La section des paramètres de renouvellement automatique sur la page de création d'un abonnement contient 7 sous-sections. Ci-dessous, nous allons brièvement expliquer ce que chacune signifie.

Lors de la création d'un abonnement, vous trouverez un bouton permettant de le rendre renouvelable automatiquement : un abonnement qui prélève automatiquement le montant que vous avez défini à la même date de chaque cycle de facturation à laquelle le client a initialement acheté l'abonnement.

Par exemple, si vous choisissez un paramètre de durée "Intervalle absolu : un mois" et qu'un client achète l'abonnement le 13, il sera automatiquement facturé au même prix chaque mois le 13.

L'objectif de la fonctionnalité d'essai gratuit est de permettre aux clients d'essayer les avantages et de décider s'ils souhaitent poursuivre avec un abonnement renouvelable payant ou annuler avant que le paiement ne commence.

Avec une période d'essai gratuite, le client aura un accès gratuit par défaut pendant 1 semaine. Vous pouvez modifier cette période pour qu'elle soit plus longue ou plus courte, et vous pouvez même ajuster le prix de cet essai "gratuit" pour appliquer un tarif réduit sur l'abonnement.

Le nombre maximal de renouvellements est une limite sur les cycles de facturation mentionnés ci-dessus. Si vous définissez ce nombre à, par exemple, 10 mois, le client verra 10 prélèvements de renouvellement, puis l'abonnement cessera d'être renouvelé et les avantages cesseront d'être utilisables.

Si vous souhaitez que tout le monde sur cet abonnement soit prélevé le 15 ou un autre jour, activez cette fonctionnalité et choisissez votre date préférée.

Cette option est similaire à l'essai gratuit. Elle diffère en ce qu'elle vous permet d'utiliser les cycles de renouvellement à la place. Autrement dit, vous pouvez avoir un abonnement de 100 $/mois qui commence les 2 premiers mois à 60 $/mois pour le rendre plus attractif pour les clients.

Cette fonctionnalité fonctionne bien avec les abonnements à « usage limité » : ceux qui offrent un nombre limité de crédits par cycle de facturation, comme 10 crédits de cours collectif par mois.

Il est inévitable d'avoir un client (ou deux) qui utilise ses 10 crédits avant la fin du mois et qui ne peut alors plus réserver de cours collectifs.

D'où l'intérêt d'« Autoriser les sur-réservations », qui permet aux clients ayant épuisé leurs crédits de s'inscrire à des cours collectifs et de « mettre cela sur leur onglet [abonnement] » jusqu'au prochain cycle de facturation, lequel réattribuera les 10 prochains crédits. Leur prélèvement d'abonnement en fin de mois correspondra alors au montant mensuel normal plus le prix à l'unité de tout cours collectif supplémentaire auquel ils se sont inscrits après avoir épuisé leurs crédits.

Lorsqu'un abonnement client est gelé puis dégélé, le paramètre par défaut décale la nouvelle date de renouvellement vers le jour du dégel. À moins que vous n'activiez « conserver le calendrier de paiement après le dégel ». Cela conserve le calendrier de renouvellement d'origine après le dégel de l'abonnement.

Oui, par défaut les clients peuvent réserver des événements qui ont lieu après la prochaine date de renouvellement.

Cela dépend des paramètres que vous choisissez. Dans Réglages > Réglages généraux > Renouvellements d'adhésion, vous trouverez deux réglages importants :

Le premier réglage vous permet de définir un calendrier de relance afin que les clients soient informés quand la prochaine tentative aura lieu — ils disposent ainsi de temps pour mettre à jour leurs informations de carte.

La deuxième fonctionnalité ajoute du « poids » à votre politique : il s'agit d'une approche stricte sur la réservation de cours collectif. Si vos clients ne peuvent pas payer la facture, ils perdent leurs réservations.

Les abonnements à renouvellement automatique autorisent vos clients à réserver après la date de renouvellement. Si cela ne correspond pas à votre activité, il existe une solution alternative :

Vous pouvez créer un abonnement à renouvellement automatique qui se rattache à une formule de cours collectif, dont la formule associée est le seul avantage inclus dans l'abonnement.

Autrement dit, l'abonnement :

Notez que si un client n'utilise pas tous les crédits de la formule pour le cycle de renouvellement en cours, les crédits restants ne seront pas reportés au mois suivant.

