Legen Sie eine "Übergreifende Richtlinie" fest.
Um Ihre Stornierungsrichtlinie für alle Kurssitzungen oder alle Termine auszuwählen, klicken Sie auf Einstellungen (unten links) > Stornierungsrichtlinie.
(Anmerkung: Wir erklären später im Artikel, wie Sie Stornierungsrichtlinien für bestimmte Kurssitzungen und Vorlagen überschreiben können – nutzen Sie dazu die seitliche Navigation.)
Wählen Sie dann Ihre bevorzugte Stornierungsrichtlinie für Kurssitzungen und Termine. Legen Sie dann den „Stornierungsguthaben-Stichtag“ fest.
Beispiel:
Im unteren Foto gilt:
ist die Kurs-Stornierungsrichtlinie auf "Guthabenrückgabe für alles" gesetzt; und
die Frist zum Rückerstattungsguthaben ist auf 24 Stunden gesetzt
Das bedeutet:
Wenn ein Kunde eine Kurssitzung zuerst mit Kreditkarte kauft
und dann 25 Stunden vor Beginn des Kurses storniert,
erhalten sie Momence-Guthaben zurück, sodass der Umsatz in Ihrem Unternehmen bleibt.
Und wenn der Kauf mit einem Kurssitzungs-Paket erfolgte, erhält er das Kursguthaben zurück.
Frist für verspätete Stornierungen und Regeln für automatische Gebühren
Legen Sie als Nächstes eine „Frist für späte Stornierungen“ fest. So können Sie Kunden erfassen, die besonders spät stornieren (suchen Sie in Ihren Berichten nach „späten Stornierungen“). Sie können außerdem Regeln festlegen, die automatisch Gebühren für späte Stornierungen und Nichterscheinen erheben.
Nachdem Sie die Frist für späte Stornierungen festgelegt haben (z. B. 60 Minuten), klicken Sie auf ‚Neue Regel hinzufügen‘.
Als Nächstes gehen wir auf die einzelnen Abschnitte dieses Pop-up-Menüs genauer ein und erklären ihre Bedeutung.
Wählen Sie zuerst, wofür die Sanktionsregel gilt (entweder für eine späte Stornierung oder ein Nichterscheinen)
Wählen Sie dann, für welche Mitgliedschaft diese Regel gilt
Wählen Sie als Nächstes, wann die Sanktion erhoben wird. Versuchen Sie, mit der Maus über das Fragezeichen zu fahren, um eine Erklärung zu jeder Option zu erhalten.
Beachten Sie, wie sich der Erklärungstext beim Zeigen auf die Option (‚Jede‘, ‚Minimum‘ und ‚Genau‘) anpasst, wenn Sie das Feld ‚Anzahl‘ ändern.
Tipp: Wenn Sie die Anzahl von 1 auf 2 ändern, wird das Ergebnis deutlicher. (Das bedeutet: ‚Die Sanktion wird bei jedem zweiten Nichterscheinen erhoben‘ anstatt ‚Die Sanktion wird bei jedem ersten Nichterscheinen erhoben‘. 'Jedes 1. Mal' bedeutet einfach 'jedes Mal, wenn jemand nicht erscheint'.)
Wählen Sie schließlich, ob diese Regel einen x Tage oder Monate zurückliegenden Zeitraum berücksichtigt, oder ...
... legen Sie fest, dass sie nur während eines bestimmten Mitgliedschafts-Verlängerungszeitraums gilt (Beispiel: Bei einer monatlichen Verlängerung gilt die Regel nur für diesen Zeitraum und beginnt dann beim nächsten Zyklus erneut).
Legen Sie dann die zu erhebende Sanktion fest und klicken Sie auf „Regel erstellen“.
Wie Sie mit fehlgeschlagenen Zahlungen umgehen: Verwenden Sie automatische Wiederholungen für Gebühren bei Nichterscheinen und verspäteten Stornierungen
Wir haben die Notwendigkeit beseitigt, Zahlungen für Kunden, deren Karten abgelehnt wurden, manuell nachzuverfolgen und erneut zu versuchen.
Wenn Sie diese Option aktivieren, versucht Momence automatisch, die Karte eines Kunden bis zu dreimal erneut zu belasten, falls die erste Zahlung für ein Nichterscheinen oder eine verspätete Stornierungsgebühr fehlschlägt.
