¿Eres un estudio de danza u otro tipo de negocio basado en semestres o cursos? Los libros de matrícula podrían ser la herramienta revolucionaria que has estado buscando. Puedes activar esta aplicación gratuita en Aplicaciones & Integraciones > Tienda de aplicaciones > Matrículas.

Los libros de matrícula son una herramienta de facturación que te permite agrupar cursos o semestres específicos en un período de tiempo determinado. La agrupación de estos cursos o semestres te permite crear descuentos basados en inscripciones (es decir, número de semestres reservados, número de niños registrados, etc.) y te permite programar fechas de pago por cuotas, para que los clientes no tengan que pagar todo por adelantado. Además, el sistema tendrá en cuenta las cancelaciones, las inscripciones tardías o cualquier otro cambio y ajustará automáticamente las cantidades de pago programadas del cliente en consecuencia.

Especialmente útil para estudios de danza donde ajustas los precios según el número de clases (u horas) a las que alguien se inscribe en un semestre, o el número de niños registrados juntos. Los libros de matrícula permiten que todos estos detalles se configuren y gestionen en el back-end, para que no tengas que llevar un control de todos los detalles minuciosos. La herramienta también permite un seguimiento simple y fácil de todos los pagos (pasados y futuros), reservas y cuotas de inscripción tanto en tu parte como en la del cliente.

¿Quieres aprender más? ¡Sigue leyendo para conocer todos los detalles sobre cómo configurar y utilizar tu primer libro de matrícula hoy!

Para crear tu primer libro de matrícula, navega a Clases > Libros de matrícula > Agregar nuevo libro de matrícula. Desde aquí, puedes agregar el nombre y descripción de tu libro, y verás las opciones para agregar cuotas y descuentos al libro.

Una vez que hayas creado el nombre y descripción, puedes proceder a agregar cuotas. Las cuotas son fechas seleccionadas en las que los clientes realizarán un pago por la(s) clase(s) y niño(s) que registraron para una temporada específica.

Por ejemplo, supongamos que diriges un estudio de danza para niños y la temporada coincide con los meses del año escolar (es decir, de septiembre a junio). En lugar de requerir que los clientes paguen el total por adelantado antes del 1 de septiembre, podrías ofrecer cuotas mensuales el primero de cada mes durante ese período. Los clientes aún pueden optar por pagar el monto total por adelantado, sin embargo, las cuotas permiten mayor accesibilidad al ofrecer pagos mensuales más pequeños.

Los montos de las cuotas se basan en el costo total de todas las clases de semestre/curso a las que alguien se inscribe, dividido entre el número total de pagos programados. Las cuotas también calcularán automáticamente el prorrateo de los montos de pago en caso de que un estudiante se inscriba a mitad del semestre establecido, o si alguien cancela una de sus clases (¡todos estos cálculos se realizarán automáticamente en el back-end!)

Navega a: Clases > Libros de matrícula > Agregar nuevo libro de matrícula > Agregar cuota para comenzar a agregar fechas de cuota a un libro.

El siguiente paso es agregar descuentos a tu libro de matrícula. Dentro de cualquier libro, tienes la capacidad de asignar uno o varios descuentos. Los descuentos pueden basarse en el número de niños, número de reservas o el número promedio de horas por semana. Por ejemplo, digamos que tu estudio de danza para niños ofrece clases de ballet, tap y jazz para diferentes rangos de edades. Los estudiantes pueden inscribirse en uno o varios tipos de clases, y los padres pueden inscribir a uno o varios niños. Podrías querer ofrecer descuentos si alguien se registra en dos o más tipos de clases, y también ofrecer un descuento si un padre inscribe a dos o más niños. Puedes configurarlos aquí. Los descuentos se pueden configurar como un porcentaje o como un valor fijo, y se deducirán del precio que has establecido dentro de los semestres o cursos en sí.

Ten en cuenta que el sistema actualizará automáticamente los montos de pago del cliente si ocurren cancelaciones o adiciones después de la reserva inicial. Esto significa que nunca tendrás que preocuparte por prestar atención a cada cambio de horario y hacer cuentas para actualizar los pagos.

Los descuentos se pueden agregar bajo Clases > Libros de matrícula > Agregar nuevo libro de matrícula > Agregar un descuento.

Al crear un libro de matrícula, también tendrás configuraciones adicionales para decidir, incluyendo:

Encuentra estas configuraciones en Clases > Libros de matrícula > Agregar nuevo libro de matrícula > Configuraciones adicionales.

Una vez que hayas completado Cuotas, Descuentos y configuraciones adicionales, puedes comenzar a asignar los semestres y cursos apropiados a tu libro. Estos serán todas las diferentes clases que deseas conectar dentro de este libro en particular (es decir, las que están conectadas dentro de una determinada temporada, o si tienes diferentes precios y descuentos para clases de adultos vs. clases infantiles, podrías separarlas en diferentes libros).

Después de guardar la configuración inicial del libro, haz clic en la pestaña Semestres y cursos para asignar los apropiados para el libro de matrícula que estás configurando.

Una vez que hayas registrado clientes en semestres y cursos dentro de un libro de matrícula, puedes volver al libro de matrícula > Clientes para ver todos los detalles de pago y registro del cliente, como el número de niños y el número de reservas que tiene un cliente. Si haces clic en un cliente individual dentro de esta pestaña, puedes ver fácilmente todos los pagos (pasados y próximos) bajo la sub-pestaña Cuotas.

Si un cliente tiene un pago fallido, esto se mostrará claramente para que puedas llevar un control, y también se notan todos los pagos exitosos.

Dentro de la sub-pestaña Reservas para cualquier cliente, puedes ver fácilmente cuánto han pagado por semestre o curso reservado. Esto también notará cualquier descuento que se incluyó con las reservas. La sub-pestaña Cuota de inscripción mostrará datos similares a los de cuotas y reservas.

Para que no tengas que revisar los detalles de cada cliente individual dentro de un libro para hacer el seguimiento de pagos fallidos, también hay un informe de Pagos fallidos de cuotas de matrícula disponible. Puedes extraer este informe en cualquier momento y usarlo como un chequeo para asegurar que se realicen todos los pagos.

Para encontrar este informe, navega a Analíticas > Informes > Pagos fallidos de cuotas de matrícula.

Desde el tablero del cliente, tus clientes podrán ver todos los detalles de los libros de matrícula en los que se han inscrito. Pueden ver fácilmente todas las cuotas pasadas y futuras, cualquier pago fallido, qué reservas tienen (y precios), y qué cuotas de inscripción han pagado. También en esta página pueden ver la cantidad que han pagado contra la cantidad total adeudada.

Ten en cuenta que los clientes también pueden inscribirse, pagar y ver los detalles de los libros de matrícula todo directamente desde la aplicación móvil de Momence.