Depuis le PDV

Cliquez sur Accueil > Point de vente > cliquez sur le signe plus > remplissez les champs demandés et créez.

Depuis la liste des clients

Allez dans Clients > Liste des clients > cliquez sur Nouveau client

Dans le menu de navigation à gauche, cliquez sur Clients > Liste des clients > choisissez un client > depuis son profil, cliquez sur Actions > Supprimer le client

Les champs personnalisés vous permettent de :

Pour commencer, cliquez sur Clients > Champs d'info personnalisés > Ajouter un champ.

Suivant,

Recueillez les anniversaires des clients lors de la validation grâce à un simple bouton dans les Paramètres généraux.

Cela peut s’avérer utile plus tard si vous souhaitez :

Note : Si vous avez déjà des séquences configurées pour utiliser les anniversaires comme champs personnalisés, nous mettons à jour vos séquences pour vous, aucune action de votre part n'est requise.

Comment puis-je activer cette fonctionnalité ?

Dans Paramètres > Configuration générale > descendez jusqu'à « Collecter les anniversaires des clients. » Un client qui saisit une fois sa date d'anniversaire ne sera plus invité à le faire.

Les anniversaires (et âges) apparaîtront dans le profil du client juste sous son nom. Sur une liste de cours collectif, si c'est l'anniversaire de quelqu'un, le professeur verra la date affichée à côté de son nom.

(Ex. Montrez-moi toutes les personnes nées avant (ou après) une certaine année).

Dans la Liste des clients, Segmentation des clients, activez le filtre par « anniversaire de client » > définissez les paramètres > appliquez le filtre et enregistrez.

Modifiez un modèle de cours collectif (Cours collectifs > Modèles de cours collectif) ou un cours collectif individuel (Cours collectifs > Calendrier > utilisez le menu déroulant à droite pour cliquer sur Modifier.)

Descendez jusqu'à Restreindre qui peut réserver et quand > activez « Restreindre la réservation aux clients d'âges spécifiques » > définissez l'âge minimum requis et, si besoin, l'âge maximum.

Les visites sont définies comme étant des enregistrements de présence. Ainsi, si un client s'inscrit à un cours collectif ou un rendez-vous mais ne se présente pas, cela ne comptera pas dans son total de visites. S'ils sont enregistrés à un cours collectif ou un rendez-vous, leur compteur de visites augmentera.

Vous pouvez trouver le nombre total de visites pour un client à partir de son profil client, juste sous son nom.

Pour obtenir une vue d'ensemble des visites des clients, cliquez sur Analytique > Synthèses > accédez à Clients.

Trouvez un client via Clients > Liste des clients > ouvrez son profil > cliquez sur Activité > Historique.

Un client de longue date peut avoir un long historique à parcourir. Si vous recherchez un élément précis dans son historique, vous pouvez affiner votre recherche en utilisant le bouton filtre bleu.

Vous pouvez modifier les champs d'info personnalisés d'un client en cliquant sur Clients > Liste des clients > recherchez le client et cliquez sur son nom. Cliquez ensuite sur l'icône crayon au-dessus de son nom.

Pour modifier ou ajouter de nouveaux champs personnalisés, cliquez sur Gérer les champs personnalisés.

Les notes vous aident à suivre la progression de votre client. Elles peuvent être créées depuis le profil d’un client sous l’onglet Notes ou même depuis une liste de cours collectif -- il suffit de cliquer sur le menu déroulant à côté de son nom.

Pour en ajouter une depuis le profil d'un client, cliquez sur Clients > Liste des clients > recherchez le client & cliquez sur son nom > depuis son profil, cliquez sur Notes > Ajouter une note.

Si vous choisissez d’ajouter une note régulière, vous pouvez l’attribuer à un achat spécifique en choisissant une catégorie, puis en utilisant le menu déroulant. Ou, pour laisser une note indépendante, utilisez la catégorie « Aucun ».

Les notes SOAP vous permettent de suivre des informations client importantes sans compromettre la confidentialité. Elles peuvent être liées à des réservations de rendez-vous ou à des cours collectifs.

Ajouter une note SOAP

Ensuite, les notes apparaîtront sous l’onglet Notes dans le profil du client pour référence.

