Gli appuntamenti sono generalmente utilizzati per servizi 1:1 oppure per piccoli gruppi.

Se gestisci un'attività per gruppi piccoli o grandi, considera l'uso delle classi poiché ciò può rendere più efficiente la pianificazione, la prenotazione e i check-in. Se normalmente offri servizi 1:1, gli appuntamenti sono la soluzione ideale.

Puoi sempre suddividere le tue offerte tra appuntamenti e classi in base alle dimensioni.

Gli appuntamenti permettono ai tuoi clienti di effettuare prenotazioni di servizi, staff e sedi in autonomia. Oppure, se preferisci, puoi effettuare tu stesso la prenotazione per loro. Per avviare la programmazione di appuntamenti, utilizziamo uno strumento chiamato bacheca degli appuntamenti.

Una bacheca degli appuntamenti consente di assegnare staff, servizi e sedi da rendere prenotabili negli orari di disponibilità che scegliamo.

Per crearne una, fai clic su Appuntamenti > Bacheca > Crea bacheca.

Le bacheche dispongono di molte impostazioni personalizzabili. Usa questa guida per aiutarti a scegliere quali impostazioni sono più adatte alle tue esigenze. Dopo aver creato una bacheca, assegneremo servizi, staff e sedi e poi imposteremo la loro disponibilità.

Le bacheche sono dove personalizzi il programma degli appuntamenti. Ecco una spiegazione di ciascuna delle principali impostazioni.

Questo determina:

Le bacheche private (non pubbliche) consentono di nascondere il programma ai clienti e di gestire tutta la pianificazione autonomamente. Puoi modificare l'impostazione di visibilità pubblica della bacheca in qualsiasi momento.

Le impostazioni della tua bacheca, di default, rispecchieranno le tue "impostazioni generali degli appuntamenti".

Di seguito, per illustrare come ciascuna impostazione influisce sul programma, ho aperto una scheda separata con una pagina programma visibile ai clienti.

Puoi farlo facendo clic su Appuntamenti > Programma > Check-out (utilizzando command + clic o control + clic).

Nota: le impostazioni devono essere salvate dalla pagina "modifica bacheca" prima che appaiano nel programma adiacente.

Questa impostazione controlla ogni quanto possono iniziare gli appuntamenti (es. ogni 15, 30 o 60 minuti). Con quale granularità desideri mostrare gli orari di inizio disponibili ai tuoi clienti?

Consenti ai clienti di prenotare appuntamenti solo in determinati momenti dell'ora. Ad esempio, questa struttura offre appuntamenti che iniziano solo ogni quarto d'ora. Puoi scegliere più di una di queste opzioni.

I margini di tempo ti permettono di aggiungere tempo all'inizio o alla fine degli appuntamenti per attività come preparazione o pulizia.

I margini di tempo possono essere visualizzati dal programma rivolto allo staff facendo clic su 'opzioni' in alto a destra.

Nota:

Consenti sovrapposizione ti consente di controllare se altri appuntamenti possono essere prenotati sovrapponendosi all'inizio o alla fine degli appuntamenti esistenti. Questa impostazione può essere gestita anche a livello di singolo servizio.

Questa impostazione consente ai clienti di prenotare più di un servizio in un unico check-out.

Questa funzione prevede alcune restrizioni (come la necessità di selezionare lo staff in modo casuale), che puoi approfondire qui.

Scegli se mostrare gli orari disponibili in formato settimanale o giornaliero per i clienti.

Ecco una vista settimanale.

Ed una vista giornaliera.

Con quanto anticipo desideri consentire ai clienti di effettuare le prenotazioni? Questa impostazione influisce solo quando effettuano la prenotazione. Puoi sovrascrivere questa impostazione quando effettui la prenotazione per loro. Per mostrare giorni infiniti in anticipo, inserisci 0.

L'ordine in cui i clienti scelgono staff, sede e orario. Se i tuoi clienti tendono a preferire membri specifici dello staff, inizia selezionando lo staff.

Attiva la selezione staff casuale per distribuire le prenotazioni in modo equo. Le opzioni sono "no", "sì (opzionale)" o "sì (obbligatorio)".

Questa funzione distribuisce equamente le prenotazioni, ma tra le sedi.

Questa è essenzialmente un'impostazione di cortesia per il tuo staff. Se scegli il valore predefinito di 60 minuti mostrato sopra, lo staff avrà almeno 60 minuti per arrivare in studio prima dell'inizio dell'appuntamento.

Nota che gli insegnanti ricevono le notifiche dalle impostazioni Studio Setup > Transactional Templates > SMS > inviate agli insegnanti > cerca Appuntamento prenotazione.

Decidi se è possibile prenotare più staff contemporaneamente nella stessa sede.

