Cet article explique comment intégrer votre entreprise à Momence. Les liens ci-dessous feront défiler automatiquement la page vers la section sur laquelle vous cliquez.

Pour assurer une intégration fluide, nous recommandons de suivre ces étapes dans l'ordre.

Par exemple :

Stripe est un processeur de paiement tiers qui s'intègre à Momence pour recevoir les paiements de vos clients. Il leur donne la possibilité d'enregistrer leur carte et envoie les paiements vers votre compte Stripe.

Important :

Vous pouvez en savoir plus sur cette limitation ici : https://help.momence.com/en/articles/9167318-why-do-i-need-to-create-a-new-stripe-account-to-get-paid-by-momence

Si votre ancienne plateforme utilisait Stripe et que vous devez désormais révoquer son accès à Stripe,

connectez-vous à votre compte Stripe > cliquez sur Paramètres (en haut à droite) > puis, sous Paramètres de l'entreprise, sous Équipe et sécurité, cliquez sur Applications autorisées, recherchez l'ancienne plateforme puis cliquez sur révoquer.

Vous pouvez choisir si ces frais sont absorbés ou non par le client.

Pour modifier ce paramètre, cliquez sur Paramètres > sous Compte Hôte, cliquez sur Infos. Activez ou désactivez ensuite les paramètres de frais.

Étape 1 : Connecter Zoom

Pour connecter Zoom, dans Momence, cliquez sur Apps & Intégrations > Intégrations > Zoom > cliquez sur Connecter Zoom > saisissez vos identifiants Zoom.

Étape 2 : Désactiver le paramètre PMI dans zoom.us

Puis, connectez-vous à zoom.us > cliquez sur Paramètres > désactivez le paramètre pour « utiliser l’ID de réunion personnel lors de la planification d’une réunion »

Étape 3 (optionnel) : dans Momence, considérez d'autres paramètres pour les cours en ligne

De retour dans Momence, choisissez si vous souhaitez activer les enregistrements automatiques de présence. Si activé, cela vérifie si une personne inscrite est bien présente à l'appel et la marque automatiquement comme présente, vous épargnant cette étape supplémentaire.

Vous pouvez également activer l'envoi automatique des enregistrements Zoom aux participants. Remarque : ce paramètre nécessite que vous enregistriez chaque cours dans Zoom que vous souhaitez envoyer plus tard à vos clients. C'est-à-dire : lorsque vous commencez un cours sur Zoom, cliquez sur le bouton d'enregistrement et il sera envoyé à tous les participants par la suite.

Les emplacements peuvent être créés depuis Studio set-up > Emplacements et Salles.

Et vous pouvez choisir le compte Stripe à associer à cet emplacement.

Lorsque vous créez une salle ou un espace dans un emplacement, il vous sera demandé de sélectionner un emplacement « parent ».

Le texte bleu ci-dessus à propos de Zoom se réfère à ceci : après avoir connecté votre compte Zoom via (Apps & Intégrations > Intégrations tierces > Zoom), lorsque vous créerez de nouveaux cours, vous verrez une option comme celle-ci. Aucune salle requise.

Pour ajouter une bio et un logo, cliquez sur Paramètres > Infos.

Téléchargez les deux puis sauvegardez en bas de page.

Pour prévisualiser l'apparence après téléchargement, ouvrez l'application mobile côté client ou cliquez sur votre logo en haut à gauche > puis « votre page ».

Astuce : dans l'application mobile, votre logo sera « encadré » dans un cercle donc il est préférable d'utiliser des images carrées ou circulaires.

Pour ajouter une décharge, cliquez sur Paramètres > Décharges & conditions

Momence vous propose des options de décharge standard parmi lesquelles choisir. Sélectionnez le type de décharge > ajoutez le contenu et Sauvegardez.

Vous pouvez également créer un type de décharge personnalisé en cliquant sur « Nouvelle décharge ».

Où les clients peuvent-ils accepter les décharges ?

De trois façons possibles.

Dans le PDV, vous pouvez :

Pour les décharges enfants, si le parent est en caisse sur le POS et réserve pour son enfant, le bouton décharge à côté du nom de l'enfant affichera la décharge enfant à signer.

Cliquez dessus et vous verrez l'option pour faire signer le parent en personne.

Lorsque les clients sont en libre service

Si le client passe par sa propre page de paiement pour effectuer un achat, il devra accepter via une case à cocher. La décharge qu'il verra dépendra de ce qu'il achète.

Les décharges d'abonnement s'affichent lors de l'achat d'un abonnement.