Créez d'abord votre formule via Adhésions > abonnements/formules > créer une formule > remplissez les champs. Si une formule existe déjà, vous n'avez pas besoin d'en créer une autre. Assurez-vous simplement que cette formule donne accès à tous les cours collectifs dont le client aura besoin pour pouvoir s'inscrire.

Créez ensuite votre abonnement. Cliquez sur Abonnements & Formules > Abonnements > Créer

Ajoutez une description indiquant que le client ne pourra pas réserver après la date de renouvellement afin d'établir des attentes claires.

Choisissez votre cadence/cycle de renouvellement (ex : durée 1 mois) > dans les paramètres de renouvellement automatique, activez « Cet abonnement se renouvelle automatiquement ».

Sous « À quoi cet abonnement peut servir », décochez la case « tout sélectionner » afin qu'aucun modèle de cours collectif ne soit inclus.

Puis envoyez.

Depuis la page Détails de l'abonnement, vérifiez que aucun cours collectif n'est inclus (ni ponctuel ni modèle). Cliquez ensuite sur Abonnements/formules > Attribuer des adhésions.

Sélectionnez votre formule de 10 > cliquez sur « Attribuer les sélectionnés ».

Rappel : seule la formule doit inclure des cours collectif / modèles de cours collectif. L'abonnement ne doit pas en inclure.

Cliquez sur Clients > Liste de clients > recherchez le client et cliquez sur son nom.

La date de renouvellement de l'abonnement du client se trouve sur son profil dans l'aperçu.

Cliquez sur Clients > Liste de clients > cherchez le client puis cliquez sur son nom > Cliquez sur le menu déroulant à droite de l'abonnement > cliquez sur Modifier.

À partir d'ici, vous pouvez :

Lorsque vous avez terminé, descendez pour enregistrer vos modifications.

Les renouvellements d'adhésion fonctionnent légèrement différemment pour les paiements en Débit direct comme ACH, BACS, et BECS. Comme ces modes de paiement sont asynchrones, c'est-à-dire que nous ignorons immédiatement si le paiement a réussi ou non (contrairement aux cartes), nous maintiendrons l'adhésion active après la date de renouvellement sans savoir si le paiement a bien été effectué. Cela signifie que les renouvellements effectués par Débit direct peuvent échouer plusieurs jours après la date de renouvellement prévue.

Pour commencer, cliquez sur Adhésions > Abonnements/Formules > Abonnements

Donnez-lui un nom > fixez le prix (pour le montant mensuel) > dans les Paramètres de durée, choisissez « intervalle absolu » pour les abonnements avec renouvellement > choisissez un mois. Remarque : « intervalle spécifique » est destiné aux dates de début et de fin fixes. Par ex. 1er janvier - 31 mars.

Activez le paramètre de « renouvellement automatique ».

En bas de la page, choisissez à quoi cet abonnement peut servir.

Cliquez sur Créer, puis choisissez de le rendre public en cliquant sur Abonnements/Formules > puis en activant le bouton « Présenté la validation ».

Pour voir les renouvellements d'abonnement et paiements d'un client, cliquez sur Clients > Liste des clients > recherchez le client et cliquez sur son nom.

Pour voir les dates et activités de renouvellement d'abonnement, cliquez sur Activité > Abonnements. Utilisez la flèche déroulante à gauche des dates pour afficher tous les détails.

Pour voir la liste des paiements effectués pour tous les achats, cliquez sur Paiements (utilisez les flèches pour naviguer dans la liste des sujets).

Lorsqu'un paiement échoue pour un renouvellement d'adhésion, Momence planifie des tentatives supplémentaires à des dates précises pour essayer à nouveau le paiement. Le client est également averti immédiatement lorsqu'un paiement échoue, l'invitant à mettre à jour sa carte.

Cela donne aux clients plusieurs chances de régulariser leur situation avant que l'adhésion ne soit affectée.

La fréquence de ces tentatives peut être ajustée dans Réglages > Paramétrage général en faisant défiler jusqu'à Renouvellements d'adhésion. Vous pouvez également décider si un client conserve ses réservations lors d'un échec de renouvellement.

Le client perdra l'accès à son abonnement et ne pourra plus effectuer de réservation. Si le client est sous contrat d'abonnement, un solde négatif commencera à s'accumuler pour toute la durée du contrat.

Cela permet d'éviter que les clients tentent d'annuler prématurément en laissant échouer leur carte. En effet, ils ont signé un contrat et restent responsables de ces paiements.

Vous pouvez relancer un prélèvement manuellement depuis le profil d'un client en allant dans Activité > Renouvellements.

