Explication des paramètres de la liste d'attente
Si un client annule sa participation à un cours collectif complet, vous avez 3 options pour indiquer comment vos clients sur la liste d'attente peuvent remplir cette place libre.
Premier arrivé, premier servi
Lorsqu'une place se libère, le premier inscrit sur la liste d'attente est automatiquement ajouté et immédiatement notifié par SMS. Les personnes sur liste d'attente peuvent voir leur position dans la file depuis leur compte Momence.
Double confirmation
Lorsqu'une place se libère, le premier inscrit sur la liste d'attente est sollicité par message texte pour confirmer s'il souhaite toujours la place. S'ils répondent Oui, la place leur revient. S'ils répondent Non, la personne suivante sur la liste d'attente est sollicitée immédiatement. Cela se répète jusqu'à ce que quelqu'un accepte.
Si un inscrit sur la liste d'attente met plus de 10 minutes à répondre, il perd sa chance et la prochaine personne dans la file est sollicitée. Vous pouvez modifier ce délai. Les personnes sur liste d'attente peuvent voir leur position dans la file depuis leur compte Momence.
Au plus rapide !
Quand une place se libère, chaque personne sur la liste d'attente reçoit le même message signalant qu'une place est disponible. La première personne à répondre obtient la place. Les personnes sur liste d'attente ne peuvent pas voir leur position dans la file depuis leur compte Momence.
Pour les trois options,
Si un client n'a pas de numéro de téléphone enregistré, il recevra une confirmation par email.
Si vous avez défini une heure limite pour la liste d'attente – par exemple, 1 heure avant le cours collectif, personne ne peut être ajouté depuis la liste d'attente (car il pourrait ne pas avoir assez de temps pour arriver) – alors personne ne sera notifié ou sollicité après cette heure limite. (Les heures limites peuvent être modifiées au niveau du cours collectif ou du modèle)
Comment faire :
Définir l'heure limite de la liste d'attente
Il arrive que des clients soient ajoutés depuis la liste d'attente à un cours collectif à la dernière minute. Cela rend difficile leur ponctualité au cours collectif.
Voici comment vous assurer qu'ils ont suffisamment de temps pour arriver, à chaque fois.
Définir une heure limite
Cliquez sur Cours collectifs > Calendrier > modifiez le cours collectif ou la série à l'aide du menu déroulant à droite.
Cliquez sur 'Activer la liste d'attente' et choisissez l'heure limite.
Par ex. 60 minutes empêcheraient l'ajout automatique de personnes sur liste d'attente dans le cours collectif et les notifieraient 1 heure à l'avance, garantissant à chacun un préavis d'au moins 1 heure, si ce n'est plus.
Réorganiser les inscriptions à la liste d'attente d'un cours collectif
Vous pouvez désormais faire monter des clients dans une liste d'attente. Cela aide dans de nombreux cas différents tels que :
Quelqu'un attend au studio alors que d'autres inscrits sur la liste d'attente ne sont pas présents physiquement
Quelqu'un a demandé à être ajouté à la liste d'attente pour un prochain cours collectif mais vous avez oublié de le faire à ce moment-là et maintenant 3 autres personnes se sont inscrites avant lui.
Pour réorganiser l'ordre des inscriptions à la liste d'attente,
Rendez-vous sur la page des détails d'un cours collectif > cliquez sur Liste d'attente > faites glisser les inscriptions à leur nouvelle position
Pour activer une liste d'attente pour un cours collectif, depuis une page de détails du cours collectif, cliquez sur Actions > Modifier ce cours collectif > faites défiler jusqu'à Activer la liste d'attente.
Filtrer les messages de la liste d'attente dans votre boîte de réception
Pour filtrer les messages de la liste d'attente dans votre boîte de réception, désélectionnez le type de message Transactionnel dans votre menu de filtres. Pour voir ce menu, cliquez sur Accueil > Boîte de réception > Filtres.
Définir la plage horaire pour l'envoi des messages de la liste d'attente
Définissez quand vos demandes de liste d'attente seront envoyées aux clients via Paramètres > Paramètres de la liste d'attente > Paramètres supplémentaires > Paramètres de disponibilité.
Notez que si vous avez choisi "au plus rapide" ou "double confirmation" comme option de liste d'attente, personne ne recevra de messages en dehors des heures que vous avez définies.
FAQ
Que se passe-t-il si toutes les personnes sur la liste d'attente ont été notifiées mais qu'aucune ne confirme ?
La fonction de double confirmation de la liste d'attente garantit que les utilisateurs confirment leur intérêt pour la réservation. Si tous les clients en liste d'attente ne répondent pas dans le délai imparti, le processus se termine sans revenir à la première personne. Dans ce cas, la liste reste inactive jusqu'à la prochaine annulation de réservation.
Si une personne figure sur plusieurs listes d'attente, comment la fonctionnalité sait-elle pour quel cours collectif le client souhaite accepter une place ?
La fonction de double confirmation de la liste d'attente utilise un système numérique : si un client est en liste d'attente pour deux séances, il recevra deux invitations différentes si une place se libère dans chaque cours collectif. Pour les différencier, une invitation demandera au client de répondre par 1 pour accepter, tandis que l'autre demandera de répondre par 11 pour accepter. Cela s'applique également pour refuser.
Pourquoi mon cours collectif a-t-il été surbooké ?
Les cours collectifs peuvent parfois se retrouver surbookés lorsque :
Un membre du personnel a contourné la capacité de la liste d'attente
Un client a été transféré dans le cours collectif. Lors du transfert d'un membre depuis un autre cours collectif, les paramètres de capacité du nouveau cours collectif sont contournés, ce qui peut entraîner un surbooking de ce cours collectif.
Pourquoi une personne sur liste d'attente n'a-t-elle pas été ajoutée après une annulation ?
Si l'annulation a eu lieu après l'heure limite, aucune personne ne sera ajoutée. Les heures limites sont conçues pour donner aux personnes sur liste d'attente suffisamment de temps pour rejoindre le cours collectif.
Ajouter quelqu'un à la liste d'attente d'un cours collectif
Vous pouvez le faire depuis le Point de Vente ou depuis une page de détails du cours collectif.
Depuis le Point de Vente
Depuis le Point de Vente, vous verrez le message suivant si la liste d'attente est activée pour le cours collectif.
Cliquez sur 'Ajouter au panier' et vous verrez une étiquette de liste d'attente attachée. Choisissez ensuite le mode de paiement ci-dessous, et
Ensuite, choisissez le mode de paiement ci-dessous pour le paiement éventuel si la personne parvient à intégrer le cours collectif.
Depuis une page de cours collectif
Dans la page de détails du cours collectif, vous verrez le message suivant si le cours collectif est complet.
En ajoutant une personne, une fenêtre s'affichera vous donnant deux options : dépasser la capacité du cours collectif ou ajouter la personne à la liste d'attente. Choisissez l'option liste d'attente.
