Il existe deux types de notes à connaître. Notes régulières et Notes SOAP. Les deux sont privées, garantissant que les clients ne peuvent pas les voir. Les notes SOAP vous permettent de suivre des informations importantes spécifiques au client sans compromettre la confidentialité.

Cette vidéo montrera comment, avec les notes SOAP, vous pouvez :

Vérifiez que vous êtes connecté en tant qu'utilisateur avec un rôle ayant les autorisations de notes SOAP activées. Cela devrait alors afficher l'option.

Les rôles peuvent être mis à jour à partir de Paramètres > Gestion du personnel > Rôles > Autorisations > déroulez jusqu'aux notes SOAP et activez 'voir' et 'gérer'.

Chaque note peut être associée à une entité spécifique liée à un client, telle que :

Les notes liées à des clients spécifiques peuvent être accessibles et gérées sur la page de détail du client (pour y arriver, cliquez sur Clients > Liste des clients > sélectionnez un client). Vous pouvez voir toutes les notes attribuées à un client spécifique, y ajouter de nouvelles notes et gérer celles existantes, y compris des actions telles que la modification et la suppression.

Les notes régulières sont utilisées pour des informations à usage général sur les clients. Elles offrent de la flexibilité dans la documentation de détails qui peuvent ne pas être directement liés à une entité client.

Les notes régulières peuvent exister sans aucune relation entité-client ou peuvent être associées aux entités suivantes :

Les notes SOAP sont conçues pour documenter des informations structurées liées aux dossiers médicaux ou de santé des clients. Ces notes sont toujours liées à une entité client spécifique et ne peuvent exister de manière indépendante.

Les notes SOAP doivent être associées à l'une des entités suivantes :

Chaque entité liée au client ne peut avoir qu'une seule note SOAP associée. Cette restriction garantit que toutes les informations pertinentes pour une entité spécifique, comme un rendez-vous ou un cours, sont consolidées dans une seule note.

Ces notes utilisent le cadre SOAP, qui organise les informations dans les catégories suivantes :

Les notes SOAP sont mises en œuvre sous forme d'une application supplémentaire qui doit être activée dans les paramètres d'abord. De plus, seuls les membres du personnel hôte avec des privilèges spécifiques peuvent voir ou gérer les notes SOAP. Cela garantit que les dossiers médicaux sensibles sont traités en toute sécurité et uniquement par le personnel autorisé.

Vous pouvez contrôler quels rôles de votre personnel ont accès aux notes SOAP à partir de Paramètres > Gestion du personnel > Rôles > sélectionnez le rôle à modifier > recherchez 'soap'.

Vous pouvez même télécharger des images et faire des annotations (voir la vidéo ci-dessus), en mettant en évidence des zones spécifiques avec des dessins et du texte.

Important : À la fois le texte des notes SOAP et les annotations sur les images sont chiffrés afin d'assurer la sécurité des données. Cependant, les images elles-mêmes ne sont PAS chiffrées. En conséquence, les images téléchargées ne devraient pas contenir de données sensibles. Vous êtes donc encouragé à télécharger uniquement des diagrammes génériques, tels que des diagrammes du corps humain.

Les notes SOAP peuvent être verrouillées pour empêcher d'autres modifications. Une note SOAP verrouillée ne peut plus être modifiée ou supprimée, garantissant l'intégrité des informations enregistrées.

Puis-je déverrouiller une note verrouillée ?

Actuellement, il n'y a pas d'option pour déverrouiller une note SOAP une fois qu'elle a été verrouillée. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour préserver les données finalisées, telles que les documents médicaux ou les résumés de session, où toute altération pourrait compromettre leur exactitude ou validité.

Rationalisez la création de Notes SOAP en utilisant des modèles. Les modèles vous permettent de prédéfinir la structure et le contenu d'une note SOAP, facilitant ainsi la création rapide de nouvelles notes avec une mise en forme et des informations cohérentes. Les modèles peuvent être accessibles via les paramètres. Ils peuvent également être accessibles directement depuis la boîte de dialogue de création de note SOAP.

Un modèle de note SOAP peut inclure :

Lors de la création d'une nouvelle note SOAP, vous pouvez sélectionner une note SOAP existante pour l'utiliser comme modèle. La note sélectionnée sera dupliquée pour préremplir la nouvelle note, y compris son corps de note et toutes les images téléchargées (avec annotations existantes). Cette fonctionnalité permet aux hôtes de créer efficacement des Notes SOAP similaires pour des sessions ou cas récurrents, économisant du temps et assurant la cohérence de la documentation.