Um diese Einstellung zu aktivieren, navigieren Sie zu Einstellungen > Stornierungsrichtlinie > Einstellungen > Automatische Belastungswiederholungen aktivieren. Von dort aus können Sie die Anzahl der Tage zwischen fehlgeschlagenen Zahlungen beliebig anpassen. Anmerkung: Diese Einstellung kann sowohl für Kurssitzungen als auch Termin-Gebühren aktiviert werden.
So richten Sie eine verspätete Stornierungsrichtlinie für eine bestimmte Kurssitzungsvorlage ein
Mit anderen Worten: Wie stelle ich sicher, dass Kurssitzungen, die aus dieser Vorlage terminiert wurden, eine andere Stornierungsrichtlinie haben als die übergreifende Richtlinie, die ich unter Einstellungen > Stornierungsrichtlinie festgelegt habe?
Um die Stornierungsrichtlinie einer Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie Kurssitzungen > Kurssitzungsvorlagen > suchen Sie die Vorlage und klicken Sie auf das Dropdown-Menü rechts > Bearbeiten.
Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Stornierungsrichtlinie > "Überschreiben" aktivieren.
Wählen Sie Ihre Einstellungen > Speichern.
Es wird Ihnen angezeigt, ob Sie diese Änderung anwenden möchten auf:
alle zukünftigen Kurssitzungen, die aus dieser Vorlage erstellt werden, oder
nur auf zukünftige Kurssitzungen, die aus dieser Vorlage erstellt und nach einem von Ihnen gewählten Datum terminiert werden
"Überschriebene" Stornierungsrichtlinien für Kurssitzungen und Vorlagen enthalten jetzt Zugriff auf Regeln
Die Regeln, die Sie auf der Seite der "Übergreifenden" Stornierungsrichtlinie erstellt haben, sind nun auch für Kurssitzungen und Kurssitzungsvorlagen verfügbar — falls Sie eine andere Richtlinie festlegen müssen.
Um eine Stornierungsrichtlinie für eine Kurssitzung oder Kurssitzungsvorlage zu überschreiben, bearbeiten Sie eine der beiden und scrollen Sie zum Abschnitt 'Stornierungsrichtlinie'.
Denken Sie daran: Beim Bearbeiten einer Vorlage können Sie die Änderungen auf alle Kurssitzungen anwenden, die aus dieser Vorlage erstellt wurden.
Wie erstelle ich eine neue Regel, die nur in der Überschriebenen Stornierungsrichtlinie aktiv ist?
Neue Regeln können zuerst auf der Seite der übergreifenden Stornierungsrichtlinie erstellt werden (unter Einstellungen > Stornierungsrichtlinie). Sie können diese Regeln auf der Seite der übergreifenden Stornierungsrichtlinie ausschalten oder einschalten und sie dann auf der Seite der überschriebenen Stornierungsrichtlinie aktivieren.
Nachdem Sie die Regel auf der Seite der übergreifenden Stornierungsrichtlinie erstellt haben, suchen Sie die Kurssitzung oder Vorlage > verwenden Sie das Dropdown-Menü, um die Kurssitzung zu bearbeiten > scrollen Sie nach unten > klicken Sie das Caret für Stornierungsrichtlinie.
Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, die Ihre Haupt-Stornierungsrichtlinie überschreiben, erscheint ein grüner Haken, der anzeigt, dass die Richtlinie für diese Kurssitzung oder Vorlage überschrieben wurde.
Übergreifende vs. Überschriebene Begriffe: Was ist der Unterschied?
Eine Stornierungsrichtlinie wird zuerst unter Einstellungen > Stornierungsrichtlinie festgelegt. Dies ist Ihre "Übergreifende" Richtlinie, die für alle Kurssitzungen gilt – es sei denn, Sie legen zusätzliche individuelle Stornierungsrichtlinien auf Vorlage- oder Kurssitzungsebene fest (durch Bearbeiten einer Kurssitzung oder Vorlage).
Innerhalb jeder Kurssitzung oder Vorlage gilt: Wenn eine Stornierungsrichtlinie festgelegt ist, überschreibt diese die übergreifende Richtlinie.
Bisher waren Regeln – Einstellungen, die bei Szenarien wie ‚Nichterscheinen‘ oder ‚verspäteten Stornierungen‘ Gebühren auslösen – nur auf der Seite der "übergreifenden" Stornierungsrichtlinie verfügbar.
Jetzt werden sie auch auf den Seiten der "überschriebenen" Stornierungsrichtlinie bereitgestellt. Damit können Sie besondere Umstände für einzelne Kurssitzungen oder alle Kurssitzungen, die aus einer bestimmten Vorlage erstellt wurden, festlegen.