Cosa sono le SOAP Note?
Esistono due tipi di note di cui essere a conoscenza. Note regolari e SOAP Note. Entrambe sono private, garantendo che i clienti non possano visualizzarle. Le SOAP Note ti permettono di tracciare informazioni importanti specifiche del cliente senza compromettere la privacy.
Questo video mostrerà come, con le SOAP Note, è possibile:
Caricare allegati
Usare lo strumento di annotazione
Bloccare una nota
Utilizzare un modello
Duplicare una nota
Non visualizzi SOAP Note come opzione disponibile?
Verifica di aver effettuato l'accesso come utente con un ruolo che ha le autorizzazioni delle soap note abilitate. Dovrebbe così apparire l'opzione.
I ruoli possono essere aggiornati da Impostazioni > Gestione Staff > Ruoli > Permessi > scorri fino a SOAP Notes ed abilita "visualizza" e "gestisci".
Qual è la differenza?
Le note regolari sono note generiche per registrare informazioni relative ai clienti, come preferenze, feedback o dettagli riguardo interazioni precedenti.
Le SOAP Note sono note strutturate utilizzate per documentare le interazioni o le sessioni con i clienti utilizzando il modello SOAP (Subjective, Objective, Assessment, Plan). Questo modello categorizza osservazioni, valutazioni e azioni pianificate. Le SOAP Note sono spesso utilizzate per mantenere registri relativi alla salute, come per fisioterapia o altri servizi sanitari.
Ogni nota può essere associata a un'entità specifica relativa al cliente, come:
Corsi
Prenotazioni appuntamenti
Altre entità correlate (dettagli fornite nelle sezioni successive)
Accedi e gestisci le tue note
Le note relative a clienti specifici possono essere consultate e gestite dalla pagina dei dettagli del cliente (per arrivarci, clicca su Clienti > Elenco clienti > seleziona un cliente). Puoi visualizzare tutte le note assegnate a uno specifico cliente, aggiungere nuove note e gestire quelle esistenti, incluso modificare ed eliminare.
Note regolari
Le note regolari vengono utilizzate per informazioni generiche relative ai clienti. Offrono flessibilità nella documentazione di dettagli che possono essere o meno direttamente collegati a un'entità relativa al cliente.
Le note regolari possono esistere anche senza alcun collegamento a un'entità oppure possono essere associate alle seguenti entità:
Appuntamenti: Per registrare note relative a specifici appuntamenti.
Corsi: Per documentare informazioni relative ai corsi.
Abbonamenti: Per mantenere dettagli specifici dell'abbonamento.
Prodotti: Per acquisire note sui clienti relative ai prodotti.
SOAP Note
Le SOAP Note sono progettate per documentare informazioni strutturate relative a registri medici o sanitari dei clienti. Queste note sono sempre collegate a una specifica entità relativa al cliente e non possono esistere in modo indipendente.
Le SOAP Note devono essere associate a una delle seguenti entità:
Appuntamenti: Per tracciare dettagli relativi alla salute durante appuntamenti specifici.
Corsi: Per documentare informazioni rilevanti per la partecipazione a corsi, come sessioni di fitness o di terapia.
Ogni entità relativa al cliente può avere associata solo una SOAP Note. Questa restrizione assicura che tutte le informazioni rilevanti per una data entità, come un appuntamento o un corso, siano consolidate in una singola nota.
Queste note utilizzano il modello SOAP, che organizza le informazioni nelle seguenti categorie:
Soggettivo: Dettagli forniti dal cliente, come sintomi o preoccupazioni.
Oggettivo: Dati osservabili, come misurazioni o valutazioni effettuate durante la sessione.
Valutazione: Analisi o valutazione basata sui dati soggettivi e oggettivi.
Piano: Raccomandazioni o azioni da intraprendere come follow-up.
Le SOAP Note sono implementate come un'app aggiuntiva che deve essere attivata prima nelle impostazioni. Inoltre, solo i membri dello staff della struttura con privilegi specifici possono visualizzare o gestire le SOAP Note. Questo garantisce che i registri medici sensibili vengano gestiti in modo sicuro e solo da personale autorizzato.
Puoi controllare quali ruoli dello staff hanno accesso alle SOAP Note da Impostazioni > Gestione Staff > Ruoli > seleziona il ruolo da modificare > cerca "soap".
Allegati SOAP Note
Puoi anche caricare immagini e fare annotazioni (vedi video sopra), evidenziando aree specifiche con disegni e testo.
Importante: Sia il testo della SOAP Note che le annotazioni sulle immagini sono crittografate per garantire la sicurezza dei dati. Tuttavia, le immagini stesse NON sono crittografate. Di conseguenza, le immagini caricate non dovrebbero contenere dati sensibili. Ti consigliamo, invece, di caricare solo schemi generici, come diagrammi del corpo umano.
Blocca una SOAP Note
Le SOAP Note possono essere bloccate per impedire ulteriori modifiche. Una SOAP Note bloccata non può più essere modificata o eliminata, garantendo l'integrità delle informazioni registrate.
Posso sbloccare una nota bloccata?
Attualmente, non è disponibile un'opzione per sbloccare una SOAP Note una volta che è stata bloccata. Questa funzionalità è particolarmente utile per conservare registri finalizzati, come documentazione medica o riepiloghi di sessione, dove qualsiasi modifica potrebbe comprometterne l'accuratezza o la validità.
Usa un modello per risparmiare tempo
Semplifica la creazione di SOAP Note utilizzando i modelli. I modelli ti permettono di predefinire la struttura e il contenuto di una SOAP Note, rendendo più facile e veloce creare nuove note con formattazione e informazioni coerenti. I modelli sono accessibili tramite le impostazioni. Possono anche essere richiamati direttamente dalla finestra di creazione di una SOAP Note.
Un modello di SOAP Note può includere:
Corpo della nota: Testo precompilato per le sezioni soggettiva, oggettiva, valutazione e piano.
Immagini caricate: Schemi o immagini generiche (senza annotazioni) riutilizzabili in più note.
Duplica una SOAP Note esistente
Quando crei una nuova SOAP Note, puoi selezionare una SOAP Note esistente da utilizzare come modello. La nota selezionata verrà duplicata per precompilare la nuova nota, inclusi il corpo e tutte le immagini caricate (con annotazioni già presenti). Questa funzionalità permette alle strutture di creare efficientemente SOAP Note simili per sessioni o casi ricorrenti, risparmiando tempo e mantenendo coerenza nella documentazione.