Les décharges clients s'affichent pour les clients qui s'inscrivent à un cours.

Les décharges enfants apparaîtront au parent qui réserve pour ses enfants ainsi : Dans cet exemple, Julie réserve pour son fils, Ben.

Les décharges personnalisées peuvent être signées en allant sur le profil du client et, sous son nom, en cliquant sur Décharges personnalisées. À partir d'ici, vous pouvez leur faire signer en personne ou leur envoyer le lien de la décharge par email.

Ensuite, vous pouvez revenir à cette section où vous verrez un lien indiquant qu'ils ont signé. Si vous cliquez dessus, vous verrez ce à quoi ils ont consenti et la date/heure de leur signature.

Pour choisir votre politique d'annulation, cliquez sur Paramètres (en bas à gauche) > Politique d'annulation

Pour passer directement à la création de règles de prélèvement automatique, cliquez ici.

Ensuite, choisissez vos préférences de politique d'annulation pour les cours et les rendez-vous. Ensuite, définissez votre « date limite de crédit d'annulation ».

Exemple :

Dans la photo ci-dessous,

Cela signifie :

Ensuite, définissez une « période d'annulation tardive ». Cela vous permet de suivre les clients qui annulent très tard (recherchez dans vos rapports les « annulations tardives »). Cela vous permet aussi d'ajouter des règles qui prélèvent automatiquement pour les annulations tardives et les absences.

Après avoir défini la période d'annulation tardive (par exemple, 60 minutes), cliquez sur « Ajouter une nouvelle règle ».

Ensuite, nous passerons en revue chaque section de ce menu contextuel, et ce qu'elles signifient.

Ensuite, choisissez quand la pénalité sera appliquée. Essayez de passer la souris sur le point d’interrogation pour une description de chaque option.

Remarquez comment le texte d’explication évolue lorsque vous changez la valeur de « nombre de fois » (« Chaque », « Minimum » et « Exactement »).

Enfin, choisissez si cette règle doit regarder en arrière sur x jours/mois, ou…

... choisissez de ne regarder que pendant une période de renouvellement d'abonnement spécifique (ex : si c'est un renouvellement d'un mois, la règle s'appliquera à cette période uniquement, puis recommencera au prochain renouvellement).

Ensuite, définissez la pénalité à facturer et cliquez sur Créer la règle.

Sur la page des comptes du personnel (cliquez sur Paramètres > Gestion du personnel > Comptes du personnel) vous pouvez :

Sur la page des Enseignants/Instructeurs (cliquez sur Installation du studio > Enseignants / Instructeurs) vous pouvez :

La vidéo ci-dessous couvre tout cela, ainsi que comment :

Ceci explique comment ajouter des taux horaires pour les enseignants donnant des cours et des rendez-vous. Ces taux sont payés par cours ou par rendez-vous.

Pour définir des taux horaires — par exemple pour un poste à la réception ou toute personne qui pointe, cliquez sur Paramètres > Comptes du personnel. Ces taux horaires peuvent être cumulés avec les autres dans le Rapport de paie combiné.

Les taux pour ceux enseignant des cours ou rendez-vous peuvent être créés de différentes manières, par exemple via des taux de base ou des répartitions en pourcentage.

Pour commencer, cliquez sur Installation du studio > Taux de paiement > Ajouter un taux de paiement.

Depuis la page Ajouter un taux de paiement, chaque section comporte un point d'interrogation à survoler. Ceci vous donne une explication du fonctionnement de l'option de paiement.

Un taux de base est le montant que l'instructeur reçoit pour donner le cours, quelle que soit l'assistance.

Payer par client ajoute un montant supplémentaire pour chaque client présent. (note : vous pouvez choisir d'utiliser seulement le paiement par client sans taux de base si vous le souhaitez)

Une répartition en pourcentage regarde le chiffre d'affaires total du cours et permet de le partager avec l'enseignant, selon le pourcentage choisi ici.

Pour une visite détaillée de chaque option, consultez la vidéo ci-dessous.

Cela pré-remplit le taux de paiement de l’enseignant où que vous le planifiiez, quel que soit ce qu'il enseigne. Vous pouvez toujours modifier le taux de paiement après la pré-remplissage.

Pour le définir, cliquez sur Installation du studio > Enseignants > cliquez sur le menu déroulant à droite de l’enseignant > Modifier.

Bien qu'accélérer la planification grâce à un taux par défaut universel par enseignant soit utile, définir des taux par défaut pour des cours/rendez-vous spécifiques rend la gestion bien plus simple.

