Pour choisir votre politique d'annulation pour tous les cours collectifs ou tous les rendez-vous, cliquez sur Paramètres (en bas à gauche) > Politique d'annulation.

(Note : nous expliquerons comment remplacer les politiques d'annulation pour certains cours collectifs et modèles plus loin dans l'article – utilisez la navigation latérale pour y accéder).

Choisissez ensuite vos préférences de politique d'annulation pour les cours et pour les rendez-vous. Puis définissez votre « limite de crédit d'annulation ».

Exemple :

Dans la capture ci-dessous,

Cela signifie que :

Ensuite, définissez une « période d'annulation tardive ». Cela vous permet de suivre les clients qui annulent très tard (recherchez dans vos rapports les « annulations tardives »). Cela vous permet aussi d'ajouter des règles qui prélèvent automatiquement pour les annulations tardives et les absences.

Après avoir défini la période d'annulation tardive (par exemple, 60 minutes), cliquez sur « Ajouter une nouvelle règle ».

Ensuite, nous passerons en revue chaque section de ce menu contextuel et ce qu'elle signifie.

Ensuite, choisissez quand la pénalité sera appliquée. Passez la souris sur le point d’interrogation pour avoir une description de chaque option.

Vous remarquerez que le texte d’explication évolue lorsque vous changez la valeur de « nombre de fois » (« Chaque », « Minimum » et « Exactement »).

Astuce : passer le nombre de 1 à 2 peut aider à rendre le résultat plus clair. (ex. « La pénalité sera appliquée à chaque 2e absence » au lieu de « à chaque 1re absence ». « Chaque 1re absence » signifie simplement « chaque absence ».)

Enfin, choisissez si cette règle doit regarder en arrière sur x jours/mois, ou…

... choisissez de ne regarder que pendant une période de renouvellement d'adhésion spécifique (ex : si c'est un renouvellement d'un mois, la règle s'appliquera à cette période uniquement, puis recommencera au prochain renouvellement).

Ensuite, définissez la pénalité à appliquer et cliquez sur Créer la règle.

Nous avons supprimé la nécessité de relancer manuellement et de réessayer de débiter les clients dont la carte n'a pas pu être débitée.

Si vous activez cette option, Momence tentera automatiquement de débiter la carte du client jusqu'à trois fois si son premier paiement échoue pour une absence ou des frais d'annulation tardive.

Pour activer ce paramètre, allez dans Paramètres > Politique d'annulation > Paramètres > Activer les relances automatiques. À partir de là, vous pourrez ajuster le nombre de jours entre les paiements échoués comme vous le souhaitez. Notez que ce paramètre peut être activé pour les frais des cours collectifs et des rendez-vous.

Autrement dit, comment m’assurer que les cours collectifs programmés à partir de ce modèle aient une politique d'annulation différente de la politique générale que j'ai définie dans Paramètres > Politique d'annulation ?

Pour modifier la politique d'annulation d’un modèle, cliquez sur Cours collectifs > Modèles de cours > localisez le modèle et cliquez sur le menu déroulant à droite > Modifier.

Faites défiler vers le bas, cliquez sur Politique d'annulation > activez "Remplacer".

Choisissez vos paramètres > Enregistrer.

Il vous sera demandé si vous souhaitez appliquer ce changement à :

Les règles que vous avez créées sur la page de politique d'annulation « générale » sont également disponibles pour les cours collectifs et les modèles de cours collectifs – au cas où vous auriez besoin de définir une politique différente.

Pour remplacer une politique d'annulation pour un cours collectif ou un modèle de cours, modifiez l'un ou l'autre, puis faites défiler jusqu'à la section « Politique d'annulation ».

N'oubliez pas : lors de la modification d’un modèle, vous pouvez propager les changements à tous les cours collectifs créés à partir de ce modèle.

Les nouvelles règles peuvent d’abord être créées sur la page de politique d'annulation générale (depuis Paramètres > Politique d'annulation). Vous pouvez activer ou désactiver ces règles depuis la page de politique d'annulation générale, puis les activer depuis la page de politique d'annulation « Remplacer ».

Après avoir créé la règle sur la page de politique d'annulation générale, localisez le cours collectif ou le modèle > utilisez le menu déroulant pour modifier le cours > faites défiler vers le bas > cliquez sur le chevron pour la politique d'annulation.

Après avoir effectué des modifications qui remplacent votre politique d'annulation principale, une coche verte apparaîtra pour indiquer que la politique de ce cours collectif ou de ce modèle est remplacée.

Une politique d'annulation est d'abord définie depuis Paramètres > Politique d'annulation. C’est votre politique « générale » qui s'applique à tous les cours collectifs — sauf si vous choisissez aussi de définir des politiques d'annulation individuelles au niveau du modèle ou du cours collectif (en modifiant un cours ou un modèle).

Dans chaque cours collectif ou modèle, si une politique d'annulation est définie, elle remplace la politique générale.

Jusqu'à présent, les règles — paramètres qui facturent pour des scénarios comme « absences » ou « annulations tardives » — n'étaient disponibles que sur la page de politique d'annulation générale.

Elles sont maintenant déployées sur les pages de politique d'annulation « Remplacer », vous permettant de définir des situations particulières pour des cours collectifs individuels ou tous les cours créés à partir d’un modèle spécifique.