Vous pouvez désormais marquer les services de rendez-vous comme « uniquement sur demande ».

Cela signifie que les clients ne pourront pas effectuer une réservation immédiatement, mais créeront à la place des demandes, visibles par le membre du personnel concerné. Le membre du personnel peut accepter, refuser et/ou contacter manuellement le client pour plus d’informations.

Si vous proposez des services haut de gamme qui sont limités ou nécessitent une préparation ou un engagement supplémentaire de temps (comme un traitement VIP), cette fonctionnalité a été conçue pour ce cas d’utilisation.

Depuis Rendez-vous > Services > Modifier un service, faites défiler jusqu’aux conditions de réservation et activez « le service ne peut être que demandé et pas réservé directement par les clients ».

Les services pour lesquels ce paramètre est activé présenteront un indicateur spécial pour vous rappeler s’ils nécessitent une approbation.

Dans cet exemple, nous avons créé plusieurs variantes de service qui relèvent toutes d’un service appelé « Services premium et spécialisés ».

Les clients verront ce message initial pour définir leurs attentes : « Le service sélectionné ne peut pas être réservé immédiatement. La structure d'accueil recevra votre demande et vous fera savoir si elle peut vous accueillir. »

La page de validation finale affichera un bouton indiquant « demander maintenant » au lieu du classique « acheter maintenant ».

Un message de confirmation leur rappellera qu’un membre du personnel prendra contact avec eux.

Sur mobile, cela ressemble à ceci.

Enfin, le client reçoit une confirmation par e-mail indiquant le même message « restez patient, nous vous contacterons ».

Une confirmation par e-mail comme celle-ci leur parvient. Elle explique qu’ils ont une réservation à l’heure et à l’endroit spécifiés. Elle inclut la durée et toutes les options en plus sélectionnées précédemment par le client.

Sur le web, cela apparaîtra ainsi.

Sur mobile, cela apparaîtra de cette façon.

Les membres du personnel sont également notifiés par e-mail de toute nouvelle demande.

De plus, un cercle violet à côté de « Rendez-vous » indique qu’il y a une nouvelle demande.

Dans l’onglet Demandes actives, une icône d’avion en papier rouge indique qu’un client n’a pas encore été contacté.

Le menu déroulant permet au membre du personnel de contacter, marquer comme contacté, réserver le rendez-vous ou refuser la demande. Les rendez-vous réservés sont déplacés vers l’onglet « réservé » illustré ci-dessus.

Contacter ouvre un formulaire prérempli pour un contact rapide.

Réserver ouvre un formulaire prérempli pour planifier rapidement le rendez-vous.

Oui, tant que le client a demandé un membre du personnel spécifique et une date souhaitée.

(Certaines entreprises disposent de paramètres spéciaux de planification des rendez-vous qui permettent aux clients de demander n’importe quel membre du personnel ou centre disponible. Si votre entreprise fonctionne de cette manière, vous pouvez toujours retrouver les demandes actives dans Rendez-vous > Demandes).

Une demande active sur le calendrier apparaîtra comme un rendez-vous avec une icône de main levée. Note : si vous avez mis en place des désignations de couleur spéciales pour chaque service, elles s’appliqueront toujours mais l’icône main restera jusqu’à ce que le rendez-vous soit réservé. Elle deviendra ensuite un point rouge ou vert, selon si le paiement a été effectué.

Les demandes expirées sont visibles via un filtre appelé « Afficher les demandes de rendez-vous expirées » et apparaîtront dans une couleur plus claire.

La ligne violette claire indique l’heure actuelle. Dans l’exemple ci-dessous, nous sommes à mi-chemin du rendez-vous demandé. Par conséquent, cette demande de rendez-vous est considérée comme expirée.

Ce n’est pas possible pour le moment. Le client doit effectuer une nouvelle demande.

Le membre du personnel aura la possibilité d’expliquer la raison du refus.

Votre explication apparaîtra dans l’e-mail adressé au client à côté de « Motif ».