Intake-Formulare ermöglichen es Ihnen, mehrere individuelle Formulare zu erstellen, um wichtige Informationen von Ihren Kunden zu sammeln. Formulare können auf verschiedene Arten an Kunden gesendet werden, sodass Sie ganz einfach zum richtigen Zeitpunkt die passenden Daten erfassen können.

Sie können jedem Formular verschiedene Feldtypen hinzufügen, darunter Texteingaben, Dropdown-Menüs, Kontrollkästchen und mehr. Außerdem können sie, falls erforderlich, die Unterschrift des Kunden verlangen.

Jedes Formular kann vom selben Kunden mehrfach ausgefüllt werden, sodass Sie flexibel immer dann neue Informationen erfassen können, wenn es nötig ist. Intake-Formulare helfen Ihnen, organisiert und besser vorbereitet zu bleiben.

Intake-Formulare sind als zusätzliche App implementiert, die zuerst in den Einstellungen aktiviert werden muss.

Für ein kurzes Video zur Verwendung von Intake-Formularen zum Fortschrittstracking klicken Sie hier.

Um ein neues Intake-Formular zu erstellen, navigieren Sie zu Kunden → Intake-Formulare und klicken Sie auf den Button Intake-Formular hinzufügen. Auf dieser Seite können Sie das gesamte Formular einrichten, indem Sie Folgendes ausfüllen:

Sie können ein neues Intake-Formular-Feld hinzufügen, indem Sie auf den Button Feld hinzufügen klicken. Sobald ein Feld hinzugefügt ist, können Sie:

Es stehen verschiedene Arten von Intake-Formularfeldern zur Verfügung. Jeder Typ verfügt über leicht unterschiedliche Konfigurationsoptionen:

Einige Intake-Formularfelder können als Trackables markiert werden. Weitere Informationen zu Trackables finden Sie im Abschnitt unten.

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Intake-Formulars können Sie jedes Feld auch einem Kundenfeld zuordnen.

Das bedeutet, wenn ein Kunde das Formular absendet, wird der Wert automatisch in seinem Kundenprofil gespeichert. Zugeordnete Werte können dann an verschiedenen Stellen angezeigt werden, wie auf der Seite Kundendetails, sodass wichtige Informationen leicht auffindbar sind, ohne jede Einzelsendung öffnen zu müssen.

Die Feldzuordnung ist optional – wenn ein Feld nicht zugeordnet ist, bleibt dessen Wert nur in den Intake-Formular-Einsendungen gespeichert.

Diese Funktion hilft Ihnen, Kundenprofile automatisch aktuell zu halten und manuelle Dateneingaben zu reduzieren.

Alle erstellten Intake-Formulare werden unter Kunden → Intake-Formulare aufgelistet. Auf dieser Seite sehen Sie auf einen Blick:

Sie können auch folgende Aktionen durchführen:

Das Bearbeiten eines bestehenden Intake-Formulars funktioniert genauso wie das Erstellen eines neuen. Sie können den Namen, die Beschreibung, die Sichtbarkeit, die Unterschriftsanforderung und die Feldeinstellungen aktualisieren.

Sie können jedoch den Feldtyp eines bestehenden Feldes nicht ändern. Wenn Sie einen anderen Feldtyp benötigen, müssen Sie das alte Feld löschen und ein neues hinzufügen.

Um Zeit zu sparen, können Sie ein bestehendes Intake-Formular auch duplizieren. Dadurch wird eine Kopie mit denselben Einstellungen und Feldern erstellt, die Sie dann nach Bedarf anpassen können, ohne komplett von vorne zu beginnen.

Wenn Sie auf ein Formular in der Liste klicken, öffnet sich die Detailseite Intake-Formular. Hier können Sie die Basisinformationen einsehen:

Sie können außerdem folgende Aktionen durchführen:

Wenn Sie auf eine bestimmte Einsendung in der Liste klicken, öffnet sich ein Einsendedetails-Dialog.

In diesem Dialog können Sie:

Es gibt mehrere Wege, wie Intake-Formulare an Kunden übermittelt werden können:

In Webseite einbetten – Intake-Formular kann mittels bereitgestelltem Codeschnipsel in die Webseite eingebettet werden. Grundfarben (wie Hintergrund- und Buttonfarbe) können angepasst werden, um besser zum Branding Ihrer Website zu passen.

