Les formulaires d'admission vous permettent de créer plusieurs formulaires personnalisés pour collecter des informations importantes auprès de vos clients. Les formulaires peuvent être envoyés aux clients de différentes manières, ce qui facilite la collecte des bonnes données au bon moment.

Vous pouvez ajouter différents types de champs à chaque formulaire, y compris des zones de texte, des listes déroulantes, des cases à cocher, et plus encore. En outre, ils peuvent exiger la signature du client si nécessaire.

Chaque formulaire peut être rempli plusieurs fois par le même client, ce qui vous donne la flexibilité de recueillir des informations actualisées chaque fois que nécessaire. Les formulaires d'admission vous aident à rester organisé et mieux préparé.

Les formulaires d'admission sont implémentés comme une application supplémentaire qui doit d'abord être activée dans les paramètres.

Pour regarder une courte vidéo sur l'utilisation des formulaires d'admission pour suivre les progrès, cliquez ici.

Pour créer un nouveau formulaire d'admission, allez dans Clients → Formulaires d'admission et cliquez sur le bouton Ajouter un formulaire d'admission. Sur cette page, vous pouvez configurer l'ensemble du formulaire en remplissant :

Vous pouvez insérer un nouveau champ de formulaire d'admission en cliquant sur le bouton Ajouter un champ. Une fois ajouté, chaque champ peut :

Il existe plusieurs types de champs de formulaire d'admission disponibles. Chaque type dispose d'options de configuration légèrement différentes :

Certains champs de formulaire d'admission peuvent être marqués comme Suivis. Vous pouvez trouver plus d'informations sur les champs suivis dans la section ci-dessous.

Lors de la création ou de la modification d'un formulaire d'admission, chaque champ peut aussi être associé à un champ client.

Cela signifie que lorsque le client soumet le formulaire, la valeur saisie sera automatiquement enregistrée sur son profil client. Les valeurs associées peuvent alors être consultées à différents endroits, comme la page Détail client, facilitant ainsi l'accès aux informations importantes sans avoir à ouvrir chaque soumission de formulaire.

Le mappage des champs est optionnel : si un champ n'est pas associé, ses données resteront uniquement dans les soumissions de formulaires d'admission.

Cette fonctionnalité vous aide à tenir les profils clients à jour automatiquement et réduit la saisie manuelle des données.

Tous les formulaires d'admission créés sont listés sous Clients → Formulaires d'admission. Sur cette page, vous pouvez voir rapidement :

Vous pouvez également effectuer plusieurs actions :

Modifier un formulaire d'admission existant fonctionne de la même façon que de créer un formulaire. Vous pouvez mettre à jour le nom, la description, la visibilité, l'exigence de signature et les paramètres des champs.

Cependant, vous ne pouvez pas changer le type de champ d'un champ existant. Si vous avez besoin d'un type de champ différent, vous devrez supprimer l'ancien champ et en ajouter un nouveau.

Pour gagner du temps, vous pouvez également dupliquer un formulaire d'admission existant. Cela crée une copie avec tous les paramètres et champs identiques, que vous pouvez ensuite modifier selon vos besoins sans repartir de zéro.

Cliquer sur un formulaire dans la liste ouvre la Page de détail du formulaire d'admission. Ici, vous pouvez voir les informations de base :

Vous pouvez également effectuer plusieurs actions :

Lorsque vous cliquez sur une soumission spécifique dans la liste, une fenêtre de détail de soumission s'ouvre.

Dans cette fenêtre, vous pouvez :

Il existe plusieurs façons de transmettre un formulaire d'admission aux clients :

Intégrer sur le site Web – le formulaire d'admission peut être intégré sur un site web en utilisant un extrait de code fourni. Les couleurs de base (comme la couleur de fond et des boutons) peuvent être configurées pour mieux correspondre à l'identité visuelle du site.

Pour obtenir le code d'intégration :

Vous pourrez alors copier le code iframe généré et le coller sur votre site web.

Pour personnaliser l'apparence du formulaire d'admission :

Sur la page des paramètres de marque, vous pouvez personnaliser :

Envoyer à la demande – l'hôte peut envoyer manuellement un formulaire d'admission à un client via le système de messagerie. Parfait pour des demandes ponctuelles ou des relances.

Associer à des services avec rendez-vous – l'hôte peut lier un formulaire d'admission à un service spécifique. L'hôte peut également contrôler quand le formulaire est envoyé :

Uniquement à la première fois – envoyé uniquement lorsque le client réserve le service pour la première fois.

À chaque fois – envoyé à chaque réservation du service.

Remarque : ceci nécessite que le service de rendez-vous ait un formulaire d'admission associé. (Vous pouvez attribuer un formulaire à un service en modifiant le service et en descendant jusqu'à 'Formulaires d'admission'.)

La soumission d'un formulaire pour un client se fait en cliquant sur un rendez-vous > puis sur Formulaire d'admission.

À côté de « Soumettre maintenant », cliquez sur Démarrer et complétez les champs demandés.

Les données des formulaires d'admission peuvent apparaître à plusieurs endroits dans l'application afin de permettre aux hôtes d'accéder facilement aux informations importantes :

Page détail client

Onglet Soumissions – affiche tous les formulaires d'admission remplis pour le client

Valeurs associées – affiche les valeurs associées directement dans le profil du client

Onglet Suivi des progrès – visualise les champs suivis dans le temps

Réservations de rendez-vous

Si un formulaire d'admission est lié à un service, les informations du formulaire peuvent être consultées directement dans le détail de la réservation de rendez-vous

Paramètres des modèles d'e-mails

Les hôtes peuvent personnaliser les modèles d'e-mails pour inclure automatiquement des liens ou références vers les formulaires d'admission, facilitant ainsi la saisie par les clients au bon moment.

