Sei uno studio di danza o un altro tipo di attività basata su semestre o corso? I registri delle rette potrebbero essere lo strumento rivoluzionario che stavi cercando. Puoi attivare questa app gratuita in App & Integrazioni > App store > Rette.

I registri delle rette sono uno strumento di fatturazione che ti permette di raggruppare corsi o semestri specifici durante un determinato periodo di tempo. Il raggruppamento di questi corsi o semestri ti permette di creare sconti basati sulle iscrizioni (cioè il numero di semestri prenotati, numero di bambini iscritti, ecc.) e ti consente di programmare le date delle rate dei pagamenti, così i clienti non devono pagare tutto in anticipo. Inoltre, il sistema tiene conto di cancellazioni, iscrizioni tardive o altre modifiche e regola automaticamente gli importi dei pagamenti programmati del cliente di conseguenza.

Particolarmente utile per gli studi di danza, dove puoi modificare il prezzo in base al numero di lezioni (o ore) a cui qualcuno si iscrive in un semestre, o al numero di bambini registrati insieme. I registri delle rette permettono di configurare e gestire tutti questi dettagli nel back end, così non devi preoccuparti di tenere traccia di ogni minimo dettaglio. Lo strumento consente anche di monitorare facilmente tutti i pagamenti (passati e futuri), le prenotazioni e le quote di iscrizione sia dal tuo lato che da quello del cliente.

Vuoi saperne di più? Continua a leggere per tutti i dettagli su come configurare e utilizzare oggi stesso il tuo primo registro delle rette!

Per creare il tuo primo registro delle rette, vai su Classi > Registri delle rette > Aggiungi nuovo registro delle rette. Da qui, puoi inserire il nome e la descrizione del tuo registro e vedrai le opzioni per aggiungere rate e sconti al registro.

Una volta inseriti nome e descrizione, puoi procedere con l'aggiunta delle rate. Le rate sono date selezionate in cui i clienti effettueranno il pagamento per la/le classe/i e il/i bambino/i che hanno registrato per una stagione specifica.

Ad esempio, supponiamo che gestisci uno studio di danza per bambini e la stagione segue i mesi dell'anno scolastico (cioè. Da settembre a giugno). Invece di richiedere ai clienti di pagare tutto in anticipo prima del 1 settembre, potresti offrire rate mensili il primo di ogni mese durante quel periodo. I clienti possono comunque scegliere di pagare l'importo totale in anticipo, tuttavia le rate consentono una maggiore accessibilità offrendo pagamenti mensili più piccoli.

Gli importi delle rate sono basati sul costo totale di tutte le classi di semestre/corso a cui una persona si iscrive, diviso per il numero totale di pagamenti programmati. Le rate calcoleranno automaticamente gli importi proporzionati in caso uno studente si iscriva a semestre già iniziato, oppure se qualcuno cancella una delle proprie classi (tutti questi calcoli avvengono automaticamente nel back end!)

Vai su: Classi > Registri delle rette > Aggiungi nuovo registro delle rette > Aggiungi rata per iniziare ad aggiungere le date delle rate a un registro.

Successivamente aggiungi gli sconti al tuo registro delle rette. All'interno di qualsiasi registro hai la possibilità di assegnare uno o più sconti. Gli sconti possono basarsi su numero di bambini, numero di prenotazioni o numero medio di ore a settimana. Ad esempio, supponiamo che il tuo studio di danza per bambini offra corsi di balletto, tip tap e jazz per diverse fasce d'età. Gli studenti possono iscriversi a uno o più tipi di classe, e i genitori possono iscrivere uno o più bambini. Potresti voler offrire sconti se qualcuno si registra a due o più tipi di classe, e offrire anche uno sconto se un genitore iscrive due o più bambini. Puoi impostarli qui. Gli sconti possono essere impostati come percentuali o importi fissi e verranno sottratti dal prezzo che hai impostato all'interno dei semestri o dei corsi stessi.

Nota che il sistema aggiornerà automaticamente gli importi che il cliente deve pagare se dovessero esserci cancellazioni o aggiunte dopo la prenotazione iniziale. Questo significa che non dovrai mai preoccuparti di ogni singolo cambiamento di programma e di fare i calcoli per aggiornare i pagamenti.

Gli sconti possono essere aggiunti in Classi > Registri delle rette > Aggiungi nuovo registro delle rette > Aggiungi uno sconto.

Quando crei un registro delle rette, avrai anche ulteriori impostazioni aggiuntive da decidere, come ad esempio:

Trova queste impostazioni in Classi > Registri delle rette > Aggiungi nuovo registro delle rette > Impostazioni aggiuntive.

Una volta completate tutte le rate, sconti e impostazioni aggiuntive, puoi iniziare ad assegnare i semestri e i corsi appropriati al tuo registro. Questi saranno tutte le diverse classi che vuoi collegare all'interno di questo registro specifico (cioè collegate all'interno di una certa stagione, oppure se hai prezzi e sconti diversi per le classi adulte rispetto a quelle dei bambini, puoi separarli su registri diversi).

Dopo aver salvato la configurazione iniziale del registro, clicca sulla scheda Semestri e corsi per assegnare quelli appropriati per il registro che stai creando.

Quando i clienti sono iscritti a semestri e corsi all'interno di un registro delle rette, puoi tornare alla sezione Registro delle rette > Clienti per vedere tutti i dettagli di pagamento e iscrizione dei clienti, come il numero di bambini e il numero di prenotazioni che un cliente ha. Se clicchi su un cliente specifico in questa scheda, puoi vedere facilmente tutti i pagamenti (passati e futuri) nella sotto-scheda Rate.

Se un cliente ha un pagamento non riuscito, questo verrà chiaramente indicato così da permetterti di tenerne traccia, e tutti i pagamenti andati a buon fine saranno anch'essi segnalati.

Nella sotto-scheda Prenotazioni di qualsiasi cliente, puoi vedere facilmente quanto è stato pagato per ogni semestre o corso prenotato. Qui saranno anche indicati eventuali sconti inclusi nelle prenotazioni. La sotto-scheda Quota di iscrizione mostrerà dati simili a quelli delle rate e delle prenotazioni.

Per evitare di dover entrare nei dettagli di ogni singolo cliente all'interno di un registro per monitorare i pagamenti non riusciti, è disponibile anche un report Pagamenti rate delle rette non riusciti. Puoi generare questo report in qualsiasi momento e usarlo come controllo per assicurarti che tutti i pagamenti vengano effettuati.

Per trovare questo report, vai su Analisi > Report > Pagamenti rate delle rette non riusciti.

Dal dashboard cliente, i tuoi clienti potranno vedere tutti i dettagli dei registri delle rette a cui si sono iscritti. Potranno facilmente visualizzare tutte le rate passate e future, eventuali pagamenti non riusciti, le prenotazioni che hanno (e i relativi prezzi) e quali quote di iscrizione hanno pagato. Inoltre, sempre in questa pagina potranno vedere l'importo pagato rispetto al totale dovuto.

Nota che i clienti possono anche iscriversi, pagare e visualizzare i dettagli dei registri delle rette direttamente nell'app mobile di Momence!