Définir une « Politique Globale »

Pour choisir votre politique d'annulation pour toutes les classes ou tous les rendez-vous, cliquez sur Paramètres (en bas à gauche) > Politique d'annulation.

(Remarque : nous expliquerons comment outrepasser les politiques d'annulation pour certains cours et modèles plus loin dans l'article -- utilisez la navigation latérale pour y accéder).

Ensuite, choisissez votre préférence de politique d'annulation pour les cours et les rendez-vous. Ensuite, définissez votre « seuil de crédit d'annulation ».

Exemple :

Sur la photo ci-dessous,

la politique d'annulation des cours est réglée sur « crédits remboursés pour tout » ; et
La « période limite de crédit d'annulation » est fixée à 24 heures

Cela signifie que :

Si un client effectue d'abord un achat de cours avec une carte de crédit,
puis annule 25 heures avant le début du cours,
il recevra des crédits Momence en retour, ce qui maintient le revenu dans votre entreprise.
Et, s'il a effectué l'achat avec un pack de cours, il recevra le crédit de cours en retour

Période d'annulation tardive et règles de facturation automatique

Ensuite, définissez une « période d'annulation tardive ». Cela vous permet de suivre les clients qui annulent très tardivement (recherchez « annulations tardives » dans vos rapports). Cela vous permet également d'ajouter des règles qui facturent automatiquement en cas d'annulation tardive ou de non-présentation.

Après avoir défini la période d'annulation tardive (par exemple, 60 minutes), cliquez ensuite sur « Ajouter une nouvelle règle ».

Ensuite, nous allons détailler chaque section de ce menu contextuel et ce qu'elle signifie.

Tout d'abord, choisissez à quoi sert la règle de pénalité (soit pour une annulation tardive, soit pour une non-présentation)
Ensuite, choisissez à quelle adhésion cette règle s'applique

Ensuite, choisissez quand la pénalité sera facturée. Essayez de survoler le point d'interrogation pour obtenir une explication de chaque option.

Remarquez comment le texte du survol change pour chaque option (« Chaque », « Minimum » & « Exactement ») lorsque vous modifiez le champ « nombre de fois ».

Astuce : Changer le nombre de 1 à 2 peut aider à clarifier le résultat. (c.-à-d. « La pénalité sera facturée à chaque 2e non-présentation » par opposition à « La pénalité sera facturée à chaque 1re non-présentation »). « Chaque 1 fois » signifie simplement « à chaque non-présentation ».

Enfin, choisissez si cette règle doit examiner une période de x jours/mois dans le passé, ou...

... choisissez d'examiner uniquement une période de renouvellement d'adhésion spécifique (c.-à-d. si le renouvellement est d'un mois, la règle ne s'appliquera que pour cette période, puis recommencera au début du renouvellement suivant).

Définissez ensuite la pénalité qui sera facturée et cliquez sur Créer la règle.

Comment gérer les paiements échoués : utilisez la tentative automatique pour les frais de non-présentation et d'annulation tardive

Nous avons supprimé la nécessité de suivre et de réessayer manuellement les prélèvements pour les clients dont la carte n'a pas pu être débitée.

Si vous activez cette option, Momence tentera automatiquement de nouveau de débiter la carte du client jusqu'à trois fois si le premier paiement échoue pour des frais de non-présentation ou d'annulation tardive.

Pour activer ce paramètre, rendez-vous sur Paramètres > Politique d'annulation > Paramètres > Activer les nouvelles tentatives de facturation automatique. À partir de là, vous pourrez ajuster le nombre de jours entre les paiements échoués comme vous le souhaitez. Notez que ce paramètre peut être activé pour les frais de cours et de rendez-vous.

Comment mettre en place une politique d'annulation tardive pour un modèle de cours spécifique

Autrement dit, comment puis-je m'assurer que les cours programmés à partir de ce modèle aient une politique d'annulation différente de la politique globale définie dans Paramètres > Politique d'annulation ?

Pour modifier la politique d'annulation d'un modèle, cliquez sur Cours > Modèles de cours > localisez le modèle et cliquez sur le menu déroulant à droite > Modifier.

Faites défiler jusqu'en bas, cliquez sur Politique d'annulation > activez Remplacer

Choisissez vos paramètres > Enregistrer.

Vous devrez choisir si vous souhaitez appliquer ce changement à :

tous les futurs cours créés à partir de ce modèle, ou
uniquement aux futurs cours créés à partir de ce modèle et programmés après une certaine date de votre choix

Les politiques d'annulation « Remplacer » pour les cours et modèles incluent désormais l'accès aux règles

Les règles que vous avez créées sur la page de la politique d'annulation « Globale » sont également disponibles pour les cours et modèles de cours -- au cas où vous auriez besoin de définir une politique différente.

Pour remplacer une politique d'annulation pour un cours ou un modèle de cours, modifiez-le, puis faites défiler jusqu'à la section « Politique d'annulation ».

N'oubliez pas qu'en modifiant un modèle, vous pouvez propager les modifications à tous les cours créés à partir de ce modèle.

Pour remplacer une politique d'annulation pour un cours ou un modèle, accédez à celui-ci > cliquez sur son menu déroulant > cliquez sur Modifier puis faites défiler vers le bas.

N'oubliez pas qu'en modifiant un modèle, vous pouvez propager les modifications à tous les cours créés à partir de ce modèle.

Comment créer une nouvelle règle active uniquement dans la Politique d'annulation Remplaçante ?

De nouvelles règles peuvent d'abord être créées sur la page de la politique d'annulation Globale (via Paramètres > Politique d'annulation). Vous pouvez activer ou désactiver ces règles sur la page de la politique d'annulation Globale, puis les activer depuis la page de la Politique d'annulation Remplaçante.

Après avoir créé la règle sur la page de la politique d'annulation Globale, localisez le cours ou le modèle > utilisez le menu déroulant pour éditer le cours > faites défiler jusqu'en bas > cliquez sur la flèche pour afficher la politique d'annulation.

Après avoir effectué des modifications qui remplacent votre politique d'annulation principale, une coche verte apparaîtra pour indiquer que la politique de ce cours ou modèle est remplacée.

Terminologie Globale vs. Remplaçante : quelle est la différence ?

Une politique d'annulation est d'abord définie dans Paramètres > Politique d'annulation. C'est votre politique « Globale » qui s'applique à tous les cours -- sauf si vous choisissez également de définir des politiques d'annulation individuelles au niveau du modèle ou du cours (en modifiant un cours ou un modèle).

Dans chaque cours ou modèle, si une politique d'annulation est définie, elle remplace la politique globale.

Jusqu'à présent, les règles -- paramètres de facturation pour des scénarios comme « non-présentation » ou « annulation tardive » -- n'étaient disponibles que sur la page de la politique d'annulation « Globale ».

Elles sont désormais déployées sur les pages de la Politique d'annulation Remplaçante, vous permettant de définir des cas particuliers pour des cours individuels ou tous les cours issus d'un modèle spécifique.

Combien de temps puis-je attendre après le cours pour enregistrer un client ? Quand les frais de non-présentation sont-ils facturés ?

24 heures après la fin du cours. Si un client n'a pas été enregistré d'ici là, il sera considéré comme non-présent.

Puis-je modifier ce délai de 24 heures ?

Pas pour le moment.

Définir une politique d'annulation tardive pour un modèle de cours spécifique

C.-à-d. comment faire en sorte que les cours planifiés à partir de ce modèle aient une politique d'annulation différente de la politique globale que j'ai définie dans Paramètres > Politique d'annulation.