Êtes-vous un studio de danse, ou un autre type d'entreprise basée sur des semestres ou des cours ? Les registres de frais de scolarité peuvent être l'outil révolutionnaire que vous cherchez. Vous pouvez activer cette application gratuite dans Applications & Intégrations > Boutique d'applications > Frais de scolarité.

Les registres de frais de scolarité sont un outil de facturation qui vous permet de regrouper des cours ou des semestres spécifiques ensemble sur une période de temps spécifique. Le regroupement de ces cours ou semestres vous permet de créer des remises basées sur les inscriptions (c'est-à-dire le nombre de semestres réservés, le nombre d'enfants inscrits, etc.) et vous permet de planifier des dates pour les paiements échelonnés, afin que les clients n'aient pas besoin de tout payer d'avance. De plus, le système prendra en compte les annulations, les inscriptions tardives ou toute autre modification et ajustera automatiquement les montants des paiements prévus du client en conséquence.

Particulièrement utile pour les studios de danse où vous ajustez les tarifs en fonction du nombre de cours (ou d'heures) quelqu'un s'inscrit pour un semestre, ou du nombre d'enfants inscrits ensemble. Les registres de frais de scolarité permettent de configurer et de gérer tous ces détails en arrière-plan, afin que vous n'ayez pas à suivre tous les détails minutieux. L'outil permet également un suivi simple et facile de tous les paiements (passés et futurs), bookings et frais d'inscription à votre fin ainsi que du côté client.

Voulez-vous en savoir plus? Continuez à lire pour découvrir tous les détails sur la façon de configurer et d'utiliser votre premier registre de frais de scolarité aujourd'hui!

Pour créer votre premier registre de frais de scolarité, allez à Cours > Registres de frais de scolarité > Ajouter un nouveau registre de scolarité. De là, vous pouvez ajouter le nom et la description de votre registre, et vous verrez les options pour ajouter des paiements échelonnés et des remises au registre.

Une fois que vous avez créé le nom et la description, vous pouvez passer à l'ajout de paiements échelonnés. Les paiements échelonnés sont des dates choisies où les clients effectueront un paiement pour les cours et l'enfant(s) enregistrés pour une saison spécifique.

Par exemple, disons que vous dirigez un studio de danse pour enfants et que la saison suit les mêmes mois que l'année scolaire (c'est-à-dire. de septembre à juin). Au lieu d'exiger que les clients paient le total d'avance avant le 1er septembre, vous pourriez offrir des paiements échelonnés mensuels le premier de chaque mois pendant cette période. Les clients peuvent toujours choisir de payer la totalité à l'avance, mais les paiements échelonnés permettent plus d'accessibilité en offrant des paiements mensuels plus petits.

Les montants des paiements échelonnés sont basés sur le coût total de tous les cours/semestriels auxquels quelqu'un s'inscrit, répartis entre le nombre total de paiements prévus. Les paiements échelonnés ajusteront également automatiquement les montants des paiements si un étudiant s'inscrit en cours de semestre ou si quelqu'un annule une de leurs cours (tous ces calculs se font automatiquement sur le back end!).

Allez à : Cours > Registres de frais de scolarité > Ajouter un nouveau registre de scolarité > Ajouter un paiement échelonné pour commencer à ajouter des dates de paiements échelonnés à un registre.

Ensuite, ajoutez les remises à votre registre de frais de scolarité. Dans tout registre, vous avez la possibilité d'attribuer une ou plusieurs remise(s). Les remises peuvent être basées sur le nombre d'enfants, le nombre de réservations ou le nombre moyen d'heures par semaine. Par exemple, disons que votre studio de danse pour enfants offre des cours de ballet, de tap et de jazz pour des tranches d'âge différentes. Les étudiants peuvent s'inscrire à un ou plusieurs types de cours, et les parents peuvent inscrire un ou plusieurs enfants. Vous pourriez offrir des remises si quelqu'un s'inscrit à deux types de cours ou plus, et également offrir une remise si un parent inscrit deux enfants ou plus. Vous pouvez configurer cela ici. Les remises peuvent être configurées comme un pourcentage ou une valeur fixe, et seront déduites du prix que vous avez défini dans les semestres ou les cours eux-mêmes.

Notez que le système mettra automatiquement à jour les montants des paiements d'un client si des annulations ou des ajouts surviennent après la réservation initiale. Cela signifie que vous n'avez jamais à vous soucier de suivre chaque changement d'horaire et de faire les calculs pour mettre à jour les paiements.

Les remises peuvent être ajoutées sous Cours > Registres de frais de scolarité > Ajouter un nouveau registre de scolarité > Ajouter une remise.

Lors de la création d'un registre de frais de scolarité, vous aurez également des paramètres supplémentaires à décider, y compris :

Trouvez ces réglages sous Cours > Registres de frais de scolarité > Ajouter un nouveau registre de scolarité > Paramètres supplémentaires.

Une fois que vous avez terminé tous les Paiements échelonnés, les Remises et les paramètres supplémentaires, vous pouvez commencer à attribuer les semestres et les cours appropriés à votre registre. Ceux-ci incluront tous les différents cours que vous souhaitez relier à ce registre particulier (c'est-à-dire qui sont connectés dans une certaine saison, ou si vous avez des prix et réductions différents pour les cours pour adultes vs enfants, vous pourriez les placer sur des registres différents).

Après avoir enregistré l'initialisation du registre, cliquez sur l'onglet Semestres et cours pour attribuer ceux qui sont appropriés pour le registre de frais de scolarité que vous configurez.

Une fois que vous avez des clients inscrits à des semestres et des cours dans un registre de frais de scolarité, vous pouvez revenir à Registre de frais de scolarité > Clients pour voir tous les détails de paiement et d'inscription des clients, tels que le nombre d'enfants et le nombre de réservations qu'un client a. Si vous cliquez sur un client individuel dans cet onglet, vous pouvez facilement voir tous les paiements (passés et à venir) sous l'onglet Paiements échelonnés.

Si un client a un paiement échoué, cela apparaîtra clairement pour que vous puissiez suivre, et tous les paiements réussis sont également notés.

Dans l'onglet Réservations pour tout client, vous pouvez facilement voir combien ils ont payé par semestre ou cours réservé. Cela indiquera également toute remise incluse avec les réservations. L'onglet Frais d'inscription affichera des données similaires aux paiements échelonnés et réservations.

Pour ne pas avoir à consulter les détails de chaque client séparément dans un registre pour suivre les paiements échoués, il y a également un rapport de Paiements échelonnés échoués des frais de scolarité disponible. Vous pouvez tirer ce rapport à tout moment et l'utiliser comme vérification pour vous assurer que tous les paiements sont effectués.

Pour trouver ce rapport, allez dans Analytique > Rapports > Paiements échelonnés échoués des frais de scolarité.

Depuis le tableau de bord client, vos clients pourront voir tous les détails des registres de frais de scolarité auxquels ils se sont inscrits. Ils peuvent facilement voir tous les paiements échelonnés passés et futurs, tout paiement échoué, les réservations qu'ils ont (et les prix), et les frais d'inscription qu'ils ont payés. Également sur cette page, ils peuvent voir le montant qu'ils ont payé par rapport au montant total dû.

Notez que les clients peuvent également s'inscrire, payer et voir les détails des registres de frais de scolarité directement dans l'application mobile Momence!