Les modèles d'e-mails peuvent être configurés dans Paramètres → Modèles d'e-mails

Certains champs (selon leur type) peuvent être marqués comme suivis. Lorsqu'un champ est marqué ainsi, sa progression dans le temps s'affichera dans l'onglet Suivi des progrès du profil du client.

Le suivi des progrès visualise les données clients dans le temps : tendances, améliorations ou autres changements. Les hôtes peuvent accéder à ces données depuis la page Détail client → Suivi des progrès, où les résultats sont affichés dans un format facile à lire tel que des chronologies, des graphiques ou des galeries.

Les champs suivis aident les hôtes à suivre les objectifs, étapes clés ou toute donnée mesurable du client au même endroit.

Pour créer un champ suivi, allez sur la page de création de formulaire d'admission ou la page d'édition (voir ci-dessus). Ajoutez un nouveau champ ou modifiez un champ existant. Vous pouvez alors :

Une fois enregistré, les données de ce champ apparaîtront dans la page Progrès client à chaque soumission du formulaire par les clients.

Tous les types de champs ne prennent pas en charge le suivi, les unités ou les types d'évaluation. Le tableau ci-dessous montre quels types de champs peuvent être suivis, s'ils prennent en charge les unités et les types d'évaluation, et comment les données s'affichent dans le suivi des progrès :

Cette vidéo explique comment configurer un formulaire d'admission et suivre les progrès.

Les progrès peuvent être consultés depuis l'onglet Suivi des progrès sur le profil du client.

Les images sont affichées dans une galerie chronologique. Les images sont classées par date de soumission, permettant aux hôtes de visualiser les progrès visuels côte à côte.

Pour personnaliser l'apparence d'un formulaire d'admission, cliquez sur Clients > Formulaires d'admission > Paramètres.
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Faites vos réglages puis enregistrez.

Remarque : pour tester le résultat, ouvrez un nouvel onglet, allez dans Clients > Formulaires d'admission > cliquez sur n'importe quel formulaire, puis cliquez sur le lien en haut du formulaire.

Lorsque vous effectuez des modifications dans le menu Paramètres, actualisez le formulaire d'admission dans l'autre onglet pour voir les changements.

À des services de rendez-vous individuels

Les clients qui réservent ces services sont invités à renseigner les informations demandées.

À votre site web via une iframe

C'est un petit morceau de code que vous pouvez copier-coller sur votre éditeur de site web.

Si un service de rendez-vous a un formulaire associé, l'instructeur assigné pourra consulter les réponses du client dans le détail du rendez-vous. Cliquez sur Rendez-vous > Planning > trouvez le rendez-vous et cliquez dessus pour voir les réponses.

Créez d'abord vos champs d'information personnalisée (depuis Clients > Champs d'information personnalisée).

Ensuite, créez un formulaire d'admission (cliquez sur Clients > Formulaires d'admission), vous aurez la possibilité de :

Veillez à enregistrer les modifications du formulaire une fois terminé.

Cliquez sur Rendez-vous > Services > modifiez un service puis faites défiler jusqu'en bas.

Juste au-dessus des paramètres supplémentaires, vous verrez un emplacement pour :

Oui, depuis la page Formulaires d'admission, utilisez le menu déroulant en haut à droite.

Vous pourrez définir les couleurs de tous vos formulaires en une seule fois.

Cliquez sur Formulaires d'admission > sélectionnez un formulaire > cliquez sur ce lien

Cliquez sur Clients > Formulaires d'admission > cliquez sur un formulaire > Actions > Intégrer sur le site web > copiez le code dans la fenêtre pop-up et collez-le dans l'éditeur de votre site web sur la page adéquate.

S'ils ne le remplissent pas sur votre site (voir la question précédente), ils recevront un e-mail après avoir réservé un rendez-vous. Dès qu'ils (ou vous) réservent ce service spécifique auquel vous avez associé le formulaire, ils reçoivent un e-mail comme ceci.

Oui, depuis la configuration du studio > Modèles transactionnels > recherchez « Intake ». Le modèle s'appelle « Demande de remplissage du formulaire d'admission ».

Vous pouvez envoyer un e-mail de test depuis la page du modèle transactionnel mentionnée ci-dessus. Mais cet e-mail ne contiendra pas le lien ni le nom du client.

Pour voir un e-mail avec un vrai nom et un lien fonctionnel, essayez de faire une réservation test avec un client de test depuis le tableau des rendez-vous où le service est assigné. Cela entraînera l'envoi d'un e-mail contenant un lien pour remplir le formulaire.

En cliquant sur ce lien, vous arriverez ici.

En tant que collaborateur, si vous cliquez sur les détails du rendez-vous, vous verrez ce texte jaune « Formulaire d'admission ». Cela signifie que le formulaire a été envoyé mais n'a pas encore été rempli.

Quand le client a rempli le formulaire, ce texte devient violet et vous pouvez consulter les réponses en cliquant sur le bouton.

Oui. Vous pouvez y accéder en allant sur le profil d'un client et en cliquant sur cette flèche. Sélectionnez « Formulaires d'admission » pour voir tous les formulaires préalablement ajoutés.

Cliquez sur n'importe quel formulaire (depuis Clients > Formulaires d'admission) et vous verrez ses soumissions en bas.

Il y a aussi un rapport sur les champs personnalisés (sous Analyses > Rapports) qui peut vous intéresser, en particulier si vous liez les réponses de vos clients à des champs personnalisés spécifiques. Il suffit de rechercher « champs personnalisés » pour le trouver.

Chaque profil client comprend aussi une section, juste sous les crédits, indiquant tous les champs d'information personnalisés déjà remplis.