(Ad esempio, se hai una sede assegnata a questa bacheca chiamata stanza 1 e risulta troppo piccola per più di un appuntamento nello stesso momento, probabilmente non vuoi abilitare la sovrapposizione).

Se hai una stanza grande in cui possono svolgersi più appuntamenti contemporaneamente, allora la sovrapposizione di appuntamenti per sede potrebbe andare bene.

Fai clic su Appuntamenti > Bacheche > seleziona la tua bacheca > seleziona staff > Assegna staff.

(Se devi aggiungere staff, fai clic su Impostazioni > Account staff. Assegna loro un ruolo secondo necessità, poi segui i passaggi sopra indicati.

Di default, tutto lo staff avrà la disponibilità impostata da lunedì a venerdì dalle 9:00 alle 17:00. Puoi modificare questa impostazione tramite questo menu a discesa > orari di disponibilità.

Successivamente, scegli sede > Assegna sede. (Una sede è una location).

Se devi aggiungere una nuova sede, fai clic su 'Gestisci sedi' oppure, nel menu a sinistra, fai clic su Studio set-up > Sedi > Aggiungi sede.

Una volta creata, la nuova sede sarà disponibile per l'assegnazione alle bacheche appuntamento e nella pianificazione delle classi.

Seleziona servizi > Assegna servizio > seleziona i tuoi servizi.

Se è necessario creare nuovi servizi, fai clic su 'Gestisci servizi'.

I servizi hanno molte impostazioni personalizzabili. Ecco una spiegazione di ciascuna e schermate di dove influiscono sullo staff o sui clienti.

Per visualizzare le impostazioni di un servizio, fai clic su Appuntamenti > Servizi > modifica un servizio utilizzando il relativo menu a discesa.

Qui viene mostrata la descrizione del nome ai clienti su mobile (al centro) e desktop (a destra).

Se utilizzi un agente AI, sarà in grado di leggere queste descrizioni ed usarle nelle sue risposte ai clienti. Senza descrizioni potrebbe non essere in grado di rispondere a domande sul servizio.

Questo è il colore che vedi nel programma rivolto allo staff. Se la relazione tra i colori appare opposta rispetto a quanto mostrato sotto, puoi gestirla tramite le impostazioni della bacheca.

Nota: se i tuoi appuntamenti sono completamente rossi con il colore del servizio nell'angolo in alto a sinistra dell'appuntamento, puoi modificarlo dalla pagina programma.

Fai clic su Appuntamenti > Programma > Opzioni > deseleziona 'Inverti colori di sfondo e stato'.

Già che sei qui, questo è anche il punto dove visualizzare i tempi di preparazione e chiusura, o i margini di tempo che vedremo in seguito.

Puoi assegnare un servizio a una bacheca direttamente dalla pagina 'modifica/crea' del servizio. Se un servizio è assegnato a una bacheca, è prenotabile dai clienti.

Nota che, anche se a destra non ci sono segni di spunta, questi servizi sono comunque assegnati a questa bacheca.

Il prezzo viene visualizzato accanto al servizio (vedi due schermate sopra). L'IVA sarà mostrata al check-out se il cliente non ha scelto di utilizzare un abbonamento.

Le impostazioni appuntamenti controllano TUTTE le bacheche contemporaneamente.

Quindi, se hai più bacheche e ti accorgi di dover apportare una modifica a tutte, fai prima clic su questa freccia indietro.

Poi, dalla pagina elenco bacheche, fai clic su Azioni > Impostazioni appuntamento.

La pagina delle impostazioni appuntamento ha quasi tutte le stesse impostazioni della pagina impostazioni della bacheca singola. Per una spiegazione di ciascuna impostazione, consulta la sezione 'impostazioni bacheca spiegate'.

Ricorda, le modifiche effettuate qui saranno applicate a tutte le bacheche. Potrai sempre modificare successivamente queste impostazioni a livello di singola bacheca.

Quello che cambia in fondo a questa pagina è la sezione delle Impostazioni generali, che tratteremo di seguito.

Quando clicchi Appuntamenti > Programma, quale programma desideri visualizzare? Nota: avrai comunque accesso agli altri programmi delle bacheche tramite questo menu a discesa.

Questo è il colore con cui gli appuntamenti verranno visualizzati nei programmi rivolti allo staff -- a meno che tu non abbia modificato il colore di uno specifico servizio (modifica il servizio per cambiare questa impostazione).

Qui sono stati modificati i primi 7 servizi individuali. Gli altri avranno il colore predefinito.

Questo ti permette di controllare ciò che i clienti vedono mentre svolgono il check-out.

A destra trovi uno screenshot di cosa vedono i clienti quando scegli 'mostra entrambi, prezzo in valuta come principale'.
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Attiva questa opzione se desideri che venga inviata una email al tuo studio. Puoi aggiornare questa email da Impostazioni > Configurazione generale.