Pour choisir votre politique d'annulation pour tous les cours ou tous les rendez-vous, cliquez sur Paramètres (en bas à gauche) > Politique d'annulation.

(Remarque : nous verrons plus loin dans l'article comment personnaliser les politiques d'annulation pour certains cours et modèles — utilisez la navigation latérale pour y accéder).

Ensuite, choisissez votre préférence de politique d'annulation pour les cours et les rendez-vous. Ensuite, définissez votre 'Coupe de crédit d'annulation'.

Exemple :

Sur la photo ci-dessous,

Cela signifie que :

Ensuite, définissez une 'période d'annulation tardive'. Cela vous permet de suivre les clients qui annulent très tard (recherchez vos rapports pour 'annulations tardives'). Cela vous permet également d'ajouter des règles qui prélèvent automatiquement en cas d'annulation tardive et de non-présentation.

Après avoir défini la période d'annulation tardive (disons, 60 minutes), cliquez sur 'Ajouter une nouvelle règle.'

Ensuite, nous décomposerons chaque section de ce menu contextuel et ce qu'elle signifie.

Ensuite, choisissez quand la pénalité sera appliquée. Essayez de survoler le point d'interrogation pour obtenir une explication de chaque option.

Remarquez comment le texte apparait en survol pour chaque option ('Chaque', 'Minimum' & 'Exactement') lorsque vous changez le champ 'nombre de fois'.

Astuce pro : Changer le nombre de 1 à 2 peut aider à rendre le résultat plus clair. (c'est-à-dire. 'La pénalité sera appliquée tous les 2e absences' au lieu de 'La pénalité sera appliquée à chaque 1ère absence'. « À chaque absence » signifie simplement « à chaque non-présentation ».

Enfin, choisissez si cette règle doit remonter x nombre de jours/mois, ou...

... choisissez de ne regarder que pendant une période de renouvellement spécifique d'adhésion (ex. si c'est un renouvellement mensuel, la règle s'appliquera uniquement à cette période, puis redémarrera au début du prochain renouvellement.

Ensuite, définissez la pénalité qui sera appliquée et cliquez sur Créer une règle.

Nous avons supprimé la nécessité de procéder manuellement au suivi et à la relance des paiements pour les clients dont la carte n'a pas pu être débitée.

Si vous activez cette option, Momence tentera automatiquement de débiter la carte d’un client jusqu’à trois fois si son premier paiement échoue pour des frais de non-présentation ou d’annulation tardive.

Pour activer ce paramètre, accédez à Paramètres > Politique d'annulation > Paramètres > Activer la relance automatique des paiements. À partir de là, vous pourrez ajuster le nombre de jours entre chaque paiement échoué selon votre choix. Notez que ce paramètre peut être activé pour les frais de cours et de rendez-vous.

Autrement dit, comment m'assurer que les cours programmés à partir de ce modèle ont une politique d'annulation différente de la politique générale définie depuis Paramètres > Politique d'annulation ?

Pour modifier la politique d'annulation d’un modèle, cliquez sur Cours > Modèles de cours > trouvez le modèle puis cliquez sur le menu déroulant à droite > Modifier.

Faites défiler jusqu'en bas, cliquez sur Politique d'annulation > activez Remplacer.

Choisissez vos paramètres > Enregistrer.

Il vous sera demandé de choisir si vous souhaitez appliquer ce changement à :

Les règles que vous avez créées sur la page de la politique d'annulation « générale » sont également disponibles pour les cours et les modèles de cours — au cas où vous auriez besoin de définir une politique différente.

Pour remplacer une politique d'annulation pour un cours ou un modèle de cours, modifiez l'un ou l'autre, puis faites défiler jusqu'à la section « Politique d'annulation ».

N'oubliez pas qu'en modifiant un modèle, vous pouvez appliquer les changements à tous les cours créés à partir de ce modèle.

Pour remplacer une politique d'annulation pour un cours ou un modèle, accédez-y > cliquez sur son menu déroulant > cliquez sur Modifier et faites défiler jusqu'en bas.

N'oubliez pas qu'en modifiant un modèle, vous pouvez appliquer les changements à tous les cours créés à partir de ce modèle.

Les nouvelles règles peuvent d'abord être créées sur la page de la politique d'annulation générale (depuis Paramètres > Politique d'annulation). Vous pouvez activer ou désactiver ces règles depuis la page Politique d'annulation générale, puis les activer sur la page de la politique d'annulation Remplacer.

Après avoir créé la règle dans la page de la politique d'annulation générale, localisez le cours ou le modèle > utilisez un menu déroulant pour modifier le cours > faites défiler jusqu'en bas > cliquez sur la flèche pour la politique d'annulation.

Après avoir apporté des modifications qui remplacent votre politique d'annulation principale, une coche verte s'affichera pour indiquer que la politique de ce cours ou de ce modèle est remplacée.

Une politique d'annulation est d'abord définie depuis Paramètres > Politique d'annulation. C'est votre politique « générale » qui s'applique à tous les cours — sauf si vous choisissez aussi de définir des politiques d'annulation individuelles au niveau des modèles de cours ou des cours (en modifiant un cours ou un modèle).

Dans chaque cours ou modèle, si une politique d'annulation est définie, elle remplace la politique générale.

Jusqu'à présent, les règles — paramètres permettant de facturer pour des cas comme les absences ou les annulations tardives — n'étaient disponibles que sur la page de la politique d'annulation « générale ».

Elles sont désormais déployées dans les pages de la politique d'annulation Remplacer, vous permettant de définir des circonstances particulières pour des cours individuels ou tous les cours créés à partir d'un modèle spécifique.