Sind Sie ein Tanzstudio oder ein anderes semester- oder kursbasiertes Unternehmen? Gebührenabrechnungen könnten das bahnbrechende Werkzeug sein, das Sie gesucht haben. Sie können diese kostenlose App unter Apps & Integrationen > App-Store > Gebühren aktivieren.
Was sind Gebührenabrechnungen?
Gebührenabrechnungen sind ein Abrechnungstool, das es ermöglicht, bestimmte Kurse oder Semester in einem bestimmten Zeitraum zu gruppieren. Durch das Gruppieren dieser Kurse oder Semester können Sie Rabatte basierend auf Anmeldungen (z.B. Anzahl der gebuchten Semester, Anzahl der gebuchten Kinder, etc.) erstellen und Ratenzahlungstermine für Zahlungen festlegen, damit Kunden nicht den Gesamtbetrag im Voraus zahlen müssen. Zusätzlich berücksichtigt das System Stornierungen, späte Anmeldungen oder andere Änderungen und passt die geplanten Zahlungsbeträge des Kunden automatisch entsprechend an.
Besonders nützlich für Tanzstudios, bei denen Sie die Preise basierend auf der Anzahl der gebuchten Klassen (oder Stunden) in einem Semester oder der gemeinsam angemeldeten Kinder anpassen. Gebührenabrechnungen ermöglichen es, all diese Details im Hintergrund einzurichten und zu verwalten, sodass Sie sich nicht um alle feinen Details kümmern müssen. Das Tool ermöglicht auch das einfache Verfolgen aller Zahlungen (vergangene und zukünftige), Buchungen und Anmeldegebühren sowohl auf Ihrer Seite als auch auf Kundenseite.
Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie weiter für alle Details zur Einrichtung und Nutzung Ihrer ersten Gebührenabrechnung noch heute!
Erste Schritte
Um Ihre erste Gebührenabrechnung zu erstellen, navigieren Sie zu Klassen > Gebührenabrechnungen > Neue Gebührenabrechnung hinzufügen. Von hier aus können Sie den Namen und die Beschreibung Ihrer Abrechnung hinzufügen und sehen die Optionen, um Raten und Rabatte zur Abrechnung hinzuzufügen.
Raten Hinzufügen
Sobald Sie den Namen und die Beschreibung erstellt haben, können Sie mit dem Hinzufügen von Raten fortfahren. Raten sind ausgewählte Daten, an denen Kunden eine Zahlung für die registrierten Klassen und Kinder für eine bestimmte Saison leisten.
Angenommen, Sie betreiben ein Tanzstudio für Kinder und die Saison entspricht den Schulmonaten (z.B. September bis Juni). Anstatt dass Kunden den Gesamtbetrag vor dem 1. September zahlen müssen, könnten Sie monatliche Raten am ersten jedes Monats während dieser Zeit anbieten. Die Kunden können den Gesamtbetrag dennoch im Voraus bezahlen, doch die Raten ermöglichen mehr Zugänglichkeit durch kleinere monatliche Zahlungen.
Die Ratenbeträge basieren auf den Gesamtkosten aller Semester-/Kurs-Klassen, die jemand bucht, aufgeteilt auf die Gesamtanzahl der geplanten Zahlungen. Raten werden auch die Zahlungsbeträge automatisch anpassen, falls sich ein Schüler mitten im Semester anmeldet oder jemand eine Klasse storniert (all diese Berechnungen erfolgen automatisch im Hintergrund!).
Navigieren Sie zu: Klassen > Gebührenabrechnungen > Neue Gebührenabrechnung hinzufügen > Rate hinzufügen, um Ratenzahlungstermine zu einer Abrechnung hinzuzufügen.
Rabatte Hinzufügen
Als Nächstes fügen Sie Rabatte zu Ihrer Gebührenabrechnung hinzu. Innerhalb jeder Abrechnung haben Sie die Möglichkeit, einen oder mehrere Rabatte zuzuweisen. Rabatte können basieren auf Anzahl der Kinder, Anzahl der Buchungen oder durchschnittliche Anzahl der Stunden pro Woche. Zum Beispiel bieten Tanzstudios für Kinder Ballett-, Stepptanz- und Jazzkurse für verschiedene Altersgruppen an. Studenten können sich für eine oder mehrere Kurstypen anmelden, und Eltern können ein oder mehrere Kinder anmelden. Sie könnten Rabatte anbieten, wenn jemand sich für zwei oder mehr Kurstypen anmeldet, und auch einen Rabatt anbieten, wenn ein Elternteil zwei oder mehr Kinder anmeldet. Sie können diese hier einrichten. Rabatte können als Prozentsatz oder als fester Wert festgelegt werden und werden von dem Preis abgezogen, den Sie innerhalb der Semester oder Kurse selbst festgelegt haben.
Beachten Sie, dass das System die Zahlungsbeträge eines Kunden automatisch aktualisiert, falls nach der ersten Buchung Stornierungen oder Ergänzungen erfolgen. Das bedeutet, dass Sie sich nie darum kümmern müssen, jede Änderung im Zeitplan zu beachten und die Mathematik zur Aktualisierung der Zahlungen durchzuführen.