Um den einbettbaren Code zu erhalten:

Sie können dann den generierten iframe-Code kopieren und auf Ihrer Webseite einfügen.

So können Sie das Branding des Intake-Formulars anpassen:

Auf der Branding-Einstellungsseite können Sie anpassen:

Auf Abruf senden – Der Gastgeber kann Intake-Formulare manuell über das Nachrichtensystem an Kunden senden. Perfekt für Einzelanfragen oder Nachverfolgungen.

Mit Terminleistungen verknüpfen – Der Gastgeber kann ein Intake-Formular mit einer bestimmten Terminleistung verknüpfen. Der Gastgeber kann außerdem steuern, wann das Formular versendet wird:

Nur beim ersten Mal – wird nur versendet, wenn der Kunde die Leistung zum ersten Mal bucht.

Jedes Mal – wird jedes Mal versendet, wenn die Leistung gebucht wird.

Hinweis: Dafür muss die Terminleistung ein zugeordnetes Intake-Formular haben. (Sie können ein Formular einer Leistung zuordnen, indem Sie die Leistung bearbeiten und zu 'Intake-Formulare' scrollen.)

Das Ausfüllen eines Formulars für einen Kunden erfolgt durch das Klicken auf einen Termin > dann Intake-Formular.

Neben 'Jetzt ausfüllen' klicken Sie auf Start & geben die geforderten Angaben ein.

Daten aus Intake-Formularen werden an mehreren Stellen in der App angezeigt, um es Gastgebern zu erleichtern, wichtige Informationen zu finden:

Kundendetailseite

Tab "Einsendungen" – zeigt alle ausgefüllten Intake-Formulare für den Kunden an

Zugeordnete Werte – zeigt zugeordnete Feldwerte direkt im Kundenprofil an

Tab "Fortschrittstracking" – visualisiert Trackable-Felder im Zeitverlauf

Terminbuchungen

Falls ein Intake-Formular einer Leistung zugeordnet ist, können die Formularinformationen direkt innerhalb der Terminbuchungsdetails eingesehen werden.

E-Mail-Vorlagen Einstellungen

Gastgeber können E-Mail-Vorlagen anpassen, sodass Links oder Hinweise zu Intake-Formularen automatisch eingefügt werden und es Kunden erleichtert wird, diese zum passenden Zeitpunkt auszufüllen.

E-Mail-Vorlagen können unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen konfiguriert werden

Einige Felder (je nach Typ) können als Trackable markiert werden. Wenn ein Feld entsprechend markiert ist, wird dessen Verlauf im Tab Fortschrittstracking im Kundenprofil angezeigt.

Fortschrittstracking visualisiert Kundendaten im Zeitverlauf – zeigt Trends, Verbesserungen oder andere Veränderungen. Gastgeber können diese Daten auf der Seite Kundendetail → Fortschrittstracking einsehen, wobei die Ergebnisse in leicht verständlichen Formaten wie Zeitachsen, Diagrammen oder Galerien angezeigt werden.

Trackable-Felder helfen Gastgebern, Kundenziele, Meilensteine oder messbare Werte zentral zu überwachen.

Um ein Trackable-Feld zu erstellen, navigieren Sie auf die Erstellseite Intake-Formular oder Bearbeitungsseite (siehe oben). Fügen Sie ein neues Feld hinzu oder bearbeiten Sie ein bestehendes Feld. Sie können dann:

Sobald gespeichert, werden die Felddaten auf der Seite Kundenfortschritt angezeigt, immer wenn Kunden das Formular einreichen.

Nicht alle Feldtypen unterstützen Tracking, Einheiten oder Auswertungstypen. Die Tabelle unten zeigt, welche Feldtypen als trackable markiert werden können, ob sie Einheiten und Auswertungstypen unterstützen und wie die Daten im Fortschrittstracking dargestellt werden:

Dieses Video zeigt, wie man ein Intake-Formular einrichtet und Fortschritte nachverfolgt.

Der Fortschritt kann im Tab "Fortschrittstracking" im Profil eines Kunden eingesehen werden.

Bilder werden in einer zeitbasierten Galerie angezeigt. Bilder werden nach Einsendedatum sortiert, sodass Gastgeber den visuellen Fortschritt nebeneinander sehen können.

Um das Erscheinungsbild eines Intake-Formulars anzupassen, klicken Sie auf Kunden > Intake-Formulare > Einstellungen.
​

Nehmen Sie Anpassungen vor und speichern Sie.