Cliquez sur Clients > Liste de clients > recherchez le client et cliquez sur son nom > depuis son profil, cliquez sur le menu déroulant à droite de l'abonnement > Geler.

Choisissez ensuite la date à laquelle geler. Vous pouvez le faire commencer maintenant ou le planifier. Vous pouvez aussi programmer la date de dégel.

Oui, la date de renouvellement changera en fonction de la date de dégel de l'abonnement. Sauf si vous avez activé l'option « conserver le calendrier de paiement » dans l'abonnement. Voir ci-dessous pour le fonctionnement détaillé.

Il s'agit d'un paramètre présent dans les Paramètres de renouvellement des abonnements. Ce paramètre répond à la question : « Que se passe-t-il lorsque l'on dégèle un abonnement ? »

S'il est activé, le calendrier de paiement est conservé et le client est facturé l'intégralité du prix de l'abonnement le même jour qu'avant le gel.

S'il est désactivé, le montant dû sera calculé au prorata en fonction de la période de gel.

Si vous survolez le point d'interrogation, vous trouverez une explication plus détaillée.

Momence vous permet de geler immédiatement les abonnements des clients pour une durée indéterminée ou de planifier le gel. Vous pouvez également planifier le dégel si vous avez cette information du client.

Note : le gel annulera toutes les futures réservations effectuées avec cet abonnement. Toutes les réservations futures seront perdues.

Si un client doit geler son adhésion, cela peut se faire en cliquant sur : Clients > Liste des clients > dans Présentation, localisez l'abonnement puis ouvrez le menu déroulant à droite > cliquez sur Geler

Dans la fenêtre qui s'affiche, vous trouverez des options pour geler maintenant ou planifier le gel à une autre date. La deuxième ligne permet de planifier la date de dégel si vous la connaissez.

Pour modifier en une fois le prix de renouvellement de tous les abonnés d'un abonnement, cliquez sur Adhésions > Abonnements et Formules, puis cliquez sur l'abonnement.

Faites défiler jusqu'à la liste d'inscription > cliquez sur le menu déroulant à droite de « Contacter cette liste » > cliquez sur « modifier en groupe les membres actifs ».

Voici comment chaque option fonctionne.

Spécifique vous permet de changer tous les prix vers un montant précis (ex : mettez 70 ici et le prix sera mis à jour à 70€ à chaque renouvellement).

Absolu vous permet d'augmenter ou de diminuer de façon identique le prix de tous avec le montant indiqué (ex. 5 € augmentera le prix de tout le monde de 5 €).

(-5 le diminuera de 5 €).

C'est utile si vous avez certains clients qui paient moins. Vous augmenterez en pratique le prix de tous de 5 €, mais ces clients paieront malgré tout moins après ce changement. Vous pouvez toujours ajuster le prix de ces clients depuis leur profil.

Relatif fonctionne pareil mais propose une modification en pourcentage (ex : augmenter ou diminuer de 5 %). Indiquez un nombre négatif pour diminuer.

​Geler en groupe vous permet de geler rapidement tous les renouvellements clients sur la liste de cet abonnement.
​
Note : pour dégeler une adhésion, il faudra le faire individuellement pour chaque client. (ex. depuis leur profil). Il n'existe actuellement aucune option de dégel en groupe.

La raison la plus fréquente est que quelqu'un paie déjà cet abonnement.

Vous verrez à la fin du texte ci-dessous qu'il est indiqué « Ce paramètre ne peut être modifié une fois qu'il existe au moins une inscription active ».

Une option consiste à dupliquer l'abonnement et garder tout identique sauf le paramètre de renouvellement — activez-le alors. Vous pouvez ensuite transférer chaque personne de l'ancien abonnement vers le nouveau.

Cliquez sur Adhésions > Abonnements et Formules > trouvez l'abonnement, cliquez sur son menu déroulant et dupliquez-le.

Allez dans les paramètres de renouvellement automatique et activez cette option.

Après avoir enregistré le nouvel abonnement, accédez à l'ancien > cliquez dessus puis faites défiler jusqu'à la liste de clients en bas > cliquez sur le premier client.

À droite de l'abonnement du client, un menu déroulant apparaît > cliquez dessus puis sélectionnez Transférer.

Sélectionnez la nouvelle adhésion que vous venez de créer > puis choisissez le moment du transfert et les options de paiement.

Répétez ce processus jusqu'à ce que tous les clients aient été transférés.