Cliquez sur Clients > Liste des clients > trouvez le client et cliquez sur son nom > depuis son profil > sous Abonnements actifs, cliquez sur les trois points à droite de l’abonnement > cliquez sur Modifier.

Important : après avoir effectué des modifications, descendez en bas du menu pour enregistrer.

La fusion d'un compte client avec un autre va :

Pour ce faire, cliquez sur Clients > Liste des clients > localisez l’email du nouveau compte (celui que vous souhaitez conserver) et copiez-le.

Ouvrez maintenant l’ancien compte > modifiez les infos de contact du client en utilisant l’icône crayon en haut > collez le nouvel email dans le champ à la place de l’ancien puis Enregistrez.

Puis-je les séparer ? Quelles sont les prochaines étapes ?

Malheureusement, il n'est pas possible de séparer deux clients fusionnés. Voici quelques points importants à considérer pour restaurer au mieux les deux comptes.

Nettoyer les infos de carte bancaires fusionnées

Si le client manquant disposait d'une carte bancaire enregistrée, elle a maintenant été ajoutée au compte du client restant. Vous pouvez supprimer cette carte bancaire depuis le profil du client en utilisant le menu Actions en haut à droite > puis cliquez sur « Modifier la carte enregistrée ».

Si vous ne savez pas à quel client appartient quelle carte, il sera peut-être plus sûr de supprimer les deux, puis de demander à chaque client de ré-enregistrer sa carte.

Supprimer les abonnements / formules / crédits fusionnés

Le client manquant disposait-il de formules / crédits / abonnements qui ont été fusionnés avec ceux de l’autre client ?

Retirons-les d’abord. Accédez au compte du client existant et supprimez-les si besoin. Sous Abonnements actifs / Formules, cliquez sur le menu déroulant à droite de ceux que vous devez supprimer puis cliquez sur « annuler l'achat ».

Ajouter à nouveau le client manquant

Vous pouvez faire cela depuis la Liste des clients > Nouveau client.

Ajoutez de nouveau les crédits / formules / abonnements au nouveau client

Les fiches de renseignement vous permettent de créer plusieurs formulaires personnalisés pour collecter des informations importantes auprès de vos clients. Les formulaires peuvent être envoyés aux clients de différentes manières, ce qui facilite la collecte des bonnes données au bon moment.

Vous pouvez ajouter différents types de champs à chaque formulaire, y compris des champs texte, des menus déroulants, des cases à cocher, et plus encore. Elles peuvent également exiger la signature du client si nécessaire.

Chaque formulaire peut être rempli plusieurs fois par un même client, vous permettant de recueillir régulièrement des informations actualisées. Les fiches de renseignement vous aident à rester organisé et mieux préparé.

Les fiches de renseignement sont implémentées comme application supplémentaire, à activer d'abord dans les paramètres.

Pour une courte vidéo sur l'utilisation des fiches de renseignement pour suivre la progression, cliquez ici.

Pour créer une nouvelle fiche de renseignement, allez dans Clients → Fiches de renseignement et cliquez sur le bouton Ajouter une fiche de renseignement. Sur cette page, vous pouvez configurer tout le formulaire en renseignant :

Vous pouvez insérer un nouveau champ de fiche de renseignement en cliquant sur le bouton Ajouter un champ. Une fois ajouté, chaque champ peut être :

Il existe différents types de champs de fiche de renseignement. Chaque type dispose d’options de configuration légèrement différentes :

Certains champs de fiche de renseignement peuvent être marqués comme suivables. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans la section ci-dessous.

Lors de la création ou de l’édition d’une fiche de renseignement, chaque champ peut aussi être associé à un champ client.

Cela signifie que lorsqu’un client soumet le formulaire, la valeur saisie sera automatiquement enregistrée dans son profil client. Les valeurs associées sont alors consultables à plusieurs endroits, notamment dans la page Détail du client, ce qui facilite l’accès rapide à l’information sans ouvrir chaque formulaire.

Le mappage de champ est optionnel - si un champ n’est pas mappé, ses données resteront uniquement dans les soumissions de la fiche de renseignement.

Cette fonctionnalité permet de garder les profils clients à jour automatiquement et réduit la saisie manuelle.

Toutes les fiches de renseignement créées sont listées sous Clients → Fiches de renseignement. Sur cette page, vous pouvez rapidement voir :

Vous pouvez également effectuer plusieurs actions :

La modification d’une fiche de renseignement existante fonctionne comme la création d’une nouvelle. Vous pouvez modifier le nom, la description, la visibilité, la demande de signature et les réglages des champs.