En plus, cela vous évite de devoir vous rappeler qui touche quel taux : à chaque affectation d’un enseignant à un cours ou rendez-vous, le taux par défaut que vous avez choisi pour ce cas est automatiquement affecté.

Avant de planifier vos cours et rendez-vous, vous pouvez contrôler le taux qui sera auto-rempli selon le cas :

• un cours provenant d'un modèle spécifique

• tout service de rendez-vous programmé sur un agenda spécifique

• un service précis programmé sur cet agenda de rendez-vous

Chacun des cas ci-dessus écrasera le taux par défaut défini. Autrement dit, vous dites à Momence : « Prévois d'attribuer ce taux par défaut pour cet enseignant partout où je le planifie, sauf si :

(Ex. Si cet enseignant est programmé sur un cours issu de ce modèle, attribuer ce taux de paiement)

Cliquez sur Installation du studio > menu déroulant à droite > Détail.

Dans le menu des taux de paiement par défaut de modèles de cours, cliquez sur le menu déroulant à droite puis Modifier le taux.

Pour définir un taux par défaut pour un enseignant, cliquez sur Installation du studio > Enseignants > modifiez l'enseignant

(Où tous les rendez-vous assignés à cet enseignant sur l'agenda utiliseront ce taux sauf si une règle de taux par service a été affectée)

Pour définir un taux par défaut pour un agenda précis, cliquez sur Rendez-vous > Agendas > cliquez sur l'agenda

Puis modifiez le taux par défaut de l'enseignant.

Pour définir un tarif par défaut pour un service de rendez-vous spécifique, cliquez sur Rendez-vous > Services > cliquez sur le menu déroulant à droite du service > cliquez sur Détail du service.

Modifiez ensuite le taux de salaire de l’enseignant, comme ceci.

Pour exécuter la paie, cliquez sur Paramètres du studio > Taux de rémunération > cliquez sur le bouton Exécuter la paie en haut à droite.

Ceci vous invitera à choisir si vous souhaitez voir le rapport de paie pour les cours ou les rendez-vous. Vous aurez ensuite la possibilité de définir les paramètres de date avant de télécharger le rapport.

Si vous souhaitez un rapport qui inclut les cours, les rendez-vous, les salaires horaires et les pourboires, utilisez le rapport de paie combiné, qui se trouve dans Analyses > Rapports > Paie du personnel.

***Important : Si vous prévoyez de créer des cours en ligne, assurez-vous d’avoir d’abord connecté Zoom. Vous trouverez les étapes nécessaires en haut de cet article.

Les modèles de cours vous permettent de :

Pour créer un modèle, ainsi qu’une série récurrente à partir de ce modèle,

cliquez sur Cours > Planning > Nouveau cours > Série récurrente > Nouveau modèle (+ bouton).

Dans cette vidéo, nous allons créer un abonnement qui :

Pour commencer, cliquez sur Adhésions > Abonnements/Forfaits > Abonnements

Nommez-le > fixez le prix (pour le montant mensuel) > dans les paramètres de durée, choisissez « intervalle absolu » pour les abonnements renouvelés > choisissez un mois. Remarque : « intervalle spécifique » est destiné aux dates de début et de fin fixes. Ex. 1er janvier - 31 mars.

Activez ce réglage de renouvellement automatique.

En bas de la page, choisissez à quoi cet abonnement peut servir.

Cliquez sur Créer, puis choisissez de le rendre public en cliquant sur Abonnements/Forfaits > puis en activant le bouton « À la une à la caisse ».

Cliquez sur Configuration du studio > Produits de détail > Créer un nouveau produit

Cliquez sur Configuration du studio > Modèles transactionnels > sélectionnez le modèle concerné.

Pour personnaliser davantage vos modèles transactionnels, cliquez sur Glisser-déposer > Ajouter du contenu

Puis commencez à faire glisser le contenu.

Cliquez sur Paramètres > Offres > Branding.

En bas de la page de paiement, vous trouverez des champs pour modifier la police et le texte.

La borne d’auto-enregistrement vous permet d’éliminer le besoin de cocher vos clients à l’arrivée en cours. Elle affiche tous les cours ayant lieu aujourd’hui, permettant ainsi à vos clients de faire leur sélection. Une fois qu’ils auront sélectionné leur prochain cours pour lequel ils se sont inscrits, ils verront un bouton à bascule à côté de leur nom.

Pour commencer, cliquez sur Apps et Intégrations > App Store > activez la borne d’auto-enregistrement