Rabatte können unter Klassen > Gebührenabrechnungen > Neue Gebührenabrechnung hinzufügen > Rabatt hinzufügen hinzugefügt werden.
Zusätzliche Einstellungen
Beim Erstellen einer Gebührenabrechnung haben Sie auch zusätzliche Einstellungen zu entscheiden, einschließlich:
Nur Buchungen über diese Gebührenabrechnung zulassen, was bedeutet, dass jedes zugeordnete Semester oder jeder zugeordnete Kurs mit der Abrechnung bezahlt werden muss (d.h. Kunden können nicht im Voraus oder mit Zahlungsplänen bezahlen).
Festlegung einer Gesamtkostenobergrenze, was bedeutet, dass wenn Kunden sich für mehrere Klassen oder mit mehreren Kindern anmelden, ein Höchstbetrag festgelegt wird.
Eine Anmeldegebühr pro Kind festlegen und entscheiden, ob es eine maximale Gebühr gibt, die ein Elternteil zahlen kann. Wenn Sie möchten, dass ein Elternteil die Anmeldegebühr nur einmal bezahlt, unabhängig von der Anzahl der angemeldeten Kinder, können Sie die Anmeldegebühr und den Höchstbetrag auf den gleichen Wert festlegen.
Entscheiden Sie, wann die Anmeldegebühr erhoben werden soll – beim Checkout oder bei der ersten Rate – sowie ein Keine Anmeldegebühren-Intervall (d.h., wenn ein Kunde einen Schüler für einen Kurs registriert und dann innerhalb von X Tagen einen weiteren hinzufügt, wird die Gebühr nicht erneut erhoben).
Finden Sie diese Einstellungen unter Klassen > Gebührenabrechnungen > Neue Gebührenabrechnung hinzufügen > Zusätzliche Einstellungen.
Semester und Kurse Zuweisen
Sobald Sie alle Raten, Rabatte und zusätzliche Einstellungen erledigt haben, können Sie die entsprechenden Semester und Kurse Ihrer Abrechnung zuweisen. Dies werden alle verschiedenen Klassen sein, die Sie innerhalb dieser bestimmten Abrechnung verknüpfen möchten (d.h. die innerhalb einer bestimmten Saison verbunden sind, oder wenn Sie unterschiedliche Preis- und Rabattstrukturen für Erwachsenenkurse versus Kinderkurse haben, könnten Sie sie auf unterschiedliche Abrechnungen aufteilen).
Speichern Sie die anfängliche Einrichtung der Abrechnung und klicken Sie auf die Registerkarte Semester und Kurse, um die entsprechenden für die Gebührenabrechnung, die Sie einrichten, zuzuweisen.
Details zur Kundenbezahltung und -registrierung
Sobald Sie Kunden für Semester und Kurse innerhalb einer Gebührenabrechnung angemeldet haben, können Sie zur Gebührenabrechnung > Kunden zurückkehren, um alle Details zur Kundenbezahltung und -registrierung zu sehen, beispielsweise die Anzahl der Kinder und gebuchten Buchungen eines Kunden. Wenn Sie auf einen einzelnen Kunden in diesem Tab klicken, können Sie unter dem Untertab Raten alle Zahlungen (vergangene und kommende) leicht sehen.
Wenn ein Kunde eine fehlgeschlagene Zahlung hat, wird dies deutlich angezeigt, damit Sie den Überblick behalten können, und alle erfolgreichen Zahlungen werden ebenfalls vermerkt.
Im Untertab Buchungen für jeden Kunden können Sie leicht erkennen, wie viel sie pro gebuchtem Semester oder Kurs bezahlt haben. Hier wird auch auf Rabatte hingewiesen, die bei den Buchungen enthalten waren. Der Untertab Anmeldegebühr zeigt ähnliche Daten zu den Raten und Buchungen.
Überwachung fehlgeschlagener Zahlungen
Damit Sie nicht in die Details jedes einzelnen Kunden einer Abrechnung gehen müssen, um fehlgeschlagene Zahlungen zu überwachen, steht auch ein Bericht über fehlgeschlagene Gebührenratenzahlungen zur Verfügung. Sie können diesen Bericht jederzeit abrufen und als Überprüfung verwenden, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen durchgeführt werden.
Um diesen Bericht zu finden, navigieren Sie zu Analytics > Berichte > Fehlgeschlagene Gebührenratenzahlungen.
Was Ihre Kunden sehen
Von ihrem Kundendashboard aus können Ihre Kunden alle Details der Gebührenabrechnung(en) sehen, für die sie sich angemeldet haben. Sie können leicht alle vergangenen und zukünftigen Raten, fehlgeschlagene Zahlungen, welche Buchungen sie haben (und deren Preise) sowie die gezahlten Anmeldegebühren einsehen. Auch auf dieser Seite können sie sehen, wie viel sie bereits gegen den geschuldeten Gesamtbetrag bezahlt haben.
Beachten Sie, dass Kunden sich auch anmelden, bezahlen und die Details der Gebührenabrechnungen direkt in der Momence-Mobile-App einsehen können!