Cependant, vous ne pouvez pas changer le type du champ déjà créé. Si un autre type de champ est nécessaire, il faut supprimer l’ancien et en ajouter un nouveau.

Pour gagner du temps, vous pouvez dupliquer une fiche de renseignement existante. Cela crée une copie avec les mêmes paramètres et champs que vous pouvez ensuite adapter sans repartir de zéro.

En cliquant sur un formulaire dans la liste, vous ouvrez la page détail de la fiche de renseignement. Vous pouvez y consulter les informations de base :

Vous pouvez aussi effectuer plusieurs actions :

En cliquant sur une soumission spécifique dans la liste, une fenêtre de détail de la soumission s'ouvre.

Dans cette fenêtre, vous pouvez :

Il existe plusieurs façons de transmettre des fiches de renseignement aux clients :

Intégration au site web – la fiche de renseignement peut être intégrée au site via un extrait de code fourni. Les couleurs principales (fond et boutons, par ex.) sont personnalisables pour correspondre à la charte graphique de votre site.

Pour obtenir le code d’intégration :

Vous pouvez ensuite copier le code iframe généré et le coller dans votre site.

Pour personnaliser le branding d'une fiche de renseignement :

Sur la page des paramètres, vous pouvez personnaliser :

Envoi à la demande – La structure d'accueil peut envoyer manuellement une fiche de renseignement à un client via le système de messagerie. Idéal pour les demandes ponctuelles ou relances.

Joindre à des services de rendez-vous – La structure d'accueil peut lier une fiche de renseignement à un service de rendez-vous spécifique. La structure d'accueil peut également contrôler quand le formulaire est envoyé :

Première fois seulement – envoyé uniquement lors de la première réservation du service par le client.

À chaque fois – envoyé à chaque réservation du service.

Note : Le service de rendez-vous doit avoir une fiche de renseignement associée. (Vous pouvez attribuer un formulaire à un service en éditant le service puis en descendant jusqu'à « Fiches de renseignement ».)

Vous pouvez soumettre un formulaire pour un client en cliquant sur un rendez-vous > puis sur Fiche de renseignement.

À côté de « Soumettre maintenant », cliquez sur Démarrer et remplissez les champs demandés.

Les données des fiches de renseignement apparaissent à divers endroits dans l’application pour permettre à la structure d'accueil d’y accéder facilement :

Page détail du client

Onglet Soumissions – affiche toutes les fiches de renseignement complétées pour le client

Valeurs associées – affiche les champs mappés directement dans le profil client

Onglet Suivi des progrès – visualise les champs suivis au fil du temps

Réservations de rendez-vous

Si une fiche de renseignement est mappée à un service, les infos du formulaire sont directement visibles dans le détail de la réservation du rendez-vous

Paramètres des modèles d’e-mail

Les structures d'accueil peuvent personnaliser les modèles d’e-mail pour inclure automatiquement des liens ou des références aux fiches de renseignement, facilitant leur collecte au bon moment par les clients.

Les modèles d’e-mail sont configurables dans Paramètres → Modèles d’e-mail

Certains champs (selon leur type) peuvent être marqués comme Suivis. Lorsque qu’un champ est marqué ainsi, sa progression dans le temps s’affiche dans l’onglet Suivi des progrès du profil client.

Suivi des progrès visualise les données clients dans le temps — mettant en avant tendances, améliorations ou autres évolutions. La structure d’accueil peut consulter ces données dans la page Détail client → Suivi des progrès via des timelines, graphiques ou galeries.

Les champs suivis permettent aux structures d'accueil de suivre les objectifs, étapes ou tout autre indicateur mesurable des clients au même endroit.

Pour créer un champ suivi, allez sur la page de création ou de modification de la fiche de renseignement (voir ci-dessus). Ajoutez un nouveau champ ou modifiez un champ existant. Vous pouvez alors :

Une fois enregistré, les données de ce champ apparaîtront dans la page Progression du client à chaque formulaire rempli.