Hinweis: Um das Ergebnis zu testen, öffnen Sie einen neuen Tab und navigieren Sie zu Kunden > Intake-Formulare > wählen Sie ein Formular aus und klicken Sie auf den Link oben im Formular.

Wenn Sie im Einstellungsmenü Änderungen vornehmen, aktualisieren Sie das Intake-Formular im anderen Tab, um diese Änderungen zu sehen.

An einzelne Terminleistungen

Kunden, die diese Leistungen buchen, werden aufgefordert, die von Ihnen gewünschten Informationen einzugeben.

Als iFrame auf Ihre Webseite

Das ist ein kleiner Codeschnipsel, den Sie in Ihren Website-Builder einfügen können.

Ist einer Terminleistung ein Formular zugeordnet, kann der zugewiesene Trainer die Antworten des Kunden in den Termindetails sehen. Klicken Sie auf Termine > Zeitplan > suchen Sie den Termin und klicken Sie darauf, um Antworten anzuzeigen.

Erstellen Sie zunächst Ihre benutzerdefinierten Informationsfelder (über Kunden > Benutzerdefinierte Informationsfelder).

Erstellen Sie anschließend ein Intake-Formular (klicken Sie auf Kunden > Intake-Formulare), wo Sie die Möglichkeit haben:

Achten Sie darauf, die Formularänderungen zu speichern, wenn Sie fertig sind.

Klicken Sie auf Termine > Leistungen > bearbeiten Sie eine Leistung, scrollen Sie bis ganz unten.

Direkt über Weitere Einstellungen sehen Sie folgende Möglichkeiten:

Ja, auf der Seite Intake-Formulare über das Dropdown-Menü oben rechts.

Sie können die Farben für all Ihre Formulare gleichzeitig einstellen.

Klicken Sie auf Intake-Formulare > wählen Sie ein Formular aus > klicken Sie auf diesen Link

Klicken Sie auf Kunden > Intake-Formulare > wählen Sie ein Formular aus > klicken Sie auf Aktionen > In Webseite einbetten > kopieren Sie den Code im Popup und fügen Sie ihn auf der gewünschten Unterseite Ihres Website-Builders ein.

Falls Sie das Formular nicht direkt auf Ihrer Seite ausfüllen lassen (siehe vorherige Frage), erhalten die Kunden nach der Terminbuchung eine E-Mail. Sobald sie (oder Sie) sie für die jeweilige Terminleistung mit Formular buchen, erhalten sie eine E-Mail mit folgendem Inhalt.

Ja, im Studio-Setup > Transaktionsvorlagen > Suche nach 'Intake'. Die Vorlage heißt 'Intake-Formular-Ausfüllanfrage'.

Sie können eine Test-E-Mail von der oben genannten Seite mit Transaktionsvorlagen versenden. Allerdings enthält diese E-Mail keinen Link oder Kundennamen.

Um eine E-Mail mit echtem Namen und funktionierendem Link zu sehen, buchen Sie einen Testkunden über das Terminboard für die zugewiesene Terminleistung. Dadurch erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zum Ausfüllen des Formulars.

Durch Klicken auf den Link landen Sie hier.

Als Mitglied des Teams sehen Sie im Termindetail diese gelbe 'Intake-Formular'-Markierung. Dies zeigt an, dass das Formular versendet, aber noch nicht ausgefüllt wurde.

Sobald ein Kunde das Formular ausgefüllt hat, wird dieser Text lila und Sie können die Antworten über einen Button einsehen.

Ja. Sie können sie einsehen, indem Sie zum Kundenprofil navigieren und auf diesen Pfeil klicken. Wählen Sie 'Intake-Formulare' aus, um alle bisher hinterlegten Intake-Formulare zu sehen.

Klicken Sie auf ein Formular (unter Kunden > Intake-Formulare) und Sie sehen die Einsendungen ganz unten.

Es gibt außerdem einen Custom Fields Report (unter Analytics > Reports), der besonders hilfreich ist, wenn Sie die Antworten Ihrer Kunden in bestimmte benutzerdefinierte Informationsfelder übertragen. Suchen Sie einfach nach Custom Fields, um ihn zu finden.

Jedes Kundenprofil enthält einen Bereich direkt unter den Credits, der alle ausgefüllten benutzerdefinierten Informationsfelder anzeigt.