentiellement un paramètre de courtoisie pour votre membre du personnel. Si vous optez pour le paramètre par défaut de 60 minutes, cela signifie que votre membre du personnel disposera d’au moins 60 minutes pour arriver au studio avant le début du rendez-vous.

Notez que les professeurs reçoivent... cliquez sur Configuration du studio > Modèles transactionnels > SMS > envoyé aux professeurs > recherchez la réservation de rendez-vous.

Déterminez si plusieurs membres du personnel peuvent être réservés en même temps dans le même centre.

(Par exemple, si vous avez un centre assigné à ce tableau de bord appelé salle 1 et qu’il est trop petit pour plus d’un rendez-vous à la fois, vous ne souhaitez probablement pas activer les rendez-vous qui se chevauchent.

Si vous avez une grande salle où plusieurs rendez-vous peuvent avoir lieu en même temps, alors le chevauchement des rendez-vous par centre ne pose probablement pas de problème).

Les services disposent de nombreux paramètres personnalisables. Voici une explication de chacun d’eux et des captures d’écran montrant leur influence du côté du personnel ou des clients.

Pour voir les paramètres d’un service, cliquez sur Rendez-vous > Services > modifier un service via le menu déroulant.

Voici où le nom et la description seront affichés aux clients sur mobile (centre) et sur ordinateur (droite).

Si vous utilisez un agent IA, il pourra également lire ces descriptions pour répondre aux clients. Sans description, il se peut qu’il ne soit pas en mesure de répondre aux questions concernant un service.

C’est la couleur que vous verrez dans votre calendrier accessible au personnel. Si vos associations de couleurs sont inversées par rapport à ce qui est montré ci-dessous, vous pouvez modifier cela depuis les paramètres du tableau de bord.

Note : si vos rendez-vous sont entièrement rouges avec la couleur de service s’affichant en haut à gauche du rendez-vous, vous pouvez le modifier depuis votre page calendrier.

Cliquez sur Rendez-vous > Calendrier > Options > décochez « Intervertir les couleurs de l’arrière-plan et du statut ».

Pendant que nous sommes ici, c’est aussi là que vous pouvez voir vos temps de préparation et de finalisation, ou les temps tampon que nous aborderons plus tard.

Vous pouvez assigner un service à un tableau de bord directement depuis la page « modifier/créer » du service. Si un service est assigné à un tableau de bord, il devient réservable par les clients.

Notez que sur la droite, même s’il n’y a pas de coche, ces services sont tout de même assignés à ce tableau de bord.

La tarification s’affichera à côté du service (voir les deux captures ci-dessus). La taxe apparaîtra à la validation si le client n’a pas choisi d’utiliser une adhésion.

Si ce service s’adresse à plusieurs clients, vous pouvez limiter combien peuvent réserver dans le même rendez-vous.

Si plusieurs clients participent, le prix ne sera pas divisé par le nombre de clients.

Les paramètres des rendez-vous contrôlent TOUS les tableaux de bord à la fois.

Donc, si vous avez plusieurs tableaux de bord à modifier globalement, cliquez d’abord sur cette flèche de retour.

Ensuite, depuis la page liste des tableaux de bord, cliquez sur Actions > Paramètres des rendez-vous.

La page des paramètres des rendez-vous comporte principalement les mêmes paramètres que la page de paramètres individuels d’un tableau de bord. Pour une explication de leur fonctionnement, consultez la section « Paramètres du tableau de bord expliqués ».

N’oubliez pas : les modifications effectuées ici s’appliqueront à tous les tableaux de bord. Vous pouvez toujours personnaliser ces changements plus tard au niveau de chaque tableau de bord.

Ce qui est différent au bas de cette page — la section Paramètres généraux, que nous aborderons ci-dessous.

Lorsque vous cliquez sur Rendez-vous > Calendrier, quel calendrier souhaitez-vous voir ? Note : Vous aurez toujours accès aux autres calendriers des tableaux de bord via ce menu déroulant.

C’est la couleur d’affichage de vos rendez-vous sur les calendriers destinés au personnel — sauf si vous avez modifié la couleur d’un service spécifique (il suffit de modifier le service pour cela).

Nous avons modifié ici les sept premiers services individuels. Les autres conservent la couleur par défaut.

Cela vous permet de contrôler ce que voient vos clients lorsqu’ils passent à la validation.

À droite, une capture d’écran de ce que voient les clients quand vous choisissez « afficher les deux, le prix en devise comme principal ».
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Activez ceci si vous souhaitez qu’un email soit envoyé à l’email de votre studio. Vous pouvez modifier cet email depuis Paramètres > Configuration générale.