Tous les types de champ ne prennent pas en charge le suivi, les unités ou les types d'évaluation. Le tableau ci-dessous indique quels types de champ peuvent être suivis, supportent les unités et l’évaluation et comment les données sont affichées dans le suivi des progrès :

Cette vidéo montre comment configurer une fiche de renseignement et suivre les progrès.

La progression est consultable depuis l’onglet Suivi des progrès du profil du client.

Les images sont affichées dans une galerie chronologique. Les images sont classées par date de soumission, permettant à la structure d’accueil de visualiser les évolutions en un coup d’œil.

Pour personnaliser l’aspect d’une fiche de renseignement, cliquez sur Clients > Fiches de renseignement > Paramètres.
​

Ajustez puis enregistrez.

Note : pour tester, ouvrez un nouvel onglet et allez sur Clients > Fiches de renseignement > cliquez sur un formulaire puis sur le lien en haut du formulaire.

À chaque modification dans le menu Paramètres, rafraîchissez la fiche de renseignement dans l’autre onglet pour voir les changements.

À des services de rendez-vous individuels

Les clients qui réservent ces services devront répondre aux informations requises.

Sur votre site web comme iframe

Il s’agit d’un bout de code à copier-coller dans l’éditeur de votre site web.

Si un service de rendez-vous propose une fiche jointe, l’instructeur concerné pourra voir les réponses du client dans les détails du rendez-vous. Cliquez sur Rendez-vous > Calendrier > trouvez le rendez-vous et cliquez dessus pour consulter les réponses.

Créez d’abord vos champs d’infos personnalisées (via Clients > Champs d’info personnalisés).

Ensuite, créez une fiche de renseignement (cliquez sur Clients > Fiches de renseignement), vous aurez la possibilité de :

N’oubliez pas d’enregistrer les changements du formulaire une fois terminé.

Cliquez sur Rendez-vous > Services > éditez un service puis descendez en bas.

Juste au-dessus des paramètres supplémentaires, vous verrez un espace pour :

Oui, depuis la page Fiches de renseignement, utilisez le menu déroulant en haut à droite.

Vous pouvez définir les couleurs pour tous vos formulaires en même temps.

Cliquez sur Fiches de renseignement > sélectionnez un formulaire > cliquez sur ce lien

Cliquez sur Clients > Fiches de renseignement > cliquez sur un formulaire > cliquez sur Actions > Intégrer au site web > copiez le code affiché dans la fenêtre puis collez-le dans l’éditeur de votre site à l’endroit souhaité.

S'ils ne le remplissent pas sur votre site (voir question ci-dessus), ils recevront un e-mail après la réservation d'un rendez-vous. Dès qu’ils (ou vous) les inscrivez sur le service de rendez-vous auquel le formulaire est rattaché, ils reçoivent un e-mail de ce type.

Oui, depuis le menu Configuration du studio > Modèles transactionnels > cherchez « fiche de renseignement ». Le modèle s’intitule « Demande de remplissage de fiche de renseignement ».

Vous pouvez envoyer un e-mail test depuis la page de modèles transactionnels citée ci-dessus. Mais cet e-mail ne contiendra ni le lien, ni le nom du client.

Pour voir un vrai e-mail personnalisé avec lien, créez un client test dans le tableau de bord rendez-vous associé au service de rendez-vous. Cela générera un courriel avec le lien pour compléter le formulaire.

Cliquer sur ce lien vous amènera ici.

En tant que membre du personnel, si vous cliquez sur les détails d’un rendez-vous, vous verrez la mention jaune « fiche de renseignement ». Cela indique que le formulaire a été envoyé mais pas encore rempli.

Dès qu'un client a rempli le formulaire, ce texte passe au violet et vous pouvez voir ses réponses en cliquant sur le bouton.

Oui. Vous pouvez y accéder via le profil client, en cliquant sur le chevron affiché. Sélectionnez « Fiches de renseignement » pour consulter toutes les fiches renseignées antérieurement.

Cliquez sur un formulaire (depuis Clients > Fiches de renseignement) et vous verrez ses soumissions en bas de la page.

Il existe aussi une synthèse des champs personnalisés (via Analytique > Synthèses) qui peut être utile, notamment si vous dirigez les réponses des clients vers des champs personnalisés spécifiques. Cherchez simplement Champs personnalisés pour la retrouver.

Chaque profil client possède aussi une section, juste sous ses crédits, regroupant tous les champs personnalisés complétés.